IT-Infrastruktur für das DMS

Viele Unternehmen beschäftigten sich derzeit mit der Einführung eines DMS. Doch welche technischen Voraussetzungen müssen gegeben sein?

Die Digitalisierung schreitet munter voran und hat klein und mittelständische Betriebe längst erreicht. Diese beschäftigen sich nun zum Teil zum ersten Mal mit Softwareanwendungen die speziell für den unternehmerischen Kontext entwickelt wurden und stoßen dabei schnell auf diverse verschiedene Lösungen. ERP, CRM, BI oder eben auch DMS sind jene Kürzel die einem direkt ins Gesicht springen.

Doch bevor man sich intensiver auf die Suche nach einem geeigneten System begibt, gilt es herauszufinden, was eigentlich die Anforderungen, zum einen an das System und zum anderen, von dem System selbst an die Infrastruktur eines Unternehmens sind. Wir wollen einen Blick auf diese technischen Voraussetzungen für ein Dokumentenmanagementsystem werfen und klären, was Unternehmen bereitstellen sollten, wenn sie sich mit der Einführung eines solchen Systems ernsthaft beschäftigen wollen. 

Cloud oder on-premise?

Die wichtigstes Frage die sich zu Beginn stellt ist jene, auf welche Art und Weise man ein Dokumentenmanagementsystem implementieren will. Gerade für kleinere Betriebe, ohne breite hauseigene IT-Infrastruktur bietet gerade die Cloud gewisse Vorteile, da für diese Art von DMS nichts weiter nötig ist, als eine stabile und gute Internetverbindung und entsprechende Endgeräte. On-premise steigen die Anforderungen an die Intrastruktur dann doch beträchtlich. Denn wie gut ein DMS performt hängt eben auch von der bereitgestellten IT ab.

Bei einem DMS handelt es sich Prinzip um eine Client-Server-Installation. Dabei werden auf dem Server alle Dokumente und Inhalte verschlüsselt gespeichert. Auch wird darauf eine Datenbank angelegt in der wiederum Metadaten oder auch ein System zur Texterkennung gespeichert werden. Um dann auf das System zugreifen zu können benötigen die Anwender neben einem entsprechenden Endgerät auch den Client, also das Programm, das auf diesen installiert wird. Es gibt jedoch auch diverse DMS-Systeme die den Zugriff über das ERP-System zulassen oder Zugang via Internet oder App zulassen. 

Mindestanforderung an die IT-Infrastruktur

Denkt man nun also über eine Implementierung eines DMS on premise nach, so sollte eine gewisse Mindestausstattung durchaus vorhanden sein. Aljoscha Kuhr beschreibt diese in einem Artikel vom 07.062019 auf der Homepage der Hamburger Software GmbH wie folgt. Zum einen sieht er, dass die Geschwindigkeit des DMS mit der Geschwindigkeit der Server-Festplatten zusammenhängen und dass SSD-Festplatten eine deutlich bessere Perfomance bieten, als herkömmliche Festplatten. Ebenso beeinfluss die Netzwerkanbindung zwischen DMS und Anwender-Rechner die Geschwindigkeit.

Er empfehle eine Server-Anbindung mit mindesten 1 Gigabit/Sekunden und eine Rechner-Anbindung an das DMS mit mindestens 100 Megabit/Sekunde. Auch müsse man sich bewusst machen, dass je mehr Nutzer gleichzeitig auf das DMS zugreifen, desto schneller sollte die CPU des Servers sein. Ein Server sollte also mindestens 16 Gigabyte Arbeitsspeicher und eine CPU mit mindestens 4 Prozessorkernen aufweisen. Wir während des normalen Betriebes des Systems darüber hinaus das OCR betrieben, steige die Rechenleistung weiter an. 

Schlechte Internetverbindung

Unterdessen zeigt sich in der Praxis oftmals noch ein weiteres Problem. Zwar habe sich der Breitbandausbau mittlerweile verbessert, doch es besteht weiterhin massiver Nachholbedarf. So geht aus einer aktuellen Studie hervor, dass rund 21% aller Unternehmen über eine Leitung mit 50Mbit/s und mehr verfügen, in 2021 jedoch schon 61% aller Unternehmen mindestens eine Leitung dieser Qualität benötigen. Das ist insofern schwierige, als das der Breitbandausbau nur schleppend voran gehe. (vgl. Udo Rau, vom 13.09.2019 auf saarbruecker-zeitung.de)