Mehr als reine Zeitersparnis

Dokumentenmanagement-System (DMS) sparen einem Unternehmen viel Zeit. Doch darüber hinaus können sie noch viel mehr als das.

Dokumentenmanagement-Systeme helfen Unternehmen in verschiedenen Abteilungen ihre Verwaltung zu managen und durch die Digitalisierung aller unternehmensrelevanten Dokumente Prozesse effizienter zu gestalten und zu optimieren. Wir wollen in diesem Artikel einen Blick auf die wesentlichsten Vorteile klassischer DM-Systeme werfen und einen Blick auf die neuesten Fortschritte und Innovationen dieser Systeme. Doch zunächst einmal, warum entscheiden sich Unternehmen für eine DMS-Software? Nun, die Vorteile einer solchen Anwendung liegen auf der Hand. Neben dem Loswerden lästiger Papier- und Zettelwirtschaften, bieten die Systeme noch viele weitere Vorteile, wie eine einheitliche und allgemein verständliches Datenstruktur oder auch einen gemeinsamen Datenstamm. Dadurch lassen sich verschiedenste Bereiche deutlich vereinfachen und optimieren. 

Papier noch immer vorherrschend

In einer Statista-Studie, die im Auftrag von Kyocera durchgeführt wurde, wurde offengelegt, dass rund jeder vierte Studienteilnehmer über 100 Seiten auf Papier drucke, und das pro Woche. Nur rund 4 % der befragten Unternehmen kommen demnach gänzlich ohne Papier aus. (vgl. https://smart.kyoceradocumentsolutions.de/studie_papierloses_buero/) Weiterhin also Papierkrieg anstatt Digitalisierung in deutschen Büros. Gerade in der Buchhaltung könnten viele Prozesse allein durch die zentrale Ablage von Dokumenten optimiert werden. Hier werden diese oftmals ineffizient abgelegt, was zu langen Suchen nach den korrekten Versionen führen kann. 

DMS lösen grundlegende Probleme

Dabei können DMS-Lösungen an dieser Stelle gleich zwei bis drei Probleme gleichzeitig lösen. Zum einen die Ablage: Alle Dokumente werden an einem zentralen Ort mit einheitlicher Benennung und Design gespeichert, sodass diese für jeden zugänglich und verständlich sind. Zum anderen die Suche: DM-Systeme verfügen über Suchfunktionen. So lassen sich Dokumente ganz einfach durch Verschlagwortung dieser suchen, viele Systeme verfügen heute sogar über Möglichkeiten zur Volltextsuch. Und zu guter Letzt die Versionierung: Da es gerade in der Buchhaltung darum geht, valide Zahlen und Fakten zur Verfügung zu haben, können verschiedene Versionen eines Dokumentes verwirren und lassen dem Anwender keine andere Möglichkeit als erst den Autor persönlich nach dem aktuellen Stand zu fragen. Das kostet natürlich Zeit die anderswo eingesetzt werden könnte. Durch eine klar strukturierte Versionierung eines Dokumentes, kann immer nachvollzogen werden, wer dieses, wann und wie bearbeitet hat und welcher Stand der aktuelle ist. Dies sind nur einige wesentliche Funktionen von DM-Systemen, die die Ablage betreffen. 

DMS im Personalwesen

Doch leisten die Systeme deutlich mehr. Beispielsweise in der Personalabteilung. Bewerbungen gehen dort meist schon digital ein. Dokumentenmanagementsysteme sind in der Lage diese zu verarbeiten und können auch den darauffolgenden Prozess weiter digitalisieren. Es können digitale Akten zu den Bewerbern angelegt werden, die Kommunikation zu Bewerber unterstützt oder auch Auswertungen gefahren werden. Zudem kann im Personalbereich auch die Urlaubs- und Einsatzplanung etc. durch ein DMS unterstütz werden. (vgl. Christian Schinko, 15.02.2019 auf cancom.info) In einem zweiten Teil werden wir über die neuen Möglichkeiten von Dokumentenmanagementsystemen berichten.