Metadaten im DMS

Metadaten liefern einen wichtigen Beitrag innerhalb von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Was genau sie machen und wie sie funktionieren, hier.

Beschäftigt man sich dieser Tage mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems in den eigenen Reihen stößt man bereits bei der Recherche zu passenden Systemen auf die sogenannten Metadaten. Doch was genau sind Metadaten eigentlich? Wofür sind sie gut und warum werden diese für die Funktionsweise eines DMS benötigt? Wir wollen diesen Fragen an dieser Stelle einmal auf den Grund gehen und den Sinn und Zweck von Metadaten klären. Zunächst einmal, was sind Metadaten überhaupt? Metadaten oder Metainformationen sind im Grundsatz strukturierte Daten, die Informationen über Merkmale anderer Daten enthalten. Die klingt zunächst wenig einleuchtend, doch ein Beispiel veranschaulicht dies Recht gut. 

Beispiel für Metadaten

Nehmen wir ein Buch. Dessen Inhalt sind die Daten, die dazugehörigen Metadaten sind dann beispielsweise der Name des Autors, der Verlag, die Auflage oder die ISBN-Nummer. Bezogen auf eine Computerdatei können Metadaten beispielsweise der Dateiname, die Zugriffsrecht oder das Datum der letzten Änderung sein. Welcher Art solche Metadaten letztlich sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Zum einen vom Fach bzw. Aufgabengebiet, zum anderen jedoch auch von internen wie gesetzlichen Vorgaben. 

Metadaten im DMS

Metadaten in Dokumentenmanagementsystemen versuchen insbesondere den Inhalt, also Autor, Titel, Datum, Schlagwörter usw., die Verortung in Strukturen (Klassifikationen, Aktenplan usw.), die Art der Speicherung und systeminterne Veraltungsvorgänge von diversen Dokumenten zu beschreiben. Dadurch erfüllen die Metadaten letztlich eine wichtige Steuerungsfunktion in Unternehmen. Bei der Recherche nach Dokumenten ermöglichen die Metadaten einen zielgenauen Zugriff auf einzelne, oder auch Gruppen von Dokumenten über spezielle Suchformulare.

Zudem können Dokumente mit einer differenzierten Zugangsberechtigung versehen werden, die den Zugriff auf bestimmte Dokumenten-Gruppen an Hand der jeweiligen Aufgabenbereiche regelt. Ebenso helfen Metadaten bei der Sicherstellung der Einhaltung von gesetzlichen und internen Lösch- und Aufbewahrungsfristen. Auch bei der strukturierten Erledigung von Dokumenten-Bearbeitungs-Workflows kommen Metadaten zum Tragen. (vgl. das-kupfer.de/metadaten) 

Erzeugung von Metadaten

Wir konnten nun schon einmal grob sehen, wofür Metadaten genutzt werden. Doch stellt sich natürlich die Frage, wo kommen diese Daten her und müssen diese mühselig für jedes Dokument händisch eingegeben werden? Nein, natürlich nicht, denn auch dafür finden sich diverse Funktionen innerhalb eines DMS, die die Erzeugung von Metadaten unterstützen. Werfen wir also einen Blick auf jene Funktionen. Metadaten können aus gescannten und elektronischen Dokumenten automatisch erfasst werden. Dies geschieht mit einer Texterkennungsfunktion dem sogenannten OCR. Diese Funktion erkennt einzelne Wörter bzw. Zeichen in einem Dokument und kann dieses dann seiner Art nach richtig zuordnen und speichern. Dazu wird das Dokument dann mit den entsprechenden Metadaten versehen. 

Metadaten unverzichtbar

Andere Dokumente, wie beispielsweise PDFs oder Office Dokumente enthalten bereits einige Metadaten, die dann vom DMS übernommen und angereichert werden. Auch können Verzeichnisstrukturen eine gute Quelle für Metadaten sein. Diese können auf Wunsch übernommen werden. Doch bei einigen Dokumenten ist eine manuelle Eingabe weiterhin erforderlich. Dazu werden Formulare eingesetzt, die die händische Eingabe deutlich erleichtern. Resümierend kann man festhalten, dass Metadaten für ein Dokumentenmanagementsystem unerlässlich sind und ein effizientes Arbeiten erst möglich machen. Die besten DM-Systeme generieren die meisten Metadaten weitestgehend selbst und verringern somit den manuellen Aufwand für die Anwender. (vgl. Stefan Röcker, 03.11.2016, mein-dms.agorum.com)