Open Source DMS

Was können die lizenzfreien DMS-Systeme, wo sind ihre Grenzen und für wen stellen Open Source-Lösungen eine Alternative dar?

Es klingt eigentlich zu schön um wahr zu sein. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für genau 0 Euro. Doch was können diese Open-Source-Lösungen und kosten diese wirklich nichts? Wie wollen diesen Fragen einmal auf den Grund gehen und dabei klären, für wen solche Lösungen überhaupt Sinn ergeben. Das Prinzip hinter Open Source ist einfach. Der Quellcode einer Software ist öffentlich und kann von Dritten eingesehen, geändert und genutzt werden. Zumeist kann dieser kostenlos genutzt werden und wir von Einzelpersonen oder auch Softwareunternehmen zu Verfügung gestellt. Doch warum sollten Unternehmen das tun? 

Service kostet auch hier

Nun zum einen um Entwicklungskosten aufzuteilen, aber auch um Marktanteile zu gewinnen, um so Anschlussprodukte besser vertreiben zu können. Gewöhnt sich der Anwender an das Design der Benutzeroberfläche, ist dieser zuweilen eher gewillt die Erweiterungssoftware eben auch von derselben Firma zu beziehen. Ein weiterer wesentlicher Faktor sind die mit der Implementierung, Wartung und Update-Installation verbundenen Serviceleistungen des Herstellers. Dieser bietet neben dem kostenlosen Quellcode, Serviceleistungen für den Anwender in Bezug auf etwaige Anpassungen oder Installationen an. 

Einstieg mit Open Source Lösung besser? 

In Bezug auf Dokumentenmanagementsysteme sind Open Source Lösungen dahingehend interessant, als dass die DMS oftmals als Einstieg hin zu einer digitalen Arbeitsweise dient. Gerade kleine Unternehmen ohne entsprechende Mittel können von den Open-Source-Lösungen durchaus profitieren, doch sollte man dabei immer im Blick haben, dass solche Lösungen zwar kostenlos sind, man sich das Knowhow um die Wartung und Installation jedoch gegebenenfalls einkaufen muss. Auch Schulungen für die eigenen Mitarbeiter können solche Extra-Kosten verursachen, sodass am Ende die vermeidlich kostenlose Variante gar nicht mehr so kostenlos ist. 

Stetige Weiterentwicklung 

Doch stecken in den Systemen auch einige Vorteile. Oftmals haben sich rund um Open Source Anwendungen ganze Communities gebildet, die stetig mit neuen Updates und neuen Funktionen aufwarten. Daher werden solche Systeme meist stetig weiterentwickelt und Anwender freuen sich über immer neue Funktionen. Doch muss dabei auch immer deren Nutzen für das eigene Unternehmen hinterfragt werden und ggf. muss erneut geschult werden, was wiederum zu Kosten führen kann. 

Umgewöhnung kann zum Problem werden

Man sollte sich keinesfalls der Illusion hingeben eine Open Source Lösung sei frei von jeglichen Kosten. Das eigentliche System ist es, alles andere bleibt. Doch wer kann nun von diesen Open Source Lösungen profitieren? Wie bereits erwähnt sich es zumeist kleine Unternehmen und all jene, die mit dem Digitalisierungsprozess innerhalb der eigenen Strukturen gerade erst beginnen. Doch auch für diese ist eine gewisse Vorsicht geboten. Gewöhnt man die eigenen Mitarbeiter erst an ein bestimmtes System ist ein etwaiger Umzug auf ein anderes System in der Zukunft wohlmöglich deutlich schwieriger. 

Abhängigkeit zum Hersteller? 

Auch bindet man sich in gewisser Weise an den Anbieter, da andere Lösungen, wie beispielsweise ein ERP oder CRM-System dann oftmals einfacher mit dem Open-Source-DMS zusammenarbeiten. In jedem Fall müssen sich Unternehmen die mit einer Open Source Lösung liebäugeln genau im Vorfeld über diese informieren und auch die eventuell anfallenden Service-Kosten im Blick behalten.