Papier Digitalisierungsbremse Nr. 1

Aus einer aktuellen Studie von FP Sign geht hervor, dass analoge Dokumentenmanagements eine der größten Hindernisse bei der Digitalisierung darstellen.

Es ist wieder einmal die bekannte Diskrepanz zwischen Wahrnehmung und Wirklichkeit, die sich in den Ergebnissen der Studie von FP Sign zeigt. Darin schätzt die Mehrheit der Befragten den Digitalisierungsstand ihrer Unternehmen als hoch bzw. sehr hoch ein, gleichsam gaben rund 58% an, dass die Geschäftsdokumentation noch immer per Papier abgewickelt werden. Dies ist jedoch mit Nichten ein Problem der kleinen und mittelständischen Unternehmen. Auch bei den Unternehmen mit mehr als 250 Angestellten zeigt sich ein ganz ähnlicher Trend. Hier gab jedes fünfte Unternehmen an, einen hohen und mehr als die Hälfte einen mittleren Digitalisierungsgrad zu haben. Doch auch hier werden bei 54% ein Großteil der Geschäftsprozesse noch nicht digital abgewickelt. 

Vieles noch auf Papier

Dies betrifft vor Allem all jene Prozesse, die entscheidend für den Erfolg von Projekten oder Geschäftsbeziehungen sind und einen schnellen Abschluss erfordern, werden zu meist auf Papier abgehandelt. Diese könnten digital deutlich schneller und besser abgearbeitet werden, wie sich jedoch zeigt kommt beispielsweise bei der Vertragserstellung bei rund 60% der befragten Unternehmen noch das gute alte Papier zum Einsatz. Doch auch bei der Ablage, bei Urlaubsanträgen oder beim Schriftverkehr mit dem Kunden wird auffällig oft auf die Papierform zurückgegriffen. Dabei wäre all dies in einem digitalisierten Unternehmen heutzutage nicht mehr notwendig. 

Verträge einfach elektronisch unterzeichnen

Doch die Scheu vieler, liegt beispielsweise bei der elektronischen Unterschrift. Vielen scheint schlichtweg nicht bewusst zu sein, dass eine zertifizierte elektronische Signaturlösung eine eigenhändige Signatur rechtssicher zu ersetzen vermag. So kommt es, dass gerade einmal weniger als ein Drittel aller befragten Unternehmen die elektronische Unterschrift einsetzen. Zudem habe nur jedes neunte Unternehmen eine entsprechende Einführung in nächster Zeit geplant und nur jedes weitere sechste Unternehmen ist mir den unterschiedlichen elektronischen Signaturverfahren vertraut. 

Hürden und Bedenken

Auf die Frage hin warum Unternehmen sich noch nicht mit einem elektronischen Dokumentenmanagement befasst und dieses bei sich eingerichtet haben, gaben rund 31% der Befragten an, dass der Umstellungsaufwand auf ein digitales Dokumentenmanagementsystem mit zu hohem Aufwand verbunden sei. Zweifelsohne digitalisiert man alle relevanten analogen Dokumente nicht einfach im Vorbeigehen und auch die Gewöhnungsphase an die neuen Abläufe kann mit unter Zeit beanspruchen. Wer sein Unternehmen noch etwas länger am Markt halten will, wird auf ein digitales Dokumentenmanagement jedoch ohnehin nicht verzichten können. Daher lohnt es sich alle mal schnell mit der Umstellung zu beginnen, weil jedes analoge Dokument später mehr Aufwand bedeutet. Doch auch in puncto Sicherheit sehen die Befragten eine gewisse Hürde.

So fürchten 27% Datenverluste und weitere 21% habe Angst vor Sicherheitslücken. Dabei muss die Frage zulässig sein, wie sicher Dokumente in Papierform eigentlich sind. Diese werden händisch von Abteilung zu Abteilung gereicht und am Ende weiß niemand mehr genau, wo dieses zurzeit liegen. Ein DMS verhindert dies, durch automatisierte und für jeden ersichtliche Workflows. Auch muss in Frage gestellt werden, wie sicher Dokumente in Bezug auf den Datenschutz sind. Ein DMS erinnert beispielsweise an Löschfristen und archiviert Dokumente revisionssicher. Nicht jedes analoge Archiv vermag dies zu leisten.

Ebenfalls gaben die Befragten in der Studie an, ihnen fehle es am nötigen Know-How innerhalb des Unternehmens. Nur rund 17% der Umfrage-Teilnehmenden gaben zu hohe Kosten als Hindernis für die Implementierung eines DMS an. Das ist verhältnismäßig recht wenig und lässt darauf schließen, dass der Nutzen eines solchen Systems, vielen durchaus bewusst zu sein scheint. (vgl. Artikel vom 05.09.2019 auf consulting.de)