Personal mit dem DMS finden

Gutes Personal ist schwer zu finden, es zu halten mindestens genauso herausfordernd. Wie ein DMS bei beiden helfen kann.

Fehlendes Fachpersonal ist heute einer der Top 3 Herausforderungen bei Digitalisierungsvorhaben in deutschen Unternehmen. Und auch sonst kostet fehlendes Personal die deutsche Wirtschaft rund 500 Milliarden Euro. Bis Ende 2030 fehlten in Deutschland rund 5 Millionen Arbeitskräfte, weltweit gar 85,2 Millionen Arbeitnehmer*innen. Daher müsse man sich beim Kampf um geeignete Arbeitskräfte in einem globalen Kontext begreifen und in Zukunft des Öfteren über die eigenen Grenzen schauen. (vgl. blog.employland.de vom 07.05.2018) 

Moderner Arbeitsplatz für moderne Arbeitskraft

Um im „War of talents“ künftig noch bestehen zu können und somit die Wirtschaftlichkeit des eigenen Unternehmens langfristig gewährleisten zu können, bedarf es einer Reihe an Maßnahmen, angefangen bei der Bezahlung, bis hin zu attraktiven Weiterbildungsangeboten oder anderen Rahmenbedingungen. Auch ein moderner Arbeitsplatz spielt für viele junge Fachkräfte eine wichtige Rolle. Bezogen auf den Recruiting-Prozess fängt die Modernisierung genau an dieser Stelle an. Von der Ausschreibung bis zur finalen Einstellung können DM-Systeme dazu beitragen Prozesse zu automatisieren, transparenter zu gestalten und letztlich zu optimieren. Doch wie genau kann das funktionieren?

Einfache Stellenausschreibung

Zunächst einmal beginnt jeder Recruiting-Prozess mit einer Bedarfsmeldung. Kollegen verschiedener Abteilungen melden Personalbedarf über das System an. In der Personalabteilung wird dieser Bedarf dann einfach geprüft und ggf. freigegeben. Im selben Moment wird mit einem einfachen Klick direkt eine entsprechende Stellenausschreibung erstellt. Dazu stehen in vielen Systemen integrierte und individuell anpassbare Vorlagen zur Verfügung. Ein weiterer Klick veröffentlicht die Stellenausschreibungen dann auf den entsprechenden Job-Portalen, auf der eigenen Website etc., eben überall dort, wo man diese veröffentlichen möchte. Bewerber können sich dann direkt im entsprechenden Job-portal registrieren und sich direkt auf eine entsprechende Stelle bewerben. 

Schnell und übersichtlich

Eingehende Bewerbungen werden dann digital erfasst und in einer zentralen Bewerberakte verwaltet. Ein Bewerber-Ranking ermöglicht es dem Anwender schnell und einfach Ranglisten zu erstellen, zudem erleichtert die Gruppierungsfunktion den Überblick. Auf einem Dashboard lassen sich dann alle Bewerber übersichtlich und in den jeweiligen Bewerbungsphasen darstellen und verschieben. Bewerberdaten werden in solchen Systemen einfach archiviert, strukturiert und organisiert, sodass Stammdaten nur ein einziges Mal erfasst werden müssen und nichts mehr untergeht. Auch können doppelte Bewerbungen einfach erkannt werden. 

Korrespondenz managen

Wichtiger als die eigene Organisation der Bewerbungsunterlagen ist jedoch die Korrespondenz zum Bewerber. Automatisch werden Eingangsbestätigungen, Einladungen zu Gesprächen oder auch Absagen verschickt. Denn die Aufmerksamkeitsspanne eines Bewerbers wird tendenziell nicht länger. Wer zu erst kommt, mahlt zuerst, gilt auch beim Recruiting. Jegliche Kommunikation zum Bewerber wird wieder in der zentralen Bewerberakte gespeichert. Auch für die Korrespondenz hält das System verschiedenen Vorlagen bereit. Kommt es am Ende zu einer Einstellung, können auch Arbeitsverträge automatisch erstellt werden. Ausgehandelte Konditionen werden einfach eingetragen, der Rest läuft automatisiert. 

Talent-Pool aufbauen

Richtig spannend wird es, wenn ein DMS über Funktionen zu Talent-Pools verfügt. Alle eingehenden Bewerbungen werden in diesem gespeichert und hinsichtlich der darin enthaltenden Qualifikationen anderen Stellen und Standorten zugeordnet, die eventuell in Frage kommen. So kann man seinen Bewerbern direkt entsprechende Gegenangebote unterbreiten und verliert das Potential nicht an Mitbewerber. In jedem Fall sollten sich Unternehmen solche Möglichkeiten nicht entgehen lassen und auf ein solches Tool bauen, schon allein um die eigenen Mitarbeiter bei der Suche nach geeignetem Personal zu entlasten. (vgl. elo.com)