Schnittstellen im DMS

Schnittstellen im DMS

Bei einem Dokumentenmanagementsystem wird auch immer nach ausreichenden Schnittstellen verlangt. Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Anbindungen im DMS.

Schnittstellen sind grundsätzlich in erster Linie logische Berührungspunkte in einem Softwaresystem und ermöglichen den Austausch von Kommandos und Daten zwischen zwei oder mehreren Systemen, die auf diese Art verbunden sind. Ein ERP-System, welches viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens in sich vereint, verfügt über viele verschiedene Schnittstellen um andere Anwendungen einfach anbinden zu können. Wie zum Beispiel auch ein Dokumentenmanagementsystem. Damit ERP-Systeme optimal arbeiten können, brauchen diese eben auch Dokumente. Daher haben viele ERP-Systeme bereits Funktionen zum Dokumentenmanagement in ihren Standardversionen integriert. 

Dokumente über verschiedene Kanäle hinweg

Besteht ein DMS bereits, so wird es an das ERP-System angebunden, sodass am Ende beide Systeme miteinander synchronisiert sind. Doch auch in die andere Richtung spielen Schnittstellen eine wichtige Rolle. Damit ein DMS richtig arbeiten kann, muss es mit Daten aus anderen Systemen gespeist werden. Ein DMS speichert, verwaltet und bearbeitet Dokumente jeglicher Art. Diese Dokumente kommen auf den verschiedensten Wegen in ein Unternehmen. Ob via Mail, per Post, oder auch via Upload. Alle eingehenden Daten müssen durch das DMS verarbeitet werden, daher werfen wir zunächst einen Blick auf eben jene Schnittstellen zu den gängigsten E-Mail-Programmen. Hier gilt erst einmal festzuhalten, dass es zum einen Anbindungen an klassische E-Mail-Programme wie Outlook aber auch spezielle Programme zur Archivierung von E-Mails gibt. 

E-Mail Eingangsverarbeitung

Widmen wir uns zunächst ersterem. Wir beispielsweise Outlook an das System angebunden, können DM-Systeme die eingehenden Mails an Hand von verschiedenen Ebenen erkennen und richtig zuordnen. Auch anhängende Dokumente werden erkannt und richtig zugeordnet, sodass diese bearbeitet werden können. Alle so eingehenden E-Mails werden an einem zentralen Ort gespeichert und auf diese Weise allen beteiligten Personen zugänglich gemacht. Auch werden die E-Mails direkt in alle laufenden Workflows integriert, sodass immer der aktuellste Status eines Prozesses gewährleisten kann. Bei der revisionssicheren Ablage und Speicherung kann dann, sofern nicht bereits im DMS enthalten, ein Programm zur Archivierung angebunden werden. Hier werden alle Mails rechtskonform gespeichert und an etwaige Löschfristen erinnert. 

DATEV-Schnittstelle 

Eine weitere wichtige Schnittstelle ist jene zu DATEV, einer Buchhaltungssoftware, die von den meisten aller Unternehmen in Deutschland genutzt wird. Mit automatischer Belegerkennung und ebenfalls automatisierter Buchungsübergabe, spart gerade diese Anbindung eine Menge Zeit ein. Die Eingaben müssen nun nicht mehr manuell gemacht werden, vielmehr ist es möglich über das DMS die notwendigen Daten einfach zu übertragen. 

Schnittstellen zu Hardware

Das Bestreben des papierlosen Büros bedingt letztlich auch jene Dokumente die nur in Papierform vorhanden sind, zu digitalisieren. Hier ergibt es durchaus Sinn nach einer passenden Schnittstelle zu einem Scanner zu suchen. Der Scanner digitalisiert dabei alle Altunterlagen, sowie eingehende Briefe etc. und übermittelt diese direkt an das DMS, wo das Dokument dann weiterverarbeitet und zugeordnet wird. Über eine Texterkennung kann das DMS ohne menschliches zutun erkennen, welcher Natur ein Dokument ist, kann dies einem Kunden zu ordnen oder gar an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten. 

13 August 2019

Starten Sie Ihre DMS-Auswahl

Finden Sie heraus, welche DMS-Systeme am besten zu Ihrem Unternehmen passen

In welcher Branche sind Sie tätig?

Warum dies bei der DMS-Auswahl wichtig ist:DMS-Systeme werden im Allgemeinen nicht für bestimmte Sektoren entwickelt. Trotzdem ist es wichtig, dies bei der Suche nach der richtigen Software zu berücksichtigen. Lieferanten mit Erfahrung in Ihrer Branche werden Ihre Geschäftsprozesse schnell verstehen und die Implementierung reibungslos gestalten.

Geben Sie die Anzahl der Mitarbeiter und Benutzer ein

Mitarbeiter
Benutzer (optional)

Wo setzen Sie hauptsächlich das DMS-System ein?

Möchten Sie das DMS-System in andere Software integrieren?

Wie viel Zeit möchten Sie für die Einführung des DMS in Angriff nehmen?

Andere Fragen

Muss das DMS mobil sein?
Muss das DMS offline arbeiten können?
Verfügt Ihre Organisation über mehrere Niederlassungen?
Sind Sie international tätig?
Hat die Hauptverwaltung ihren Sitz in Deutschland?
DMS-Anbieter suchen...
Systeme gefunden

Füllen Sie das Formular aus und erhalten Sie unverbindlich Informationen über die 7 am besten geeigneten Anbietern.

Ihre Anfrage ist erfolgreich bei uns eingegangen

  • Auf der Grundlage der von Ihnen gelieferten Informationen geht unser Berater unverbindlich an die Arbeit
  • Unser Berater trifft eine Auswahl unter den DMS-Anbietern, die am besten zu Ihrem Unternehmen passen.
  • Sie erhalten eine kostenlose Auswahlliste mit Informationen über die 7 geeignetsten Anbietern
  • Im Falle von Fragen oder Unklarheiten meldet sich unser Berater möglicherweise bei Ihnen
Longlist anzeigen
Auswahl neu starten

4 DMS-Trends in 2024 und darüber hinaus

Welche DMS-Funktionen, Trends und Eigenschaften, die während der Pandemie gefragt waren, sind auch heute noch von Bedeutung?

Lesen Sie weiter

E-Rechnungspflicht & E-Rechnung im Handwerk mittels DMS

Die E-Rechnungspflicht kommt. Wir werfen parallel einen Blick auf die Vorteile der Nutzung digitaler Rechnungen im Handwerk.

Lesen Sie weiter