Schnittstellen im DMS

Bei einem Dokumentenmanagementsystem wird auch immer nach ausreichenden Schnittstellen verlangt. Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Anbindungen im DMS.

Schnittstellen sind grundsätzlich in erster Linie logische Berührungspunkte in einem Softwaresystem und ermöglichen den Austausch von Kommandos und Daten zwischen zwei oder mehreren Systemen, die auf diese Art verbunden sind. Ein ERP-System, welches viele verschiedene Bereiche eines Unternehmens in sich vereint, verfügt über viele verschiedene Schnittstellen um andere Anwendungen einfach anbinden zu können. Wie zum Beispiel auch ein Dokumentenmanagementsystem. Damit ERP-Systeme optimal arbeiten können, brauchen diese eben auch Dokumente. Daher haben viele ERP-Systeme bereits Funktionen zum Dokumentenmanagement in ihren Standardversionen integriert. 

Dokumente über verschiedene Kanäle hinweg

Besteht ein DMS bereits, so wird es an das ERP-System angebunden, sodass am Ende beide Systeme miteinander synchronisiert sind. Doch auch in die andere Richtung spielen Schnittstellen eine wichtige Rolle. Damit ein DMS richtig arbeiten kann, muss es mit Daten aus anderen Systemen gespeist werden. Ein DMS speichert, verwaltet und bearbeitet Dokumente jeglicher Art. Diese Dokumente kommen auf den verschiedensten Wegen in ein Unternehmen. Ob via Mail, per Post, oder auch via Upload. Alle eingehenden Daten müssen durch das DMS verarbeitet werden, daher werfen wir zunächst einen Blick auf eben jene Schnittstellen zu den gängigsten E-Mail-Programmen. Hier gilt erst einmal festzuhalten, dass es zum einen Anbindungen an klassische E-Mail-Programme wie Outlook aber auch spezielle Programme zur Archivierung von E-Mails gibt. 

E-Mail Eingangsverarbeitung

Widmen wir uns zunächst ersterem. Wir beispielsweise Outlook an das System angebunden, können DM-Systeme die eingehenden Mails an Hand von verschiedenen Ebenen erkennen und richtig zuordnen. Auch anhängende Dokumente werden erkannt und richtig zugeordnet, sodass diese bearbeitet werden können. Alle so eingehenden E-Mails werden an einem zentralen Ort gespeichert und auf diese Weise allen beteiligten Personen zugänglich gemacht. Auch werden die E-Mails direkt in alle laufenden Workflows integriert, sodass immer der aktuellste Status eines Prozesses gewährleisten kann. Bei der revisionssicheren Ablage und Speicherung kann dann, sofern nicht bereits im DMS enthalten, ein Programm zur Archivierung angebunden werden. Hier werden alle Mails rechtskonform gespeichert und an etwaige Löschfristen erinnert. 

DATEV-Schnittstelle 

Eine weitere wichtige Schnittstelle ist jene zu DATEV, einer Buchhaltungssoftware, die von den meisten aller Unternehmen in Deutschland genutzt wird. Mit automatischer Belegerkennung und ebenfalls automatisierter Buchungsübergabe, spart gerade diese Anbindung eine Menge Zeit ein. Die Eingaben müssen nun nicht mehr manuell gemacht werden, vielmehr ist es möglich über das DMS die notwendigen Daten einfach zu übertragen. 

Schnittstellen zu Hardware

Das Bestreben des papierlosen Büros bedingt letztlich auch jene Dokumente die nur in Papierform vorhanden sind, zu digitalisieren. Hier ergibt es durchaus Sinn nach einer passenden Schnittstelle zu einem Scanner zu suchen. Der Scanner digitalisiert dabei alle Altunterlagen, sowie eingehende Briefe etc. und übermittelt diese direkt an das DMS, wo das Dokument dann weiterverarbeitet und zugeordnet wird. Über eine Texterkennung kann das DMS ohne menschliches zutun erkennen, welcher Natur ein Dokument ist, kann dies einem Kunden zu ordnen oder gar an den zuständigen Mitarbeiter weiterleiten.