Wie lange muss ein Dokument gespeichert werden?

Die Frage nach Aufbewahrungsfristen für Dokumente ist letztlich immer eine nach rechtlichen Vorgaben. Wie DMS dabei helfen kann, diese einzuhalten.

Für jedes Unternehmen, ganzgleich welcher Branche sie angehören, noch wie groß sie sind, gelten Bestimmungen zur revisionssicheren Aufbewahrung von Dokumenten, sowie spezifische Löschfristen. In Zusammenhang mit der Aufbewahrung steht auch immer die Archivierung dieser Dokumente im Raum. Wie und auf welche Art und Weise solche Dokumente archiviert werden müssen, zu welchem Zweck und warum diese dann auch wieder gelöscht werden müssen, sind oftmals zermürbende Fragen. Oftmals müssen Unternehmen bis zu 10 Jahre aufbewahrt werden, was vor allem dann ein logistisches Problem darstellen kann, wenn dies alles noch in der guten alten Papierform geschieht. Berge von Aktenordnern und riesige Archive, die Platz wegnehmen und stetig Kosten verursachen sind die Folge. 

Aufbewahrungsfristen von Dokumenten

In Deutschland müssen bestimmte Dokumente in der Regel entweder 6 beziehungsweise 10 Jahre lang aufbewahrt werden. So müssen beispielsweise Abtretungserklärungen, Handelsbriefe, Betriebsprüfungsberichte, Mahnungen & Mahnbescheide, Lieferscheine oder Geschäftsbriefe mindestens 6 Jahre zur Verfügung stehen. Bankbelege, Inventare, Bilanzen, Einfuhrunterlagen sowie Geschäftsberichte und Buchungsbelege müssen gar 10 Jahre lang archiviert werden. Die Aufbewahrungspflicht bezieht sich zumeist auf das Steuer- und das Handelsrecht. Doch auch Arbeits-, Haftungs- oder Sozialversicherungsrecht geben solche Fristen vor. Wie die Dokumente dabei gelagert werden, obliegt dabei den Unternehmen selbst. Beding ist letztlich nur, dass es eine übersichtliche Buchführung gibt und die Unterlagen jederzeit einsehbar sind. Ob digital oder analog spielt dabei keine Rolle. Wichtig ist nur, dass diese nach 10 Jahren noch gut lesbar sind. 

Vorteile der digitalen Speicherung

Warum also sollte man sich noch die Mühe machen, alle Dokumente in einem physischen Archiv zu speichern? Die digitale Speicherung bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber der analogen Speicherung. Die Daten sind in einem digitalen Archiv zum Beispiel deutlich schneller auffindbar und abrufbar und wie eingangs schon erwähnt, entfallen Lagerkosten. Doch nicht nur Lagerkosten entfallen, auch die Druckkosten werden signifikant gesenkt und der Transport der Akten ist obsolet. Nicht zuletzt können mehrere Personen gleichzeitig auf dieselben Akten zugreifen und damit arbeiten. Doch die wichtigsten Vorteile, die eine digitale Archivierung mit sich bringt, kommen dann zum Tragen, wenn ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ins Spiel kommt. 

DMS hilft bei der Aufbewahrung

Dieses ermöglicht es den Anwendern, Dokumente schnell zu finden, da jedes Dokument mit speziellen Tags versehen wird. Auch Volltextsuchen werden über ein solches System möglich. Es lassen sich zudem Zugriffsrechte für Dokumente vergeben, so dass nur diejenigen ein Dokument aufrufen können, die die entsprechenden Rechte haben. Das macht die Sicherung der physischen Lagerräume obsolet. Auch kann mit den Dokumenten gearbeitet werden, ohne dass sich das Original dabei verändert. Durch Funktionen zur Versionierung, wird dies gewährleistet. Auch sorgt das System dafür, dass Dokumente wirklich erst nach Verstreichen der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden können und erinnert gezielt an diese Fristen. Es ist also um ein Vielfaches einfacher und sinnvoller ein digitales Archiv zu unterhalten, also immer noch an verstaubten Aktenräumen festzuhalten.