Wissensmanagement mit dem DMS

In Unternehmen lagert sich über die Jahre eine Menge spezifisches Fachwissen an. Geht ein Mitarbeiter, geht jedoch oft auch das Wissen verloren.

Damit dies nicht passiert, betreiben mittlerweile eine Vielzahl von Unternehmen Wissensdatenbanken, in denen all das spezifische unternehmensbezogene Wissen gespeichert wird. Doch längst nicht alle Unternehmen haben den Mehrwert von Wissensmanagement erkannt. Denn nicht nur wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, geht wichtiges Fachwissen verloren, auch wenn in der täglichen Praxis wird das Wissen oftmals nur unzureichend zwischen den einzelnen Abteilungen ausgetauscht. Ziel des Wissensmanagement ist es daher, das vorhandene Wissen in einem Unternehmen auch für das Unternehmen nutzbar zu machen. Es geht also zunächst einmal darum, das vorhandene Wissen zu identifizieren und zu vernetzen, sowie im nächsten Schritt neues Wissen zu generieren und dieses gewinnbringend einzusetzen. In einer Studie von Kyocera wurde nach dem Wissensmanagement im Mittelstand gefragt und evaluiert, wie es um dieses in der Praxis bestellt ist. 

Viel Zeit beim Erhalt von Wissen

Die Studie, bei der in Zusammenarbeit mit statista insgesamt 1.600 Büroangestellte in Österreich und Deutschland befragt wurden, brachte unter anderem zu Tage, dass 25% der Teilnehmenden täglich bis zu 60 Minuten aufwendet um Wissen zu erhalten. Dass bedeutet, dass für ein Viertel der Angestellten sich täglich neue Fragen in ihrem Arbeitsumfeld ergeben, die sie sich nicht ohne weiteres selbst beantworten können und damit bis zu 60 Minuten verschwenden. Auch übermitteln oder empfangen 71% der Befragten Wissen via E-Mail. Einmal gelesen, gehen diese dann oft in der Flut aller anderen E-Mail wieder unter und das Wissen ist im Wirrwarr des Eingangsordners verloren. Zudem bleibt der Wissenstransfer auf diese Weise weitestgehend exklusiv. Letztlich kann der Aufbau einer Wissensdatenbank eine Menge Vorteile mit sich bringen. 

Gründe für Wissensmanagement via DMS

Um Informationen in einem Unternehmen besser für alle Mitarbeitenden zugänglich und nutzbar zu machen ist ein elektronisches Datenmanagementsystem (DMS). Dieses unterstütz letztlich dabei alle Mitarbeiter, kunden-, lieferanten- oder projektbezogene Informationen an einem zentralen Ort abzulegen und dort revisionssicher zu Archivieren. Doch ein DMS leistet darüber hinaus wesentlich mehr. Es kann bei Änderungen oder neuen Dokumenten alle Mitarbeiter darüber informieren und das in Echtzeit. So haben immer alle denselben Wissenstand und können Prozesse deutlich schneller abhandeln. Dabei wird Teamarbeit in den nächsten Jahren nochmal kräftig an Bedeutung gewinnen. Prozesse in Unternehmen laufen nicht mehr exklusiv in den Abteilungen ab, vielmehr bilden sich zunehmend interdisziplinäre Teams. Das belegt auch die Studie. Rund 38% aller Mitarbeiter arbeiten bereits primär in Teams zusammen, 56% der Befragten gehen davon aus, dass Teamarbeit in Zukunft noch deutlich mehr Bedeutung zukommen werden. Teamarbeit setzt einen gemeinsamen Wissensstand ebenso wie eine reibungslose Kommunikation unbedingt voraus.

Informationen schnell finden ist die Krux

Mitarbeiter verbringen oftmals eine Menge Zeit mit der Suche nach Informationen. Während dieser Zeit sind sie quasi komplett unproduktiv in Bezug auf den unternehmerischen Mehrwert. Doch nervt die Suche auch den Mitarbeitenden selbst und schafft bei nicht Finden weiter Frustration. Es geht also darum Informationen so aufzubereiten, dass diese für jeden schnell auffindbar werden. Rund 46% gaben in der Studie an, dass in ihren Unternehmen Wissen zu selten oder überhaupt nicht strukturiert weitergeben werde. Ein DMS schafft Abhilfe. Mit detaillierten Suchfunktionen werden Informationen direkt auffindbar. Somit muss keine wichtige Zeit mehr mit der Suche verschwendet werden und alle Daten sind zukunftssicher gespeichert. DMS bietet noch viele weitere Vorteile für den Wissenstransfer und -management. Unternehmen die ein solches System noch nicht im Einsatz haben, sollten sich unbedingt mit der Implementierung eines solchen beschäftigen.