Die perfekte DMS-Software für Konzerne

Konzerne mit komplexen Strukturen haben besondere Anforderungen an eine DMS-Software. Erfahren Sie hier, wie Systeme diesen gerecht werden.

Ob ein Unternehmen eigenständig ist oder als Teil eines großen, internationalen Konzerns operiert, ist für Außenstehende nicht unbedingt auf den ersten Blick ersichtlich. Dieses Phänomen ist nicht selten in den teils komplexen, internen Konzernstrukturen zu begründen. 

Diese schaffen wiederum den Bedarf nach einer geeigneten DMS-Software, die in der Lage ist, auch komplexe Zusammenhänge und Strukturen innerhalb des Konzern abzubilden. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit den konkreten Anforderungen auseinandersetzen, die Konzerne an eine adäquate DMS-Software haben. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS? 
• Wie Unternehmen von DMS-Software profitieren 
• Konzerne in Europa – Ein Überblick 
• Aktuelle Herausforderungen von Konzernen 
• Die perfekte DMS-Software für Konzerne 
• Fazit: Auch komplexen Strukturen gerecht werden 

Was ist DMS?

Das Akronym „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Obwohl der Ausdruck „Dokument“ im normalen Sprachgebrauch oftmals ausschließlich mit Textdokumenten assoziiert wird, umfasst er in der Unternehmenspraxis weitaus mehr. So können beispielsweise auch 

• Grafiken 
• Bilder 
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• Audio-Aufnahmen 
• Video-Aufnahmen 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Formulare aus EDI (Electronic Data Interchange) 

mittels DMS-Software verwaltet werden. 

DMS-Software: Aus analog mach digital

Doch wie gelingt der Umstieg auf eine DMS-Software, wenn Dokumente bislang ausschließlich händisch verwaltet wurden und dementsprechend nur in analoger Ausführung vorliegen? 

Unternehmen haben die Möglichkeit, analoge Dokumente zu digitalisieren und sie so in eine geeignete DMS-Software zu überführen. Dabei kommen Technologien wie OCR (Optical Character Recognition) zum Einsatz.

Im deutschen Sprachgebrauch wird OCR zumeist als optische Zeichenerkennung bezeichnet. 

OCR

OCR-fähige Scanner erfassen beim Scan-Vorgang nicht nur ein Abbild des analogen Dokumentes, sondern erkennen auch dessen Inhalt.

Dieser kann dann nach der Überführung auch von der DMS-Software erkannt werden, sodass Funktionen wie eine Volltextsuche auch bei nachträglich digitalisierten Dokumenten uneingeschränkt nutzbar sind.  

DMS, ECM, EIM

In Zusammenhang mit DMS-Software fallen oftmals auch die Ausdrücke ECM oder EIM. Oftmals werden sie synonym verwendet. In der Theorie gibt es jedoch ein paar kleine aber feine Unterschiede.

So dient ECM-Software der gezielten Bereitstellung und Verteilung von Daten innerhalb des Unternehmens. Eine EIM-Software geht noch eine Ebene weiter und ist zudem auf die abteilungsübergreifende Kollaboration sowie die Optimierung von Prozessstrukturen ausgelegt. 

Strikte Trennung nur in der Theorie

Daher wird EIM oftmals auch als ECM 2.0 bezeichnet. In der Praxis sind entsprechende Systeme jedoch nicht strikt voneinander getrennt. Stattdessen gehen die Funktionen meist fließend ineinander über, sodass auch DMS-Software-Systeme ECM- und EIM-Funktionen enthalten. 

Wie Unternehmen von DMS-Software profitieren

Es wird also deutlich, dass Unternehmen in vielen Bereichen von der Nutzung einer geeigneten DMS-Software profitieren können. Dies gilt auch für Konzerne.

Um jedoch verstehen zu können, welche Anforderungen diese spezielle Gruppe an eine DMS-Software hat, muss zunächst ein allgemein Blick auf Konzerne geworfen werden. 

Konzerne in Europa – Ein Überblick

Als Konzern bezeichnet man grundsätzlich einen Zusammenschluss aus mindestens zwei beteiligten Unternehmen.

Dabei nimmt meist ein Unternehmen eine „herrschende“ Funktion ein, während die anderen Unternehmen eine untergeordnete Funktion einnehmen. 

Konzernstrukturen…

Bei einem derartigen Zusammenschluss bleiben alle beteiligten Unternehmen aus rechtlicher Sicht unabhängig. Aus wirtschaftlicher Sicht verlieren sie jedoch ihre finanzielle Unabhängigkeit.

Auch werden wichtige, strategische Entscheidungen vom leitenden Unternehmen – welches auch als „Konzernmutter“ bezeichnet wird – getroffen.

Dennoch erstellt nach wie vor jedes am Zusammenschluss beteiligte Unternehmen einen eigenen Jahresabschluss. 

… und ihre zunehmende Komplexität

Je mehr Unternehmen an dem Zusammenschluss beteiligt sind, desto komplexer wird das Geflecht. In der Regel werden mit zunehmender Anzahl beteiligte Unternehmen neue Konzernebenen installiert, welche dann jeweils einen Teilkonzern bilden.

Dieser wird von einer Tochtergesellschaft der zweiten Konzernebene geleitet, welcher Tochtergesellschaften der dritten Ebene unterstehen.

Je größer der Konzern wird, desto mehr Glieder treten in der Regel hinzu. So kommt es mit der Zeit zu einem potenziell komplexen Geflecht interner Strukturen. 

Aktuelle Herausforderungen von Konzernen

Wirft man einen Blick auf die europäische Wirtschaft, so scheinen kleinere Unternehmen zunehmend von der Bildfläche zu verschwinden.

Entweder werden sie von Großunternehmen oder Konzernen übernommen oder sind schlichtweg aufgrund des Skaleneffektes schlichtweg aufgrund des Skaleneffektes nicht mehr konkurrenzfähig.

Doch auch Konzerne müssen sich mit den Herausforderungen des 21. Jahrhunderts auseinandersetzen. 

Einhaltung regulatorischer Auflagen

Dazu zählt unter anderem die Einhaltung regulatorischer Auflagen wie beispielsweise der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Die DSGVO ist seit dem 25. Mai 2018 endgültig von europäischen Unternehmen aller Art anzuwenden. Doch die Umstellung auf die neue Datenschutzverordnung erwies sich auch für einige Konzerne als problematisch. 

Auch Konzerne nicht sicher vor Bußgeldern

So wurde beispielsweise gegen den Festnetz- und Mobilfunkkonzern 1&1 DRILLISCH AG ein Bußgeld in Höhe von 9,6 Millionen Euro verhängt, da sich das Unternehmen nicht ausreichend gegen den Zugriff Dritter auf persönliche Kundendaten abgesichert hatte. 

Höchste Bußgelder für Konzerne in 2019

Im Jahr 2019 wurde die Liste der höchsten Bußgelder aufgrund von Verstößen gegen die DSGVO laut onlimemarketing.de von Konzernen angeführt.

Auf dem ersten Platz befand sich dem Bericht zufolge British Airways mit einer Rekordstrafe von 204,6 Millionen Euro. 

Gefolgt wurde das Unternehmen von dem US-Unternehmen Marriott International mit einer Geldstrafe in Höhe von 110,39 Millionen Euro.

Auf Platz drei befand sich der Google Konzern, da versäumt wurde, Nutzern ausreichend Informationen über die Zustimmung zu den Data Richtlinien zu vermitteln. 

Unterschiedliche Auflagen und Rahmenbedingungen

Erschwerend hinzu kommt, dass besonders Konzerne oftmals multinational aufgestellt sind und demnach regulatorische Rahmenbedingungen unterschiedlicher Nationen beachten müssen.

Dies bezieht sich nicht nur auf den Datenschutz, sondern beispielsweise auch auf das Steuerrecht.  

Die perfekte DMS-Software für Konzerne

Eine geeignete DMS-Software für Konzerne unterstützt diese sowohl auf strategischer als auch auf operativer Ebene beider Bewältigung dieser Herausforderungen. Dazu muss sie einige Kriterien erfüllen. 

Automatisierungen

Insbesondere bei der Einhaltung von gesetzlichen Rahmenbedingungen wie beispielsweise der DSGVO machen sich viele DMS-Software-Anbieter hier Automatisierungen zu Nutze. Diese helfen Mitarbeitern dabei, Fristen einzuhalten. 

Auch bietet sich die Anbindung an eine CRM-Software bzw. ein Self-Service-Portal an, sodass Kunden direkt über das Portal Auskunft zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten anfordern können.

Auf diese Weise werden Medienbrüche vermieden und es wird gewährleistet, dass die Anforderung auch wirklich die richtige Stelle bzw. den richtigen Mitarbeiter zeitnah erreicht. 

Mandantenfähigkeit

Eine ganzheitliche DMS-Software vereint die Dokumente und Prozesse in einem zentralen System. Bei Konzernen ist hier jedoch ein wesentlicher Unterschied zu beachten.

Zwar handelt es sich bei den jeweiligen Tochtergesellschaften um finanziell vom Mutterkonzern abhängige Unternehmen.

Dennoch bedeutet dies nicht, dass alle am Zusammenschluss beteiligten Unternehmen auch Zugriff auf die Daten aller Unternehmen haben sollte. 

Damit Unternehmen nur Zugang zu den Dokumenten und Informationen erhalten, die sie auch benötigen, empfiehlt sich der Einsatz einer mandantenfähigen DMS-Software.

So lässt sich für jede Tochtergesellschaft innerhalb des Systems ein eigener Mandant anlegen. 

Lokaler Support

Insbesondere bei international operieren Unternehmen ist zudem eine lokale Unterstützung von Vorteil. Konzerne sollten sich daher vor der Entscheidung für eine DMS-Software beim jeweiligen Anbieter darüber erkundigen, in welchen Nationen eine lokale Unterstützung möglich ist und zu welchem Ausmaß.

Gleiches gilt für die Sprache der Nutzeroberfläche. 

Fazit: Auch komplexen Strukturen gerecht werden

Es wird deutlich, dass eine gute DMS-Software für Konzerne über andere Eigenschaften verfügen sollte als beispielsweise ein DMS für KMU. 

Obwohl es sich bei den oben genannten Punkten um Anforderungen handelt, die bei vielen Konzernen zu finden sind, bedeutet dies nicht, dass es sich um pauschal relevante Kriterien für die Auswahl einer geeigneten DMS-Software für Konzerne aller Art handelt. 

Vielmehr sollten sich Konzerne vor der finalen Entscheidung für eine DMS-Software intensiv mit dem eigenen Anforderungsprofil auseinandersetzen und auf Grundlage dessen ein geeignetes System identifizieren.

Letztlich ist jedes Unternehmen und somit auch jeder Konzern individuell und hat somit auch abweichende Anforderungen an eine Unternehmenssoftware.