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3 vermeintliche Argumente gegen die Cloud

Erfahren Sie, welche vermeintlichen Argumente gegen die Cloud sprechen und ob sie eine lokale DMS-Software der Cloud vorziehen sollten.

Hackerangriffe, mangelnde Kontrolle über die eigenen Daten oder eine zu große Abhängigkeit vom Anbieter: Häufig genannte Argumente, die gegen die Anschaffung einer Cloud-basierten DMS-Software sprechen. 

Doch wie steht es wirklich um diese Punkte in Bezug auf die Cloud? Und in welchen Kriterien ist eine lokale DMS-Software Cloud-basierten Alternativen überlegen? 

Dieser Fragen wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei DMS-Software eigentlich handelt und was unter der Cloud in Abgrenzung zu lokalen Systemen eigentlich zu verstehen ist. 

Inhaltsverzeichnis

DMS-Software: Ein Überblick

„DMS“ ist eine Abkürzung, welche Dokumentenmanagementsysteme bezeichnet. Hierbei handelt es sich wie der Name bereits vermuten lässt um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Dabei umfasst der Begriff „Dokumente“ nicht nur Textdateien, sondern weitaus mehr. So zählen beispielsweise auch

  • Bilder 
  • Grafiken 
  • Videos 
  • Audio-Aufnahmen (z.B. von Interviews) 
  • EDI-Dateien (Electronic Data Interchange) 
  • CAD-Dateien (Computer Aided Design)
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 

zu Dokumenten, die in vielen Unternehmen je nach Branchenzugehörigkeit im Tagesgeschäft anfallen. 

Vorteile einer DMS-Software

Die Nutzung einer solchen DMS-Software geht mit diversen Vorteilen einher und ist für viele Unternehmen der erste Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der Geschäftsprozesse. 

Durch die zentrale Ausrichtung einer DMS-Software sind alle Dokumente leicht auffindbar und zu jeder Zeit an jeder Stelle abrufbar.

Da alle Geschäftsbereiche mit derselben Software arbeiten, wird darüber hinaus auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit verbessert. 

Wahl des richtigen Lizenzmodells

Doch um von den potenziellen Vorteilen einer DMS-Software profitieren zu können, muss diese auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein.

Ein wichtiges Kriterium ist dabei das nutzungs- und Lizenzmodell der DMS-Software. Im Wesentlichen ist hier zwischen lokaler und Cloud-basierter DMS-Software zu unterscheiden. 

Was ist die Cloud?

Software aus der Cloud hat sich in den frühen 2010er-Jahren etabliert und gewinnt seitdem zunehmend an Beliebtheit. Cloud-basierte DMS-Software befindet sich im Besitz des Softwareanbieters. 

Wie funktioniert Cloud-basierte DMS-Software?

Bereitgestellt wird sie über die Server eines Rechenzentrum-Betreibers.

Weder Hard- noch Software gehören also dem Unternehmen, welches sie nutzt. Dieses mietet sie lediglich und entrichtet meist auf monatlicher Basis ein Entgelt and den Software-Anbieter. 

Lokale Systeme als Alternative

Das ist bei lokaler DMS-Software nicht der Fall. Sie wird oftmals auch als On-Premises DMS-Software oder schlicht On-Prem DMS-Software bezeichnet.

Der Vorsatz „On-Premises“ bedeutetet wörtlich übersetzt soviel wie „auf dem Gelände“ oder auch „auf dem Grundstück“. 

Wem gehören Hard- und Software?

Bei lokaler DMS-Software befinden sich sowohl Hard- als auch Software im besitz des Unternehmens, welches die DMS-Software auch nutzt. 

Sie wird auf den hauseigenen Servern des Unternehmens vor Ort implementiert und von dort aus dann auch betrieben.

Dementsprechend hat das Unternehmen die volle Kontrolle, aber auch die volle Verantwortung für Hard- und Software. Dies geht mit einigen Nachteilen einher, hat jedoch auch diverse Vorteile gegenüber der Cloud. 

Argumente gegen die Cloud

Im Folgenden wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher damit auseinandersetzen, welche Argumente gegen die Anschaffung einer Cloud und für den Einsatz einer lokalen DMS-Software sprechen. Dabei liegt der Fokus auf drei häufig genannten Punkten: 

  • Dem Datenschutz 
  • Der Abhängigkeit vom Anbieter 
  • Der Abhängigkeit vom Internet 

Es soll dabei deutlich werden, dass es einige Gründe gibt, die gegen die Nutzung einer Cloud und für die Anschaffung einer On-Premises DMS-Software sprechen. 

Individuelle Entscheidung

Das bedeutet jedoch nicht, dass lokale DMS-Software pauschal in jedem Fall Cloud-basierten Alternativen vorzuziehen ist.

Bei der Wahl eines geeigneten Lizenzmodells handelt es sich um eine hochgradig individuelle Entscheidung, bei der das jeweilige Anforderungsprofil des Unternehmens berücksichtigt werden muss.

Denn auch Cloud-basierte DMS-Software hat gegenüber lokalen Alternativen einige Vorzüge. 

1. Der Datenschutz

Das womöglich am häufigsten genannte Argument gegen die Anschaffung einer Cloud-basierten DMS-Software sind datenschutzrechtliche Bedenken. Doch wie steht es tatsächlich um den Datenschutz bei Cloud-basierter DMS-Software

Zwischenfälle in den Medien 

Auf den ersten Blick liegen die Gründe für entsprechende bedenken auf der Hand. Hört man nur allzu oft von Lecks oder Hackerangriffen auf Rechenzentren von namhaften Anbietern wie Google, Microsoft und Co. 

Daten auf externen Servern

Erschwerend hinzu kommt, dass auch mit dem Ort der Datenverwaltung bei vielen eine gewisse Unsicherheit einhergeht. Schließlich hat nicht das Unternehmen selbst die Kontrolle über die eigenen Daten, sondern der Cloud-Betreiber.

So werden die Daten statt an einer Stelle mittels eines oftmals international ausgerichteten Geflechtes von Rechenzentren verarbeitet. 

Bedenken teils fehlgeleitet

Zwar stimmt es, dass Unternehmen durch die Nutzung einer lokalen DMS-Software die volle Kontrolle über die darin verarbeiteten Daten erhalten.

Damit geht jedoch auch die Verantwortung einher, entsprechende datenschutzrechtliche Maßnahmen zu treffen. In der Praxis erfolgt dies oftmals zu einem unzureichenden Ausmaß, sodass diese Betriebe zu einem leichten Ziel für Hackerangriffe werden. 

Zwar sind große, international agierende Cloud-Betreiber grundsätzlich attraktivere ziele, da sich bei einem erfolgreichen Zugriff wesentlich mehr Daten abgreifen lassen.

Doch diese Konzerne verfügen auch über völlig andere Ressourcen und extensivere Expertise, um sich entsprechend abzusichern. 

2. Abhängigkeit vom Anbieter und mangelnde Kontrolle

Ein weiterer Punkt, welcher gegen die Anschaffung einer DMS-Software aus der Cloud spricht, ist die Abhängigkeit vom Anbieter bzw. Cloud-Betreiber. 

Anbieter besitzt die DMS-Software

Das liegt daran, dass sich der Anbieter und nicht das Unternehmen in Besitz von Hard- und Software befindet.

Das hat zur Folge, dass Unternehmen nicht nur in puncto Datenschutz auf den Anbieter vertrauen müssen, sondern auch in Bezug auf andere Faktoren wie die Wartung der Hard- und Software.

Auch haben Unternehmen durch die mangelnde Kontrolle über die DMS-Software keinerlei Entscheidungsfreiheit bezüglich der Durchführung von Updates.

Unternehmen müssen zudem darauf vertrauen, dass der Anbieter Nutzungsbedingungen nicht zu ihrem Nachteil anpasst. 

Begrenzte Anpassungsfähigkeit

Der Mangel an Kontrolle hat weitere funktionale Konsequenzen für die DMS-Software als den Zeitpunkt der Durchführung von anstehenden Updates.

So ist Cloud-basierte DMS-Software auch nur zu einem gewissen Ausmaß an die individuellen Anforderungen eines Unternehmens anpassbar.

Zusätzliche Funktionen lassen sich nur im Rahmen des bestehenden Portfolios über zusätzliche Module hinzufügen.

Bei einer lokalen DMS-Software kann die Software als solche nachträglich verändert werden, sofern entsprechender Bedarf besteht. 

Mangelnde Kontrolle hat auch Vorteile

Dadurch, dass sich der Anbieter im Besitz der DMS-Software befindet, profitieren Unternehmen jedoch auch von einem wesentlichen Vorteil: Ihnen entsteht praktisch kein zusätzlicher Aufwand in Bezug auf Wartung und Instandhaltung von Hard- und Software.

Auch entfallen die zumeist hohen Anschaffungskosten, sodass Cloud-Lösungen beispielsweise bei kleinen Unternehmen oft sehr beliebt sind. 

3. Nur über das Internet

Die Abhängigkeit bezieht sich bei Cloud-basierten Lösungen nicht nur auf Anbieter und Cloud-Betreiber, sondern auch auf einen der fundamentalsten Bestandteile des alltäglichen Lebens: Das Internet.

Die Nutzung des Internets ist tief im Modell der Cloud selbst verankert – Ohne Internet keine Cloud. 

Offline-Funktionalitäten meist sehr eingeschränkt

Zwar gibt es mittlerweile DMS-Software-Systeme aus der Cloud, die vereinzelte Funktionen auch offline zur Verfügung stellen. So lassen sich einige Tätigkeiten auch ohne stabile Internetverbindung abwickeln.

Nach wie vor ist der offline-Funktionsumfang jedoch sehr eingeschränkt, sodass ein normales Arbeiten mit einer Cloud-basierten DMS-Software ohne Internetzugang praktisch nicht möglich ist. 

Fazit: Die Vor- und Nachteile der Cloud

Es lässt sich also festhalten, dass einige wesentliche Punkte gegen die Anschaffung einer DMS-Software aus der Cloud sprechen. Dazu zählen vor allem 

  • Datenschutzrechtliche Bedenken 
  • Abhängigkeit vom Anbieter 
  • Abhängigkeit vom Internet 

Gleichsam ließe sich jedoch auch eine entsprechende Auflistung von Argumenten gegen die Nutzung einer lokalen DMS-Software anfertigen. Daher sollte deutlich sein, dass keine pauschal gültige Empfehlung für ein bestimmtes Lizenzmodell und gegen ein andres gegeben werden kann.

Unternehmen sollten sich daher an möglichst früher Stelle im Softwareprojekt mit ihren individuellen Anforderungen auseinandersetzen und auf Grundlage dieser ein geeignetes Lizenzmodell wählen. 

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DMS DMS-Software Cloud

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