Wie lange dauert die DMS-Implementierung?

Ein DMS zu implementieren kann mitunter viel Zeit beanspruchen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie diese verkürzen können.

Die Annahme man erwirbt ein digitales Dokumentenmanagement-System und können dann mit diesem fortan arbeiten ist in vielerlei Hinsicht falsch. Es bedarf einer weitreichenden Vorbereitung und einer oftmals monatelangen Implementierungs- und Anpassungsphase. 
Wie sich diese jedoch verkürzen lässt und was nötig ist, damit das neue DMS möglichst schnell Einzug in den Geschäftsalltag findet, wollen wir an dieser Stelle einmal etwas genauer durchleuchten.

Wir geben Ihnen Tipps für eine optimale Implementierung, die Ihnen am Ende dabei helfen werden die Implementierungszeit deutlich zu verkürzen.
Zuvor jedoch werfen wir nochmal einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise von digitalen Dokumentenmanagement-Systemen und klären, warum heute kaum ein Unternehmen um diese Technologie herumkommt. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS? – Eine Definition 
• Technische Seite von DMS 
• Wie sich die Implementierungszeit verkürzen lässt 
• Eine Frage des Speicherortes 
• Eine Frage der Anforderungen an das System 
• Eine Frage des Go-Live
• Eine Frage der Vorbereitung 
• Fazit – Vorbereitung ist alles

Was ist DMS? – Eine Definition

Das Dokumentenmanagement ist zentraler Bestandteil jedes Unternehmens. In der Vergangenheit wurden hierfür vor allem Ablagesysteme für physische Dokumente geschaffen. Ganze Archive voller Ordner waren das Resultat. Da heute die Mehrheit aller Dokumente in digitaler Form vorliegen, bedarf es jedoch auch einer digitalen Lösung. 

Die Lösung, alle digitalen Dokumente dem physischen Ablagesystem zuzufügen ist nicht nur äußerst unwirtschaftlich, sie ist zudem auch nicht besonders umweltfreundlich. Vielmehr sollte man die wenigen physischen Dokumente dem digitalem Dokumentenmanagement zuführen. 

Hier bedarf es intelligenter und übersichtlicher Lösungen die in Form von Softwareanwendungen geschaffen wurden. Ein sogenanntes DMS führ sämtliche Dokumente des Unternehmens auf einer zentralen Datenbank zusammen und macht diese für alle Akteure zugänglich. 

Fehler direkt vermeiden

Auf diese Weise werden Dubletten und resultierende Fehler und Abweichungen vermieden. Wird ein Dokument bearbeitet, verfügen alle Stellen über direkt über die neuste Version dessen. Dabei lässt sich jede Veränderung genau nachverfolgen, was letztlich zu mehr Transparenz und schnellerem Informationsfluss führt. 

Viele weitere Funktionen

Darüber hinaus können DMS-Lösungen jedoch noch deutlich mehr. So unterstützen die Anwendungen beispielsweise bei der Planung von Arbeitsprozessen, speichern Dokumente revisionssicher und halten dabei alle gesetzlichen Bestimmungen ein, halten spezielle Suchfunktionen bereit oder machen ein nachhaltiges Wissensmanagement möglich. 

Technische Seite von DMS

Technisch gesehen werden Dokumentenmanagement-Systeme entweder auf den hauseigenen Servern, auf gemieteten Servern eines Anbieters oder in der Cloud betrieben. An dieser Stelle ergeben sich gewisse Unterschiede, die sich auch in der Beschaffenheit der Systeme an sich widerspiegeln. 

Unterschiede beim Speicherort

So sind DMS-Lösungen, die aus einer Cloud heraus bezogen werden, oftmals weniger anpassungsfähig und es muss gesondert auf datenschutzrechtliche Vorgaben geachtet werden. Daher muss im Vorfeld genau überprüft werden, in welcher Form ein DMS Einzug in das eigene Unternehmen finden soll. 

Module und Funktionen

Aufgebaut sind DMS-Lösungen zu Weilen aus verschiedenen Modulen, die allesamt spezifische Aufgaben abdecken. Je nach Bedarf können Unternehmen bestimmte Module implementieren und andere zunächst außen vor lassen. Jedoch sind die Module inhaltlich miteinander verbunden und generieren untereinander diverse Mehrwerte. 

Schnittstellen zu anderen Lösungen

Auch die Anbindung des DMS an andere Softwarelösungen, wie beispielweise einem CRM- oder einem ERP-System bieten viele weitere Vorteile. Ein DMS stellt jedoch oftmals den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung eines Unternehmens dar, weshalb besonders auf Schnittstellen zu anderen Systemen geachtet werden sollte. 

Wie sich die Implementierungszeit verkürzen lässt

Die zentrale Frage mit der sich dieser Artikel beschäftigen soll, ist jene nach der Implementierungsdauer einer Dokumentenmanagement-Lösung. Die ist zu Weilen abhängig von vielen verschiedenen Faktoren. 

Cloud oder On-Premise?

Neben der Frage wie, also in der Cloud oder on-premise, eine DMS-Lösung betrieben werden soll, gilt es auch die unternehmenseigenen Voraussetzungen zu berücksichtigen, versucht man Aussagen über die Dauer der Implementierung zu treffen. 

Begebenheiten im Unternehmen entscheidend

Zudem hängt diese massiv von den Anforderungen des jeweiligen Unternehmens an das System ab. Auch spielt die Frage eine Rolle, ob ein DMS erstmals Einzug in ein Unternehmen findet, oder nur der Anbieter gewechselt werden soll. 

Wir wollen im Folgenden einen Blick auf diese einzelnen Dimensionen werfen und klären, welchen Einfluss diese auf die Dauer der Implementierung haben. Letztlich soll der Frage nachgegangen werden, wie sich diese verkürzen lässt.

Eine Frage des Speicherortes

Die Dauer einer Implementierung hängt maßgeblich von dessen Speicherort ab. Wird eine DMS-Lösung aus der Cloud bezogen, so ist die eigentliche Implementierung weit weniger aufwendig, also bei einer lokalen on-premise Lösung. 

Lösungen aus der Cloud

In der Cloud bucht mach entsprechend seines Bedarfes Lizenzen und einen Funktionsumfang. Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase und ein paar individuellen Einstellungen kann das System oftmals relativ schnell in Betrieb genommen werden. 

Lokale DMS-Lösungen

Anders bei einer lokalen Lösung. Hier kommt es vor allem darauf an, dass die eigenen Server das System auch langfristig verarbeiten und betreiben können. Notfalls muss zunächst erstmal nachgerüstet werden. 

Zeit und Expertise fällig

Der Vorteil von lokalen Lösungen ist sicherlich die Anpassungsfähigkeit der Lösung. Diese kann nach Belieben umgeschrieben und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Doch dies kostet viel Zeit und bedarf oftmals externer Expertise. 

Eine Frage der Anforderungen an das System

Diese Anpassungen kosten, wie bereits erwähnt enorm viel Zeit. Sie müssen formuliert, umgesetzt, getestet und verinnerlicht werden. Oftmals gilt es nicht nur eine, sondern gleich mehrere Anpassungen vorzunehmen. Diese kann mitunter einige Wochen in Anspruch nehmen, immer abhängig davon, wie kompliziert diese Anpassungen sind. 

Individuelle Anpassungen kosten Zeit

Doch nicht nur individuelle Anpassungen kosten Zeit. Grundsätzlich ist es auch immer eine Frage des allgemeinen Funktionsumfanges, der die Implementierungsdauer bestimmt. Geht es einem Unternehmen beispielsweise nur um eine gemeinsame Ordnerstruktur, lässt sich diese einfach und schnell umsetzen. 

Mehr Funktionen, mehr Aufwand

Doch je mehr Funktionen hinzukommen, desto aufwendiger wird letztlich das gesamte Projekt. So können Wissensdatenbanken oder auch Bewerberpools angelegt oder auch ein umfangreiches Berichtswesen geschaffen werden. Diese Funktionen bedürfen ein wenig mehr vorbereitende Arbeit und damit Zeit.

Eine Frage des Go-Live

Im Wesentlichen lassen sich zwei verschiedene Arten der Inbetriebnahme - auch Go-Live-genannt - einer unternehmensspezifischen Software ausmachen. Zum einen wäre an dieser Stelle das Big-Bang Go-Live und zum anderen die evolutionäre Inbetriebnahme zu nennen. 

Big-Bang Go-Live

Erstere versucht, wie der Name schon vermuten lässt, das gesamte System auf einem Schlag live zu schalten und somit für alle Stellen gleichzeitig im Unternehmen nutzbar zu machen. Dies bedarf einer längeren Vorbereitungs- und Testphase in der versucht wird, alle Fehler zu beseitigen und eventuelle Anpassungen vorzunehmen. 

Evolutionäre Inbetriebnahme

Dem gegenüber steht die evolutionäre Inbetriebnahme, bei der einzelne Funktionen nacheinander live geschaltet werden. Oftmals beginnt man dabei in einer bestimmten Abteilung und führt dann nach und nach das System auch in anderen Abteilungen ein. Bis das System dann vollständig implementiert ist, können einige Monate ins Land gehen. 

Schulung und Training elementar

Die zentrale Herausforderung bei der Implementierung beider Arten, stellt sich im Training und der Schulung der Belegschaft. Diese muss sich mit den einzelnen Funktionen vertraut machen können, ehe das System live gehen kann. Eine Big Bang Implementierung kann die Mitarbeiter schnell überfordern, vor allem dann, wenn es im Vorfeld zu wenige Schulungen geben hat. 

Schritt für Schritt lernen

Bei der evolutionären Implementierung lernt die Belegschaft erst mit einigen wenigen Funktionen umzugehen. Erste wenn diese hinreichend verstanden und in den Geschäftsalltag integriert wurden, werden weitere Funktionen hinzugeschaltet. 

Eine Frage der Vorbereitung

Letztlich ist jede dieser Dimensionen abhängig von der Qualität der Vorbereitung auf das gesamte Projekt. Je mehr Zeit in diese investiert wird, desto mehr Zeit lässt sich später bei der Implementierung sparen. 

Konkrete Ziele formulieren

Angefangen bei einer konkreten Formulierung der Ziele, die mit dem neuen System erreicht werden sollen, über einen detaillierten Implementierungsplan bis hin zu Schulung der Mitarbeiter, muss alles genau geplant werden. 

Projektteam etablieren

Nur mit einer hervorragenden Planung und einer ganzheitlichen Einbeziehung der Mitarbeiter in das Projekt, lässt sich die Zeit der Implementierung massiv verkürzen. So empfiehlt es sich beispielweise ein Projektteam zu gründen, welches aus Key-Usern einzelner Abteilungen besteht. Diese tragen dann die Wünsche und Bedürfnisse Ihrer Abteilungen in das Projekt, und Neuheiten aus dem Projekt heraus in ihre Abteilungen. 

Key-User helfen bei Schulung

Sie helfen bei der Schulung und der späteren Nutzung des Systems und können dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeiter mit dem neuen System arbeiten können. Setzt ein Unternehmen seinen Mitarbeitern einfach ein System vor die Nase und verlangt diese sollen fortan damit arbeiten, ist die Wahrscheinlichkeit der Ablehnung groß. 

Fazit – Vorbereitung ist alles

Wer ein neues DMS in sein Unternehmen integrieren will, ist neben der frage der Kosten auch immer mit der Frage nach der Dauer einer solchen Implementierung konfrontiert. Hier geht es vor Allem darum die Zeit der Einführung durch eine qualitative hochwertige und umfangreiche Vorbereitung auf das Projekt zu verkürzen. 

Je mehr Zeit in die Vorbereitung investiert wird, desto mehr Zeit lässt sich am Ende bei der Implementierung sparen. Schulungen der Mitarbeiter im Vorfeld sind ein gutes Mittel um Zeit zu sparen. Doch auch das Wissen um die eigenen Ziele und ein gut formulierter Implementierungsplan helfen dabei Zeit einzusparen.