Die Nachteile von Cloud DMS

Die Cloud dürfte mittlerweile dürfte mittlerweile den meisten Leuten ein Begriff sein. Viele nutzen bereits privat Cloud-Lösungen von Google & Co., um Dokumente abzulegen und unabhängig vom Endgerät, von überall auf der Welt, Zugriff darauf zu haben. Auch Unternehmen greifen immer mehr auf Cloud-basierte Softwarelösungen, wie Cloud DMS, zurück, um Dokumente flexible und standortunabhängig zu verwalten. 

Doch verdienen Cloud-Lösungen die Aufmerksamkeit, die sie erhalten, oder handelt es sich um einen kurzlebigen Trend, von dem besser abzusehen ist? 

Die Vorteile sind klar: Hohe Flexibilität, geringe monatliche Kosten, kaum Verwaltungsaufwand und kaum ein Limit nach oben, was den Speicherplatz betrifft. Durch zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen werden zudem Datensilos minimiert. 

Flexibilität und Cloud DMS 

Cloud-Provider werben oft mit dem hohen Ausmaß an Flexibilität, von welchem Unternehmen durch den Umstieg auf Cloud-basierte DMS Lösungen. Zu welchem Ausmaß diese tatsächlich gegeben ist, hängt jedoch von vielen Faktoren ab. 

Zwar liefern die meisten, großen Cloud-Provider standardmäßig Schnittstellen zu gängiger Software – Doch was, wenn die vorhandene Software nicht in diese Kategorie fällt? Besonders, wenn es sich um weniger gängiger oder gar selbst eingerichtete Software handelt, ist es fraglich, ob eine Schnittstelle durch das Cloud-System möglich sein wird. Ist keine Schnittstelle zum hauseigenen ERP System möglich, kehrt man zum Ursprungsproblem von Unübersichtlichkeit und Datensilos, welches eigentlich durch die Nutzung einer Cloud DMS-Lösung behoben werden sollte, zurück – und das bei zusätzlich entstehenden monatlichen Kosten. 

Die Kosten einer Cloud-basierten DMS-Software 

Ein weiterer Faktor, mit dem auch namhafte Cloud-Provider werben, sind die vergleichsweise geringen Kosten einer Cloud-Lösung. Dies betrifft jedoch im Zweifelsfall nur die Anschaffungskosten, welche im Fall einer Cloud-Lösung sicherlich wesentlich geringer ausfallen als bei der Installation einer On-Premises Lösung, zu deren Anfangsinvestitionen zunächst die Neuanschaffung eines geeigneten Servers zählt.

Da es sich bei Erwerb einer Cloud DMS Software um ein standardisiertes Komplettpaket handelt, beinhalten die monatlichen Zahlungen nicht nur die Software selbst, sondern auch das Know-How des Providers, die Instandhaltung sowie den Betrieb des Rechenzentrums. Wird zusätzlicher Speicherplatz benötigt, erhöhen sich die monatlichen Beträge meist ebenfalls. Je nach Bedarf und Useranzahl werden so schnell die monatlichen Betriebskosten einer On-Premises DMS-Lösung überschritten. 

Abhängigkeit vom Cloud DMS Anbieter 

Im Gegensatz zu einem On-Premises DMS-System, bei dem das Unternehmen selbst die Verantwortung für Verwaltung, Instandhaltung und Datenschutz trägt, ist es bei Nutzung eines Cloud-basierten Systems vollständig vom Anbieter selbst abhängig. Kommt es somit beim Anbieter selbst beispielsweise zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzlichen Kosten resultieren.

Große Provider Cloud-basierter Software verfügen üblicherweise zwar sowohl über das technische Know-How als auch über die Ressourcen, um ihre Rechenzentren auf dem neuesten Stand zu halten. Dennoch kann es, wie Ausfälle wie der des Amazon Simple Storage Service (S3) im Jahr 2017 zeigen, auch große, etablierte Konzerne treffen, welches durch die hohe Anzahl ihrer Nutzer gravierende Folgen für die Online-Wirtschaft zur Folge haben kann (vgl. datacenter-insider.de). 

Abhängigkeit in Sachen Datenschutz vom Cloud-basierten DMS Provider 

Ein weiterer Faktor, welcher spätestens seit endgültigem Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde ist, ist der Datenschutz. DMS Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible, personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor. 

Amerikanische Cloud DMS-Provider und der Cloud Act 

Unternehmen, welche die Implementierung einer Cloud-basierten DMS Lösung in Betracht ziehen, tragen selbst die Verantwortung, sich beim Cloud-Provider über die geltenden Datenschutzrichtlinien zu informieren. Denn diese können im Zweifelsfall stark von den durch die DSGVO definierten abweichen. Ein Paradebeispiel findet sich in den Vereinigten Staaten mit dem dort geltenden Cloud Act. Cloud ist dabei die Abkürzung für Clarifying Lawful Overseas Use of Data. Das Gesetz betrifft alle US-amerikanischen Software und IT-Dienstleister – Cloud-Provider eingeschlossen. 

US-Amerikanische Behörden erhalten durch den Cloud Act auch dann das Recht auf Daten zuzugreifen, wenn die Speicherung dieser Daten außerhalb der Vereinigten Staaten erfolgt (vgl. e-recht24.de). Alle Rechenzentren amerikanischer Provider in der europäischen Union unterliegen der amerikanischen Gesetzgebung und folglich auch dem Cloud Act. Dadurch sind auch europäische Kunden, die den Service eines US-basierten Cloud Providers wie Google oder Amazon in Anspruch nehmen, von diesem Gesetz betroffen. 

Hintergrund des Cloud Acts war ein Rechtstreit zwischen den amerikanischen Behörden und Microsoft. Microsoft hatte sich geweigert, Daten seiner Kunden zur Strafverfolgung preiszugeben, da diese auf Servern in Irland gespeichert waren. Es kam zu einer Einigung, die die Herausgabe der von Microsoft in den Staaten gespeicherten Daten beinhaltete. Alle in der Europäischen Union gespeicherten Daten blieben unter Verschluss (vgl. e-recht24.de). 

Europäische Lösungen im Bereich Cloud-basierter DMS Software

Mit GAIA-X steht seit Herbst 2019 ein Konzept zur Erstellung einer Europa-Cloud gibt, die Unabhängigkeit von den amerikanischen Marktführern schaffen soll. Kritiker merken jedoch an, dass es sich aus wirtschaftlicher Sicht zwar um eine wichtige Investition handelt, die Umsetzung allerdings aus technischen Gesichtspunkten problematisch zu sehen ist. 

Da die Vereinigten Staaten seit Jahren Vorreiter im Bereich von Cloud-basierter DMS Software sind, verfügen sie über einen entsprechend hohen technischen Vorsprung, sodass es für Projekte wie GAIA-X schwer wird, amerikanischen Providern auf technischer Ebene das Wasser zu reichen. So ist es durchaus wahrscheinlich, dass europäische Unternehmen noch einige Zeit von amerikanischen Anbietern abhängig bleiben werden. So werden Firmen mit Sitz in der E.U. vor die Herausforderung gestellt, trotz Inanspruchnahme ausländischer Cloud DMS Software DSGVO konform zu handeln. 

„(…) Eine Möglichkeit ist dabei der von Microsoft eingeschlagene Weg: Hier werden die zur Verfügung stehenden Office Anwendungen vom Unternehmen T-Systems betrieben. Die von Office erzeugten Daten werden somit lediglich in Deutschland gespeichert, ohne dass Microsoft als US-Unternehmen Zugriff auf die Daten selbst hat. Offen bleibt, ob derartige Auswege in letzter Instanz auch der Prüfung durch US-Gerichte standhalten.“ (vgl. e-recht24.de). 

Im Endeffekt liegt es im Ermessen des jeweiligen Unternehmens, zwischen den Vor- und Nachteilen einer Cloud-basierten DMS-Software abzuwägen.