Die Nachteile von Cloud DMS

Cloud-basierte DMS-Software – Eine Sicherheitslücke?

Die Cloud dürfte mittlerweile den meisten Leuten ein Begriff sein. Viele nutzen bereits privat Cloud-Lösungen von Google & Co., um Dokumente abzulegen und unabhängig vom Endgerät von überall auf der Welt Zugriff darauf zu haben. Auch Unternehmen greifen immer mehr auf cloudbasierte Softwarelösungen wie Cloud-DMS zurück, um Dokumente flexibel und standortunabhängig zu verwalten.

Die Vorteile sind klar: hohe Flexibilität, geringe monatliche Kosten, kaum Verwaltungsaufwand und kaum ein Limit nach oben, was den Speicherplatz betrifft. Durch zentralen Zugriff auf alle relevanten Dokumente und Schnittstellen zu bereits vorhandenen Systemen werden zudem Datensilos minimiert.

Doch verdienen Cloud-Lösungen die Aufmerksamkeit, die sie erhalten, oder handelt es sich um einen kurzlebigen Trend, von dem besser abzusehen ist?

Inhaltsverzeichnis

• Flexibilität und Cloud-DMS
• Die Kosten einer cloudbasierten DMS-Software
• Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter 
• Abhängigkeit in Sachen Datenschutz
• Amerikanische Cloud-Provider und der Cloud Act 
• Europäische Cloud-Lösungen

Flexibilität und Cloud-DMS

Cloud-Provider werben gerne mit der Flexibilität, von der Unternehmen durch den Umstieg auf Cloud-basierte DMS-Lösungen profitieren. Zu welchem Ausmaß diese tatsächlich gegeben ist, hängt jedoch von mehreren Faktoren ab.

Zwar liefern die meisten großen Cloud-Provider standardmäßig Schnittstellen zu gängiger Software. Doch was, wenn die vorhandene Software nicht in diese Kategorie fällt? Besonders wenn es sich um weniger gängige oder gar selbst eingerichtete Software handelt, ist es fraglich, ob eine Schnittstelle durch das Cloud-System möglich sein wird. Ist keine Schnittstelle zum hauseigenen ERP-System möglich, kehrt man zum Ursprungsproblem von Unübersichtlichkeit und Datensilos zurück, welches eigentlich durch die Nutzung einer Cloud-DMS-Lösung behoben werden sollte. Und das bei zusätzlich entstehenden monatlichen Kosten.

Die Kosten einer cloudbasierten DMS-Software

Namhafte Cloud-Provider werben oft mit den vergleichsweise geringen Kosten einer Cloud-Lösung. Im Zweifelsfall betrifft das jedoch nur die Anschaffungskosten, welche wesentlich geringer ausfallen als bei der Installation einer On-Premises-Lösung. Zu deren Anfangsinvestitionen zählt zunächst die Neuanschaffung eines geeigneten Servers.

Da es sich bei dem Erwerb einer Cloud-DMS-Software um ein standardisiertes Komplettpaket handelt, beinhalten die monatlichen Zahlungen nicht nur die Software selbst, sondern auch das Know-how des Providers, die Instandhaltung sowie den Betrieb des Rechenzentrums. Wird zusätzlicher Speicherplatz benötigt, erhöhen sich die monatlichen Beträge meist auch. Je nach Bedarf und Useranzahl können die monatlichen Betriebskosten einer On-Premises-DMS-Lösung überschritten werden.

Abhängigkeit vom Cloud-Anbieter

Im Gegensatz zu einem On-Premises DMS-System, bei dem das Unternehmen selbst die Verantwortung für Verwaltung, Instandhaltung und Datenschutz trägt, ist es bei Nutzung einer Cloud vollständig vom Anbieter selbst abhängig. Kommt es beim Anbieter zu Problemen im Rechenzentrum, hat das Unternehmen, welches den Service in Anspruch nimmt, keinen Einfluss darauf, wann die DMS-Software wieder einwandfrei nutzbar ist. Dies kann im Extremfall Ausfälle zur Folge haben, die für kommerzielle Nutzer wiederum in Lieferengpässe, Kundenbeschwerden und zusätzliche Kosten resultieren.

Große Provider cloudbasierter Software verfügen üblicherweise zwar sowohl über das technische Know-how als auch über die Ressourcen, um ihre Rechenzentren auf dem neuesten Stand zu halten. Dennoch kann es, wie Ausfälle wie den des Amazon Simple Storage Service (S3) im Jahr 2017 zeigen, auch große, etablierte Konzerne treffen, was durch die hohe Anzahl ihrer Nutzer gravierende Folgen für die Online-Wirtschaft zur Folge haben kann (vgl. datacenter-insider.de).

Abhängigkeit in Sachen Datenschutz

Datenschutz ist spätestens seit dem endgültigen Inkrafttreten der DSGVO im Jahr 2018 in aller Munde. DMS-Software wird zur Verarbeitung, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten genutzt, die oft sensible personenbezogene Daten beinhalten. Bei Verstößen gegen die DSGVO sieht der Gesetzgeber hohe Bußgelder vor.

Amerikanische Cloud-Provider und der Cloud Act

Unternehmen, welche die Implementierung einer Cloud-basierten DMS-Lösung in Betracht ziehen, tragen selbst die Verantwortung, sich beim Cloud-Provider über die geltenden Datenschutzrichtlinien zu informieren. Denn diese können im Zweifelsfall stark von den durch die DSGVO definierten abweichen. Ein Paradebeispiel findet sich in den Vereinigten Staaten mit dem dort geltenden Cloud Act. Cloud ist dabei die Abkürzung für Clarifying Lawful Overseas Use of Data. Das Gesetz betrifft alle US-amerikanischen Software- und IT-Dienstleister, Cloud-Provider eingeschlossen.

US-amerikanische Behörden erhalten durch den Cloud Act auch dann das Recht, auf Daten zuzugreifen, wenn die Speicherung dieser Daten außerhalb der Vereinigten Staaten erfolgt (vgl. e-recht24.de). Alle Rechenzentren amerikanischer Provider in der Europäischen Union unterliegen der amerikanischen Gesetzgebung und folglich auch dem Cloud Act. Dadurch sind auch europäische Kunden, die den Service eines US-Providers wie Google oder Amazon in Anspruch nehmen, von diesem Gesetz betroffen.

Hintergrund des Cloud Acts war ein Rechtsstreit zwischen den amerikanischen Behörden und Microsoft. Microsoft hatte sich geweigert, Daten seiner Kunden zur Strafverfolgung preiszugeben, da diese auf Servern in Irland gespeichert waren. Es kam zu einer Einigung, die die Herausgabe der von Microsoft in den Staaten gespeicherten Daten beinhaltete. Alle in der Europäischen Union gespeicherten Daten blieben unter Verschluss (vgl. e-recht24.de). 

Europäische Cloud-Lösungen

Mit GAIA‑X steht seit Herbst 2019 ein Konzept zur Erstellung einer Europa-Cloud, die Unabhängigkeit von den amerikanischen Marktführern schaffen soll. Kritiker merken jedoch an, dass es sich aus wirtschaftlicher Sicht zwar um eine wichtige Investition handelt, die Umsetzung allerdings aus technischen Gesichtspunkten problematisch zu sehen ist.

Da die Vereinigten Staaten seit Jahren Vorreiter im Bereich von cloudbasiertem DMS sind, verfügen sie über einen entsprechend hohen technischen Vorsprung, sodass es für Projekte wie GAIA‑X schwer wird, amerikanischen Providern auf technischer Ebene das Wasser zu reichen. So ist es durchaus wahrscheinlich, dass europäische Betriebe noch einige Zeit von amerikanischen Anbietern abhängig bleiben werden. So werden Firmen mit Sitz in der EU vor die Herausforderung gestellt, trotz Inanspruchnahme ausländischer Cloud DMS Software DSGVO-konform zu handeln.

„(…) Eine Möglichkeit ist dabei der von Microsoft eingeschlagene Weg: Hier werden die zur Verfügung stehenden Office Anwendungen vom Unternehmen T-Systems betrieben. Die von Office erzeugten Daten werden somit lediglich in Deutschland gespeichert, ohne dass Microsoft als US-Unternehmen Zugriff auf die Daten selbst hat. Offen bleibt, ob derartige Auswege in letzter Instanz auch der Prüfung durch US-Gerichte standhalten.“ (vgl. e-recht24.de). 

Am Ende muss jedes Unternehmen für sich entscheiden, ob die Vorteile einer Cloud-basierten DMS-Software die potenziellen Risiken überwiegen.