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Digitale Belegerfassung mit dem DMS

Erfahren Sie mehr über die digitale Belegerfassung mit dem Dokumentenmanagementsystem: Vorgehensweise, Methoden, Vorteile und vieles mehr.

Belege fallen in jedem Unternehmen in unterschiedlicher Form und an unterschiedlicher Stelle an. Eine digitale Erfassung dieser Belege kann Unternehmen dabei helfen, Prozesse zu verschlanken und transparenter zu gestalten. So lassen sich letztlich nicht nur Zeit, sondern auch Nerven sparen. Im Folgenden wollen wir daher einmal einen genaueren Blick auf die digitale Belegerfassung mit dem DMS werfen. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einem DMS überhaupt handelt.

Inhaltsverzeichnis

Was ist eine DMS-Software? 

„DMS“ ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dabei wird auch die Verwaltung ursprünglich in Papierform vorliegender Schriftstücke, die nachträglich digitalisiert wurden, vom Begriff umfasst. Handelt es sich um die Verwaltung nicht-digitalisierter Papierdokumente, ist von der Schriftgutverwaltung die Rede. Um die Abgrenzung deutlich zu machen, wird das Dokumentenmanagement häufig auch als elektronisches Dokumentenmanagement oder kurz EDM bezeichnet.

Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems 

Dokumente fallen in allen Geschäftsbereichen an. Viele Dokumente durchlaufen im Unternehmen zudem mehrere Stationen. Dementsprechend muss eine DMS-Software dazu in der Lage sein, die Dokumentenmanagementprozesse unterschiedlicher Abteilungen abzudecken. Dazu bedarf es softwareseitig unterschiedlicher Funktionen. Dazu zählen:

Die Abrechnung, die Archivierung, die Belegerfassung, das Scannen und Identifizieren von Barcodes, digitale Signaturen, Drag & Drop, OCR, die Ordnerstruktur, das Personalmanagement, die revisionssichere Ablage, Suchfunktionen und Verschlagwortung, die Versionierung, das Vertragsmanagement, Wiedervorlagen, die Wissensdatenbank und Workflows.

Ein Blick auf die Belegerfassung

Die Belegerfassung ist somit eine der wesentlichen Funktionen einer DMS-Software. Sie bezieht sich auf weitaus mehr als nur auf Eingangsrechnungen. Letztlich umfasst die Bezeichnung „Beleg“ auch beispielsweise Materialentnahmescheine, Inventurlisten oder Lohn- und Gehaltslisten. So handelt es sich lediglich um einen Nachweis, dass ein Geschäftsvorfall auch tatsächlich so stattgefunden hat, wie er gebucht wurde.

Arten von Belegen

Zu den gängigen Arten von Belegen, die im unternehmerischen Alltag zumeist anfallen, zählen:

  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Bankbelege
  • Quittungen
  • Lohn- und Gehaltslisten
  • Inventurlisten
  • Spesenabrechnungen
  • Materialentnahmescheine

Gleichzeitig ist zudem eine Unterscheidung zwischen internen Belegen, auch Eigenbelege genannt, und externen Belegen (Fremdbelegen). Eingangsrechnungen fallen somit beispielsweise in diese Kategorie. Ausgangsrechnungen sind hingegen Fremdbelege.

Elektronische Belegerfassung mit dem DMS 

Es stehen unterschiedliche Möglichkeiten zur Verfügung, um Belege zu digitalisieren. Damit eine vollumfängliche Digitalisierung gelingt und letztlich eine vollwertige digitale Version eines analogen Beleges entsteht, muss der Inhalt des Dokumentes ausgelesen werden. Dazu werden die Belege zunächst digital erfasst.

Um Anschluss werden sie dann von einer Software erkannt und klassifiziert. Auch eine entsprechende Einordnung bzw. Übergabe an Workflows kann dann automatisiert durch das System erfolgen. Bei der digitalen Belegerfassung können unter anderem die folgenden Funktionen zum Einsatz kommen:

  • Bilderkennung: Zur Identifizierung von Bildinhalten
  • Barcode-Erkennung: Für unterschiedliche Barcode-Typen
  • Logoerkennung: Zur Erkennung von Logos sowie ihrer Zuordnung zu Unternehmen
  • Optical Character Recognition (OCR): Zur Erkennung von Maschinenschrift
  • Optical Mark Recognition: Zur Erkennung von Feldern, Markierungen oder Ankreuzungen
  • Intelligent Character Recognition: Zur Erkennung von Handschriften inklusive Sonderzeichen und Zahlen (vgl. Ricoh.de, 29.10.2021). 

All diese Funktionen spielen letztlich eine wichtige Rolle, um eine digitale Belegerfassung mittels DMS vollumfänglich möglich zu machen.

Vorteile der elektronischen Belegerfassung

Eine digitale Belegerfassung allein trägt nur begrenzt Vorteile ins Unternehmen. Kommt sie jedoch in Kombination mit einem geeigneten DMS zum Einsatz, können sich zahlreiche Vorteile entfalten.

Effiziente Workflows 

So werden die digitalen Belege nicht nur archiviert, sondern können auch direkt über das System den zuständigen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden. Auf diese Weise werden Workflows transparenter und effizienter gestaltet und zahlreiche Arbeitsschritte lassen sich beschleunigen.

Reduzierung des manuellen Aufwands 

Letztlich entfällt durch die digitale Belegerfassung auch eine mühsame manuelle Digitalisierung (vgl. ricoh.de, 01.11.2021). Auf diese Weise erhalten Mitarbeiter zusätzliche Kapazitäten, um sich zielführenderen Tätigkeiten anzunehmen.

Datenschutz und Sicherheit 

Die zentrale Belegerfassung im Dokumentenmanagementsystem hat nicht nur Vorteile für die Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows. Auch in puncto Datenschutz und Sicherheit bietet die Belegerfassung und -archivierung mittels DMS Vorteile. Über eine revisionssichere Ablage lassen sich beispielsweise vereinfacht gesetzliche Rahmenbedingungen in Bezug auf die Aufbewahrungs- und Löschfristen einhalten.

Fazit: Effiziente Belegerfassung mit dem DMS

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine digitale Belegerfassung mit dem Dokumentenmanagementsystem zahlreiche Vorteile mit sich bringen kann. Die elektronische Belegerfassung kann zahlreiche Arbeitsschritte im Unternehmen vereinfachen.

Dadurch lassen sich bestehende Prozesse erheblich beschleunigen und werden zudem transparenter gestaltet. Dies verbessert wiederum die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit. Mitarbeiter erhalten zudem zusätzliche Kapazitäten, um sich gewinnbringenderen Tätigkeiten anzunehmen, wovon letztlich der gesamte Betrieb profitiert.

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