5 Dinge, die bei der DMS Instandhaltung zu beachten sind

Eine regelmäßige Wartung des DMS ist nötig, um eine reibungslose Nutzung des Systems im Alltag zu gewährleisten. Was Sie beachten sollten, erfahren Sie hier.

Dokumentenmanagement Systeme (kurz DMS) ermöglichen die softwaregestützte Verwaltung und Verarbeitung sämtlicher unternehmensrelevanter Dokumente. Durch ihre zentrale Ausrichtung arbeiten sämtliche Abteilungen mit den gleichen Datensätzen. 

Auf diese Weise wird vermieden, dass sich voneinander abweichende, doppelte Datensätze ansammeln und letzten Endes niemand mehr einen Überblick darüber hat, welches Dokument wo zu finden ist. Vor allem letzteres ist für viele Unternehmen, welche bislang noch ohne ein geeignetes Dokumentenmanagement System operieren, zur Normalität geworden. 

Inhaltsverzeichnis 

• Das DMS sagt dem Papier den Kampf an 
• Die DMS Einführung ist ein umfangreiches Projekt 
• Sicherheit und Datenschutz im DMS 
• 1: Disaster Recovery Plan: Ein Notfallplan für das Worst-Case-Szenario 
• 2: Regelmäßige Backups der DMS Daten 
• 3: Regelmäßige Bereinigung der DMS Daten 
• 4: Performance Optimierung der DMS Software 
• 5: Wartung und Instandhaltung der Hardware 
• Fazit: Wartung und Instandhaltung gewährleisten die kontinuierliche Nutzung

Das DMS sagt dem Papier den Kampf an

Analoge Dokumente liegen – oft in mehrfacher Ausführung – ohne ersichtliche Struktur in Ordnern unterschiedlicher Abteilungen. Stellen wir uns nun einmal vor, ein Kunde würde von dem ihm durch die DSGVO verliehenen „Recht auf Vergessenwerden“ Gebrauch machen. Dies bedeutet, dass das Unternehmen alle Dokumente, welche personenbezogene Informationen dieses Kunden enthalten, vernichten muss.

Doch wo beginnt man in einem solchen Fall, wenn kaum ein Mitarbeiter noch Überblick darüber hat, an welcher Stelle sich noch Dokumente mit Informationen dieses Kunden befinden könnten? Aus datenschutzrechtlicher Sicht handelt es sich hier um mehr als nur ein suboptimales Szenario.

Bei Missachtung der DSGVO drohen hohe Strafen

Kommt das Unternehmen der Aufforderung des Kunden nicht bzw. nur bedingt nach, können unter Umständen hohe Bußgelder verhängt werden. Zudem ist ein Unternehmen nach DSGVO auch dazu verpflichtet, entsprechende „technische und organisatorische Maßnahmen“ (TOM) zu treffen, um die Sicherheit erhobener Kundendaten zu gewährleisten. 

Bei einer willkürlichen, analogen Ablage in Ordnern, die zudem für ganze Abteilungen zugänglich sind, ist dies wohl kaum der Fall. 

Die DMS Einführung ist ein umfangreiches Projekt

Es wird deutlich, warum zunehmend mehr Unternehmen auf ein adäquates Dokumentenmanagement System zurückgreifen, um ihre Dokumente effizient und sicher zu verwalten. Doch mit der Entscheidung für ein neues DMS beginnt ein langer Weg. 

Von der Auswahl eines geeigneten Systems über die Planung bis hin zur Implementierung und anschließende Mitarbeiterschulungen handelt es sich bei einer DMS Implementierung um ein Projekt, dessen Umfang nicht zu unterschätzen ist. 

Dennoch sollten sich Unternehmen nicht vom möglichen Aufwand abschrecken lassen – früher oder später werden sich die Vorteile des neuen Systems auch im Tagesgeschäft bemerkbar machen. 

Mit der finalen Inbetriebnahme ist jedoch noch nicht alles getan. Damit das volle Potenzial des neuen DMS ausgeschöpft werden kann, muss für seine regelmäßige Wartung und Instandhaltung Sorge getragen werden. 

Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen gewährleisten die kontinuierliche Nutzung

Dies bezieht sich unter anderem auf regelmäßige Updates, die durchgeführt werden müssen, damit das System weiterhin ordnungsgemäß zu nutzen ist. Doch neben durchzuführenden Updates gibt es noch eine Vielzahl weiterer Maßnahmen, die in regelmäßigen Abständen durchgeführt werden sollten. Mit diesen Maßnahmen wollen wir uns an dieser Stelle einmal etwas näher befassen. 

Sicherheit und Datenschutz im DMS

Zwar kann ein DMS, wie bereits erwähnt, dem Unternehmen viel Arbeit im Bereich des Datenschutzes abnehmen. Dennoch geschieht dies nicht ganz von allein. Hacker entwickeln stetig neue Strategien, um sich Zugang zu sensiblen Daten zu verschaffen. Die meisten dürften mit Datenlecks großer Konzerne wie Google, Facebook oder Microsoft vertraut sein. 

Doch es trifft nicht nur große Konzerne. Zwar sind diese generell gesprochen attraktivere Ziele, dass sich im Fall eines erfolgreiches Zugriffs viele sensible Daten abgreifen lassen. Doch auch kleine Unternehmen können durchaus von Interesse sein. Wenn innerhalb des Betriebes das Thema Datenschutz keine besonders große Rolle spielt, haben Hacker vermutlich leichtes Spiel. 

1: Disaster Recovery Plan: Ein Notfallplan für das Worst-Case-Szenario

Aus diesem Grund sollten auch kleinere Betriebe entsprechende Maßnahmen ergreifen, um ihre Daten vor Unbefugten zu schützen. Hierzu zählt beispielsweise auch ein Disaster Recovery Plan, der dazu dient, dass das Tagesgeschäft auch im Fall eines Zwischenfalls weitergeführt werden kann. 
Doch Datenschutz bezieht sich nicht nur auf die Sicherheit der im DMS verwalteten Dokumente gegenüber Dritten. 

Zugangsberechtigungen

Auch innerhalb des Unternehmens muss dafür Sorge getragen werden, dass nur die Anwender, die Zugriff auf bestimmte Dokumente benötigen, um ihrer Arbeit nachgehen zu können, auch diesen Zugriff erhalten. Aus diesem Grund sollten entsprechende Zugriffberechtigungen im DMS regelmäßig überprüft und gegebenenfalls angepasst werden. 

Zudem sollten in regelmäßigen Abständen neue Passwörter vergeben werden. Einige Systeme fordern Nutzer nach Ablauf einer gewissen Frist automatisch dazu auf, ein neues Passwort festzulegen. Es besteht jedoch auch die Möglichkeit, durch den Administrator neue Zugänge vergeben zu lassen. 

2: Regelmäßige Backups der DMS Daten

Das Thema Backups schließt sich nahtlos dem des Datenschutzes an. Das DMS ist der zentrale Speicherort sämtlicher unternehmensrelevanter Dokumente. Oft sind viel Zeit und Ressourcen in die Erstellung, Verarbeitung und Ablage dieser Dokumente geflossen. Zudem werden viele von ihnen benötigt, um ein problemloses Tagesgeschäft zu ermöglichen. 

Backups auf externen Speichermedien ablegen

Aus diesem Grund sollten Daten in jedem Fall extern abgesichert werden, damit diese auch Fall eines Zwischenfalls weiterhin genutzt bzw. wiederhergestellt werden können. Viele Unternehmen setzen hierfür bereits auf die Cloud, da die Daten so im Ernstfall unmittelbar wiederhergestellt werden können. 

Doch auch eine traditionellere Methode, wie beispielsweise die Aufbewahrung eines externen Speichermediums in einem Bankschließfach, welches sämtliche relevanten Dokumente enthält, ist nach wie vor eine Möglichkeit. 

3: Regelmäßige Bereinigung der DMS Daten

Auch, wenn ein DMS viele Prozesse verschlanken und Usern die Arbeit erleichtern kann, sollte dennoch ab und an eine Datenbereinigung durchgeführt werden, da das Thema Datenpflege im Alltag oftmals zweitrangig ist. 

Eine erste, ausführliche Datenbereinigung sollte in jedem Fall vor der Übertragung der Daten aus dem Altsystem durchgeführt werden, um sicherzustellen, dass keine Dubletten oder fehlerhafte Datensätze ins neue DMS übertragen werden. 

Stammdatenpflege im Tagesgeschäft

Doch auch im späteren Tagesgeschäft spielt eine regelmäßige Pflege der Stammdaten eine große Rolle. Denn Daten sind „das Öl des 21. Jahrhunderts“ und können nur in aktueller bzw. korrekter Ausführung einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen. 

4: Performance Optimierung der DMS Software

Generell gesprochen umfasst die Performance Optimierung sämtliche Maßnahmen, die für eine ausreichende Leistung sorgen. Die Leistung des Systems bezieht sich beispielsweise auf die Ladezeiten bestimmter Vorgänge, während eine Vielzahl an Nutzern gleichzeitig auf das System zugreift. 

Ladezeiten reduzieren

Im Idealfall wurde die Leistung des Systems bei maximaler Auslastung bereits im Rahmen des Pilotbetriebs getestet. Wächst das Unternehmen, so nimmt meist auch die Nutzeranzahl zu. Somit wird dann meistens auch eine entsprechende Anpassung der Leistung des Systems notwendig. 

Dennoch können entsprechende Verbesserungen auch an späterer Stelle von Nöten sein. Bei einem Cloud-basierten DMS muss lediglich sichergestellt werden, dass ein schneller, stabiler Netzwerkzugriff gewährleistet ist. Die Verantwortung für die Wartung der Hardware liegt beim Anbieter. Auch über anstehende Updates werden Nutzer in der Regel direkt informiert. 

5: Wartung und Instandhaltung der Hardware

Bei einer On-Premise Lösung hingegen muss intern für die Wartung der Hardware Sorge getragen werden. So müssen Server stets ausreichend gekühlt werden und auch die Speicherkapazität sollte regelmäßig kontrolliert werden. Ist dies nicht gewährleistet, kann schlimmstenfalls der gesamte Betrieb lahmgelegt werden. 

Unternehmen die Wartungs- und Instandhaltungsaufwand nach Möglichkeit reduzieren wollen, sollten sich daher gegebenenfalls für ein gehostetes DMS bzw. sogar für ein Cloud-basiertes System entscheiden. In diesen Fällen bezahlt das Unternehmen lediglich eine externe Partei für die erbrachten Dienstleistungen.

Fazit: Wartung und Instandhaltung gewährleisten die kontinuierliche Nutzung

Es lässt sich also zusammenfassen, dass die Inbetriebnahme keineswegs der letzte Schritt im DMS-Projekt ist. Bei der Inbetriebnahme befindet sich ein DMS lediglich am Anfang seines Lebenszyklus. 

Unternehmen müssen daher in regelmäßigen Abständen Ressourcen in Wartung und Instandhaltung des Systems investieren. Diese Investitionen zahlen sich jedoch langfristig durch den Mehrwert aus, den ein voll funktionsfähiges DMS mit sich bringt. 

Ein modernes, agiles DMS lässt sich auch regelmäßig an neue Anforderungen anpassen und ist so in der Lage, mit dem Unternehmen zu wachsen. Bei regelmäßig durchgeführten Instandhaltungsmaßnahmen kann das Unternehmen so lange von dem DMS profitieren und die Anfangsinvestitionen machen sich bezahlt.