Was Unternehmen beim DMS Pilotbetrieb beachten sollten

Wie alltagstauglich Ihr neues DMS tatsächlich ist, entscheidet sich im Pilotbetrieb. Alles, was Sie in dieser Phase beachten sollten, erfahren Sie hier.

Die Einführung eines neuen DMS sollte nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es handelt sich um eine wichtige Investition in die Zukunft des Unternehmens. Dennoch scheitert eine DMS Einführung oft aus Gründen, die von Anfang an hätten vermieden werden können. Der Pilotbetrieb des DMS ist diesbezüglich ein entscheidender Knackpunkt. 

DMS wird auf die Probe gestellt

Im Pilotbetrieb wird das System zu ersten Mal auf Herz und Nieren geprüft. Je nach Komplexität des Anforderungsprofils, welches das neue DMS erfüllen muss, können zahlreiche Pilotversionen getestet werden, bis eine schließlich allen Anforderungen gerecht wird. 

Da der Pilotbetrieb den vorletzten Schritt vor dem unternehmensweiten Roll-Out des DMS darstellt, wird es an dieser Stelle langsam ernst. Alle Kinderkrankheiten sollten nun behoben werden, damit diese später nicht die Nutzung des Systems im Tagesgeschäft gefährden. 

Inhaltsverzeichnis

• Die Rolle der Key User 
• Hauptbestandteile der DMS Testphase 
• Fazit: Darauf sollten Sie im DMS Pilotbetrieb achten 

Die Rolle der Key User

Mitarbeiter sollten – unabhängig davon, in welcher Phase der Implementierung sich das Unternehmen befindet – immer eine Rolle spielen. Letzten Endes sind sie es, die später mit dem DMS arbeiten werden. Umso wichtiger ist es, bereits von Anfang an den Grundstein für die spätere Mitarbeiterakzeptanz zu legen. Besonders während des Pilotbetriebes ist Input seitens der Belegschaft unabdingbar. 

Im Normalfall werden Key User ernannt, welche unter der Leitung eines DMS bzw. Projektmanagers im Rahmen der Testphase die einzelnen Pilote auf Herz und Nieren prüfen. So soll vermieden werden, dass sich Fehler einschleichen, welche im späteren Echtbetrieb zum Problem werden können. 

Akzeptanz des neuen DMS

Wie bereits erwähnt ist es von enormer Wichtigkeit, dass Anwender das System auch annehmen. Spätestens im Pilotbetrieb sollte daher darauf geachtet werden, ob die Oberfläche selbst intuitiv zu nutzen ist oder ob an anderen Stellen die Nutzerfreundlichkeit noch ausbaufähig ist. Aus diesem Grund sollte stets das aktive Mitarbeitergespräch gesucht werden. 

Hauptbestandteile der DMS Testphase

Ein neues DMS muss den unterschiedlichen Ansprüchen gerecht werden. So ist auch das leistungsstärkste System beispielsweise kaum von Vorteil, wenn es Probleme mit Schnittstellen bzw. mit der Integration in vorhandene Systeme gibt, da unter diesen Umständen das volle Potenzial des DMS niemals ausgeschöpft werden kann. 

Im Folgenden sollen daher einmal die Aspekte eines DMS näher beleuchtet werden, die es in der Testphase zu überprüfen gilt. 

1 - DMS Funktionalitäts-Tests

Ein geeignetes DMS ist in der Lage, alle bestehenden Prozesse des Unternehmens abzubilden. Das System sollte sich an die Geschäftsprozesse anpassen lassen und nicht umgekehrt. Dies soll nicht bedeuten, dass es nicht durchaus sinnvoll ist, im Rahmen der Planungs- und Vorbereitungsphase bestehende Prozesse zu überdenken. 

Ist noch Luft nach oben, sollten Optimierungen durchgeführt werden, bevor es in den Pilotbetrieb geht. Müssen gut funktionierende Prozesse an das System angepasst werden, ist dies nicht nur hochgradig ineffizient, sondern auch meist mit zusätzlichen Kosten verbunden. 

2 - Datenqualitäts-Tests

Im Rahmen von Datenqualitäts-Tests muss, wie der Name bereits suggeriert, sichergestellt werden, dass das DMS korrekt mit eingegebenen Daten umgeht. Hierzu zählt auch, dass die Volltextsuche fehlerfrei funktioniert und alle relevanten Dokumente auf Abruf gefunden und angezeigt werden können.

Besonders, wenn analoge Dokumente beispielsweise mittels OCR ins DMS übertragen werden sollen, muss auch überprüft werden, dass das System alle Zeichen korrekt erkannt. Man bedenke nur den Xerox-Skandal, im Rahmen dessen über Jahre hinweg Inhalte in Dokumenten falsch erkannt wurden. 

Je nachdem, wie umfangreich das Leistungsspektrum des DMS ist, muss auch die Richtigkeit der Datenanalyse überprüft werden. Zieht das System die richtigen Daten aus den richtigen Quellen? Werden Daten auch korrekt ausgewertet und im Anschluss auch übersichtlich abgebildet? All diese Fragen sollten in der Testphase in jedem Fall geklärt werden. 

3 - Integrations- und Schnittstellentests

Wie an früherer Stelle bereits erwähnt kann auch das leistungsstärkste DMS nicht sein volles Potenzial entfalten, wenn nicht die Möglichkeit der Anbindung zu bestehenden Systemen besteht. 

Wenn Schnittstellen bereitstehen, muss an dieser Stelle überprüft werden, ob sie auch lückenlos sind und einen problemlosen Datentransfer gewährleisten. Im Idealfall sollten sich alle bestehenden Systeme zu einem großen Netzwerk zusammenfügen. 

4 - DMS Sicherheitstests

Das Thema Datenschutz ist spätestens seit Inkrafttreten der DSGVO zunehmend in den Fokus gerückt. Unternehmen arbeiten teils mit hochsensiblen Kundendaten, die es zu schützen gibt. Allein im Personalbereich finden sich im DMS zahlreiche personenbezogene Daten. 

Personenbezogene Daten und die DSGVO

Unternehmen, welche mit dieser Art Daten arbeiten, müssen sicherstellen, dass dies im Einklang mit den in der Europäischen Union geltenden Datenschutzrichtlinien geschieht. Anderenfalls können hohe Bußgelder verhängt werden – abgesehen davon, dass Datenschutz-Skandale das Image eines Unternehmens nachhaltig schädigen können. 

Unternehmen oftmals mit dem Thema Datenschutz überfordert

Aus diesem Grund stellen Sicherheitstests einen wichtigen Bestandteil der Testphase dar. Es muss geprüft werden, wie einfach sich Dritte Zugang zu den im DMS verarbeiteten Dokumenten verschaffen können. 

Da sich Unternehmen oftmals mit dem Thema Datenschutz vor eine große Herausforderung gestellt fühlen, ist es ratsam, in diesem Fall einen Datenschutzbeauftragten zu Rate zu ziehen. Dieser ist in der Lage, auch auf technischer Ebene Verbesserungsvorschläge anzubringen. 

Fazit: Darauf sollten Sie im DMS Pilotbetrieb achten

In der Testphase bzw. während des Pilotbetriebes entscheidet sich, ob das ausgewählte System tatsächlich alltagstauglich ist. Es ist daher unabdingbar, es in dieser Phase auf Herz und Nieren zu prüfen. Werden Probleme erst im Nachhinein bekannt, gefährdet dies den Ablauf des Tagesgeschäfts. 

Je früher, desto besser

Zudem ist es meist wesentlich einfacher, in dieser Phase Änderungen vorzunehmen. Grundsätzlich gilt, dass eine ausgiebige Planung und Vorbereitung bereits vielen potenziellen Problemen in der Testphase vorbeugen kann. Dennoch ist eine genaue Planung keine Garantie dafür, dass bereits der erste Pilot auch der richtige ist. 

Auch, wenn nach der dritten Version noch weitere Anpassungen vorgenommen werden müssen, sollten Sie die Geduld bewahren. Änderungen werden am besten dann durchgeführt, wenn man sich ihrer Notwendigkeit bewusst wird.