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Die richtige DMS-Software für Start-Ups

Start-Ups stehen noch ganz am Anfang und benötigen DMS-Software-Lösungen, die Ihre Bedürfnisse optimal abdecken.

In unserer schnelllebigen Zeit gilt für Unternehmen: Innovate or die. Wer sich nicht neu erfindet und zukunftsfähige Strategien entwickelt, läuft Gefahr, langfristig den Anschluss zu verlieren und beispielsweise von einem kleinen, innovativen Start-Up überholt zu werden. 

Dennoch sind Unternehmensgründungen immer auch mit einem äußerst hohen Risiko verbunden. Wie eine geeignete DMS-Software Start-Ups, die noch am Anfang stehen, optimal unterstützen kann, erfahren Sie im Folgenden. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software?

„DMS“ ist ein Akronym und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Wie der Name bereits vermuten lässt handelt es sich hierbei um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Dabei ist moderne DMS-Software weitaus mehr als nur ein digitales Archivsystem. 

ECM und EIM

So ist heutzutage im Zusammenhang mit DMS-Software auch oftmals von ECM-bzw. EIM-Software die Rede. Diese Abkürzungen bezeichnen jeweils das Enterprise Content Management bzw. Enterprise Information Management. 

Das Enterprise Content Management befasst sich im Wesentlichen mit der gezielten Verteilung von Dokumenten, Daten und Informationen auf abteilungsübergreifender Ebene im Unternehmen.

Das Enterprise Information Management geht noch einen Schritt weiter. Ziel des EIM ist die Verbesserung der Geschäftsbereich-übergreifenden Kollaboration. 

Integrierte DMS-Software

Im normalen Sprachgebrauch werden die Begriffe DMS, ECM und EIM jedoch oftmals synonym verwendet. Auch in der Praxis besteht ein fließender Übergang.

Aus diesem Grund gibt es mittlerweile diverse DMS-Software-Systeme mit integrierten ECM- oder EIM-Funktionen. 

Ein Blick auf Start-Ups

Bei einem Start-Up handelt es sich allgemein gesprochen um eine Unternehmensgründung. 

Innovation und Wachstum

Darüber hinaus zeichnet sich diese Gründung jedoch auch durch eine innovative Geschäftsidee sowie ein hohes Wachstumspotenzial aus. 

Beliebte Start-Up-Branchen

Präsent sind Start-Ups in so gut wie jeder Branche. Dennoch gibt es Branchen und Wirtschaftszweige, die im Vergleich zu anderen deutlich mehr Start-Ups hervorbringen. 

Die meisten Start-Ups finden sich im Bereich der Informations- und Kommunikationstechnologie. Diese Unternehmen machen fast ein Drittel (30,2 Prozent) aller deutschen Start-Ups aus. 

Auch Konsumgüter und Gesundheitswesen gefragt

Gefolgt wird diese Branche von Ernährung und Nahrungsmitteln bzw. Konsumgütern im Allgemeinen mit einem Anteil von 10,6 Prozent. Mit 8,5 Prozent belegt Medizin und Gesundheitswesen den dritten Platz der beliebtesten Branchen für Start-Ups.  

Hohes Risiko

Da sich Start-Up-Unternehmen zunächst noch auf dem Markt etablieren müssen, ist mit der Investition in ein solches Unternehmen auch ein entsprechend hohes Risiko verbunden.

Start-Ups haben oftmals entweder mit jungen, kleinen oder noch nicht existenten Märkten zu tun und müssen zunächst ein funktionierendes wie auch skalierbares Geschäftsmodell finden. 

Finanzierung von Start-ups

Aus diesem Grund wird die Finanzierung zumeist nicht über klassische Banken abgewickelt. Stattdessen sind oftmals Förderbanken, Crowdfunding oder Wagniskapital (Venture Capital) im Spiel. 

Kriterien an eine DMS-Software

Es wird also deutlich, dass es sich bei Start-ups um eine besondere Form von Unternehmen handelt. Entsprechend speziell sind auch die Anforderungen, die Start-Ups an eine geeignete DMS-Software haben. 

4 wesentliche Kriterien

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal mit 4 fundamentalen Eigenschaften auseinandersetzen, über die eine DMS-Software für Start-Ups auf jeden Fall verfügen sollte. 

1. Unkomplizierte DMS-Einführung

Start-Ups beschäftigen zumeist eine vergleichsweise geringe Anzahl an Mitarbeitern. Entsprechend begrenzt sind auch die Kapazitäten, die im rahmen einer DMS-Implementierung zur Verfügung stehen. 

Aus diesem Grund sollte die Einführung der neuen DMS-Software möglichst schnell und unkompliziert ablaufen. 

Die Cloud als unkomplizierter…

Viele Jungunternehmer greifen daher zunehmend auf eine DMS-Software aus der Cloud zurück. Cloud-basierte DMS-Software lässt sich bei Bedarf buchen und steht oftmals noch am selben Tag zur Verfügung.

Auch die Übertragung wichtiger Dokumente lässt sich zumeist über Drag&Drop Funktionen schnell abwickeln.

… und kostengünstiger Einstieg

Des weiteren ist die Cloud aufgrund der geringen Anschaffungskosten für viele Start-ups attraktiv. So fallen ausschließlich die monatlichen Nutzungsgebühren an, sofern bereits eine schnelle, stabile Netzwerkverbindung gegeben ist. 

Die Anschaffung einer lokalen DMS-Software geht in der Regel mit einer höheren Anfangsinvestition und somit auch mit einem entsprechenden Risiko einher, da finanzielle Mittel gebunden werden.

Da die Liquidität in Start-Ups besonders zu Beginn meist recht eingeschränkt ist, sollte diese Entscheidung wohl durchdacht sein. 

Auch andere Lizenzmodelle berücksichtigen

Grundsätzlich bedeutet dies jedoch nicht, dass alle anderen Nutzungs- und Lizenzmodelle für Start-Ups ungeeignet sind und kategorisch ausgeschlossen werden sollten.

Die Wahl der richtigen Plattform sollte daher immer unter Berücksichtigung interner Strukturen und Gegebenheiten getroffen werden. 

2. Nutzerfreundlichkeit

Ein weiteres, wichtiges Kriterium ist die Nutzerfreundlichkeit der DMS-Software. Besonders branchenferne Start-Ups verfügen oftmals nicht über extensive IT-Expertise oder gar eine eigene IT-Abteilung. 

Aus diesem Grund sollte die DMS-Software möglichst intuitiv nutzbar sein. So werden auch Kosten für ausgiebige Mitarbeiterschulungen eingespart, da diese sich gegebenenfalls schnell intern Eigenregie abwickeln lassen. 

Anforderungen müssen erfüllt sein

Dennoch sollte Usability nicht um jeden Preis die höchste Priorität zugesprochen werden. Letztlich muss auch gewährleistet werden, dass alle relevanten Funktionen und Features enthalten sind.

Nur eine DMS-Software, die optimal auf die individuellen, branchenspezifischen Anforderungen des Start-Ups angepasst ist, kann den größtmöglichen Mehrwert in das Unternehmen tragen. 

3. Extensiver Support

Ein entsprechender Support geht Hand in Hand mit der Nutzerfreundlichkeit der DMS-Software. Start-Ups ohne eigene IT-Abteilung sind zumeist nicht in der Lage, komplexe technische Probleme selbst zu beheben. 

Folgeschwere Ausfälle vermeiden 

Werden keine externen Ressourcen in Anspruch genommen, bedeutet dies im Ernstfall, dass die DMS-Software nicht nutzbar ist und der normale Betrieb nur eingeschränkt möglich ist oder gänzlich still steht.

Aus diesem Grund sollten Start-Ups in jedem Fall sicherstellen, dass ein entsprechender Support durch den Anbieter oder ggf. einen externen Dienstleister gewährleistet ist. 

Der Stellenwert von SLAs

Bei Cloud-basierten DMS-Software-Systemen sind Wartung und Instandhaltung des Systems zumeist durch den monatlichen Festpreis abgedeckt.

Bei lokaler DMS-Software sollte besonderer Wert auf ein Service Level Agreement (SLA) gelegt werden, welches alle Anforderungen des Start-Ups abdeckt. 

4. Skalierbarkeit 

Zu guter Letzt ist auch die Skalierbarkeit der DMS-Software ein fundamentales Kriterium einer DMS-Software für Start-Ups. 

Was ist skalierbare Software?

Die Skalierbarkeit einer Software beschreibt ihre Fähigkeit, sich den sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf ihre Leistung anzupassen. Dabei spielen zwei Faktoren eine Rolle: 

  • Nutzeranzahl 
  • Speicherkapazität

Skalierbare DMS-Software unterstützt Start-Ups optimal und in allen Belangen beim Wachstum. Begrenzt-skalierbare DMS-Software-Systeme stoßen früher oder später an ihre Grenzen.

In diesen Fällen bedarf es dann oftmals eines vergleichsweise großen Mehraufwandes, um zusätzliche Kapazitäten einzurichten. 

Skalierbarkeit der Cloud

Grundsätzlich ist Cloud-basierte DMS-Software bedingt durch ihre Infrastruktur theoretisch unbegrenzt skalierbar. Zusätzliche Kapazitäten lassen sich zumeist unkompliziert durch einen entsprechenden Aufpreis dazubuchen. 

Fazit: Das richtige DMS für Start-Ups

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass letztlich Unternehmen jeder Größe individuelle Anforderungen an eine geeignete DMS-Software haben.

Auch Start-ups haben besondere Anforderungen an eine geeignete Unternehmenssoftware, da sie sich zunächst auf dem Markt etablieren müssen, während sie gleichzeitig über einen in der Regel recht eingeschränkten finanziellen Spielraum verfügen. 

DMS: Die 4 wichtigsten Kriterien für Start-Ups

Aus diesem Grund sollte bei der Wahl der richtigen DMS-Software für Start-Ups besonderer Wert auf 

  • Eine unkomplizierte Implementierung
  • Eine hohe Nutzerfreundlichkeit 
  • Extensiven Support 
  • Eine hohe Skalierbarkeit 

Gelegt werden. Viele Start-Ups greifen daher auf eine DMS-Software aus der Cloud zurück, da diese für sie aufgrund der flexiblen Nutzung ein geringeres Risiko darstellt. 

Anforderungen variieren

Das bedeutet jedoch nicht, dass nicht auch eine lokale DMS-Software die Anforderungen eines Start-Ups erfüllen kann. Start-Ups sollten sich daher ihrer individuellen Rahmenbedingungen bewusst sich, bevor sie sich für eine DMS-Software entscheiden. 

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