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DMS-Software und der Stellenwert von OCR

Lesen Sie hier, welche zentrale Rolle Optical Character Recognition in moderner DMS-Software einnimmt.

Mit einer DMS-Software lassen sich viele Prozesse rund um das Dokumentenmanagement im Unternehmen deutlich effizienter und schneller gestalten. Insbesondere die sogenannte OCR-Technologie stellt einen entscheidenden Schritt in der Prozessoptimierung dar. 

Wie genau diese Anwendung funktioniert, was Sie leistet und wie auch Ihr Unternehmen davon profitieren kann, wollen wir an dieser Stelle einmal genauer aufgreifen.

Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer DMS-Software, um besser verstehen zu können, wo genau OCR letztlich seine Anwendung finden. 

Inhaltsverzeichnis

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement. Hierbei geht es um die zentrale Verwaltung aller, in einem Unternehmen umherlaufenden Dokumente und deren korrekte Archivierung.

Während es in der Vergangenheit dabei primär um die Verwaltung physischer Dokumente und deren Ablage in Archiven ging, wurde mit dem Auftreten digitaler Dokumente ein digitales Dokumentenmanagement mehr und mehr von Nöten. 

Analoge Dokumente digitalisieren

Zunächst wurden die wenigen digitalen Dokumente ausgedruckt und den analogen Archiven zugeführt.

Dieser Tage sind jedoch die analogen Dokumente in der Unterzahl, was dazu führt, dass diese dem digitalen DMS zugeführt werden müssen und nicht umgekehrt. Daher müssen also die analogen Dokumente digitalisiert werden. 

OCR-Technologie zur Texterkennung

Hierzu werden die eingehenden analogen Dokumente eingescannt und vom System hinsichtlich ihres Inhaltes erkannt. Hier greift die OCR-Technologie, doch dazu an späterer Stelle mehr. Werfen wir zunächst einen Blick auf die Funktionsweise der DMS-Softwarelösungen.

Diese führen sämtliche Dokumente eines Unternehmens auf einer zentralen Datenbank zusammen und speichern diese in einer strukturierten Ordnerstruktur ab. 

Alle Daten an einem zentralen Ort

Somit haben alle Akteure im Unternehmen Zugriff auf dieselben Daten, was per se zu schnelleren und vor allem sicheren Prozessen führt.

Es gibt fortan immer nur eine einzige valide Version eines Dokumentes was Fehlern vorbeugt. Zudem versieht das System alle Dokumente mit konsistenten Metadaten. Somit wird die Suche nach einem bestimmten Dokument deutlich vereinfacht. 

DMS-Software-Systeme leisten darüber hinaus jedoch noch viel mehr. Zum einen helfen Sie dabei geltende Gesetze und Vorgaben in Bezug auf bestimmte Dokumente umzusetzen, zum anderen lassen sich viele Prozesse mit dem System automatisieren. 

Wie ist eine DMS-Software technisch aufgebaut?

Aufgebaut ist eine DMS-Software zumeist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich in modernen DMS-Software-Anwendungen oftmals folgende Module an: 

  • Workflow-Funktion
  • Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
  • Suchfunktionen
  • Dokumentenbearbeitung
  • Wissensportal
  • Bewerbungsportal

Welche Funktionen ein Unternehmen in seiner DMS-Software benötigt hängt stark von den eigenen Zielen ab, die man damit verfolgt.

Doch nicht nur hinsichtlich des Funktionsumfangs unterscheiden sich die Lösungen am DMS-Markt voneinander. Auch in Bezug auf das jeweilige Lizenzmodell ergeben sich Unterschiede. 

Welches Lizenzmodell ist das richtige für mein Unternehmen?

Im Normalfall erwirbt ein Unternehmen eine entsprechende Software beim Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. In diesem Fall spricht man auch von der sogenannten On-Premises- oder auch lokalen Variante.

Da für diese eine breite IT-Infrastruktur und ausreichend Serverkapazitäten vorhaben sein müssen, schrecken viele Unternehmen lange vor einer entsprechenden Implementierung zurück. 

SaaS also weitere Option

Doch mit dem Aufkommen des Cloud-Computings wurde auch an dieser Stelle Abhilfe geschaffen. Unternehmen können die Software fortan auch über einen Internetzugang online nutzen.

Die Daten und die Software werden auf den Servern des Cloud-Anbieters gespeichert, sodass auch Unternehmen ohne entsprechende Kapazitäten eine DMS-Software nutzen können. In diesem Fall wird auch oft vom Software-as-a-Service-Modell (SaaS) gesprochen. 

Individuelle Entscheidung

Für welches Modell man sich letztlich entscheidet hängt wiederum von den eigenen Begebenheiten im Unternehmen ab. Werfen wir nun einen Blick auf die OCR-Funktion innerhalb einer DMS-Software. 

Was ist OCR? – Eine Definition

OCR ist die Abkürzung für Optical Character Recognition, was zu Deutsch etwa mit optischer Text- bzw. Zeichenerkennung zu übersetzen ist. Innerhalb von DMS-Anwendungen findet diese Technologie Ihren Einsatz beim Scannen von analogen Dokumenten. 

Mehr als nur ein Scan

Ein normaler Scanner erstellt aus einem analogen Dokument ein digitales Abbild. Dieses ist letztlich wie ein Foto.

Der Text in dieser Abbildung kann nicht bearbeitet oder kopiert werden etc. Demzufolge kann das System auch nicht ohne manuelle Eingabe von Metadaten bestimmen, wo genau dieser Scann einzuordnen ist. 

Texterkennung zur Bearbeitung von Dokumenten

Mittels OCR wird der Inhalt des Textes jedoch automatisch erkannt und kann fortan wie jedes andere Dokument auch behandelt werden.

Dazu nutzen OCR-Systeme viele verschiedene Textzeichen-Daten und vergleichen diese mit dem gescannten Dokument und können so das Dokument neu zusammensetzen. Folglich wird es möglich den Text weiterzuverarbeiten. 

Technischer Ablauf der Texterkennung

Dazu greifen viele verschiedene Verfahren, die meist dreistufig ablaufen. Zunächst wird die Bilddatei in relevante Bereiche (Textblöcke, Überschriften etc.) und irrelevante Bereiche (Abbildungen, Weißflächen etc.) aufgeteilt.

Dann folgt in der Regel die Mustererkennung, bei der Pixel bereinigt und Pixelmuster mit der Datenbank abgeglichen werden. 

Fehlerkorrektur auf Wortebenen

Hier kann es dann auch schon zur Fehlerkorrektur auf Wortebene kommen. Das System gleicht automatisch mit Rechtschreibdatenbanken das vorliegende Textfeld ab und bietet Korrekturmaßnahmen an.

Einige System verfügen darüber hinaus auch noch über Tools zur manuellen Fehlerüberarbeitung, etwa dann, wenn das System sich nicht zu 100% sicher ist. 

Ausgabe in verschiedenen Formaten

Nach all dieses Schritten codiert das System die Daten in das gewünschte Ausgabeformat, etwa eine PDF oder ein Word-Dokument. 

Wo finden OCR-Technologien konkret Anwendung?

Im Kontext von DMS-Software findet die OCR-Technologie primär ihre Anwendung in der Erkennung von Inhalten gescannter Dokumente zum Versehen dieser mit entsprechenden Metadaten. So werden diese schnell auffindbar und lassen sich am korrekten Speicherort ablegen.

Doch auch eingehende digitale Dokumente lassen sich mittels Texterkennung auf die gleiche Weise durch das System erkennen und entsprechend einordnen. 

Volltextsuche mittels OCR

Darüber hinaus findet die Technologie jedoch noch viele weitere Anwendungsbereiche. So lässt sich beispielsweise eine Volltextsuche realisieren. Ist ein Anwender nicht sicher, wie ein Dokument heißt kann er auch gezielt nach Inhalten des Dokumentes suchen. 

Viele weitere Anwendungsbereiche

Doch auch zur Erkennung von Gegenständen, wie etwa Kfz-Kennzeichen kann die Technologie hilfreich sein.

Ebenso lassen sich Layouts erkennen, etwa Tabellen, Bilderanordnungen oder Textlayouts. Mit der Texterkennung kann jedoch auch eine Sprachausgabe verbunden werden.

Auf diese Weise können Texte einfach vorgelesen werden, was beispielweise für Blinde oder Sehschwache Menschen ein entscheidender Vorteil sein kann. 

Fazit: Mit Texterkennung Prozesse optimieren

Letztlich hilft die OCR-Technologie dabei das eigene Dokumentenmanagement deutlich effizienter zu gestalten. Eingehende Dokumente können automatisch vom System erkannt und mit entsprechenden Metadaten versehen werden. Doch lässt sich auch eine Volltextsuche mit dieser Technologie umsetzen. 

Im Kern hilft die Technologie dabei die letzten analogen Dokumente, die in einem Unternehmen heute noch eingehen, dem digitalen Dokumentenmanagement zuzuführen. Manuelle Eingaben werden vermieden, was letztlich viel Zeit und Geld einspart.

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