Dokumentenmanagement in der neuen Arbeitswelt

Umgang mit Dokumenten in der neuen Arbeitswelt – Veränderung durch oder mit der Pandemie.

In Zeiten von Globalisierung und Digitalisierung stehen Flexibilität und digitale Zusammenarbeit im Fokus der Arbeit. Die große Herausforderung für Unternehmen, den Mitarbeitern Heimarbeitsplätze oder hybride Modelle anzubieten, wurde durch die Pandemie sprunghaft intensiviert.

Es ging vor allem darum, die digitale Zusammenarbeit zu fördern, dezentrales arbeiten zu ermöglichen und trotzdem die Informationsflüsse zu gewährleisten und entscheidungsfähig zu bleiben. Besonders im Homeoffice ist es wichtig, alle Tätigkeiten, die für den täglichen Arbeitsablauf notwendig sind, erfüllen zu können und durch effektive online Kooperationen Zeit und Ressourcen zu schonen.

Gründe für ortsunabhängiges Arbeiten 

Auch wenn in den letzten Monaten die Pandemie der Treiber dieser Anforderungen war, so können die Gründe für ortsunabhängiges Arbeiten jedoch weitaus vielfältiger sein: bei dem einen geht es um mehr Flexibilität, bei dem nächsten um die Fahrzeit zum Arbeitsplatz. Immer mehr Menschen machen Gebrauch von dem Angebot, digitale Lösungen im beruflichen Alltag nutzen zu können.

Viele provisorisch eingeleiteten Digitalisierungsmaßnahmen haben sich in vielen Unternehmen mehr als bewährt und sind nun fester Bestandteil des Arbeitsalltags, auch wenn die Büroorganisation wieder auf die Zeiten vor der Pandemie umgestellt wird. In den wenigsten Unternehmen gibt es einen Weg zurück zu alten „Normalität“. Videokonferenzen und Tools für die digitale Zusammenarbeit werden beibehalten oder sogar noch weiter ausgebaut.

Voraussetzungen für neue Arbeitsmodelle

Wichtig ist dabei, die Spielregeln vorzugeben, also die Bedingungen, unter denen die Mitarbeiter:innen die Möglichkeiten haben, die Digitalisierung in ihrem Berufsleben und somit auch im Privatleben umzusetzen. Sei es mit der Einrichtung eines Arbeitsplatzes im Homeoffice oder der Bereitstellung der entsprechenden Hard- und Software. Eine zentrale Rolle fällt auch hierbei die Nutzung des firmeninternen Netzwerks zu und hiermit der Sicherung von Firmendaten.

Hierzu gehört auch, dass der Zugriff auf alle Dokumente garantiert ist und die identischen Voraussetzungen wie am Arbeitsplatz vorhanden sind. Hier hilft z.B. ein Dokumenten-Managementsystem, verschiedene Aufgabenstellungen im Unternehmen effizient zu lösen und alle Dokumente zentral und digital zu archivieren, zu verwalten und zu steuern. Das System ist von jedem Ort der Welt erreichbar, so dass flexibles und unabhängiges Arbeiten garantiert wird.

Stellenwert des DMS

Aber was genau versteht man unter einem DMS? Es dient dazu, die richtigen Dokumente zur richtigen Zeit und am richtigen Ort zur Verfügung zu haben. Das Ziel des DMS ist es, alle Dokumente digital und zentral nach genau definierten Kriterien abzulegen, sodass sie jederzeit auffindbar und von jedem Ort abrufbar sind. Über ein integriertes Berechtigungskonzept ist sichergestellt, dass jede Person nur auf für sie bestimmte Dokumente und Funktionen zugreifen kann.

Datenschutz im DMS

Die Zugriffskontrolle bezieht sich jedoch nicht nur auf die interne Rechtevergabe, wo jedem DMS-Nutzer individuelle Schreib- und Leserechte verliehen werden. Sondern sie bezieht sich ebenfalls auf die Abwehr externer Datenzugriffe. Externe Zugriffsversuche verfolgen i.d.R. nur die Ziele der Zerstörung, Manipulation oder des Diebstahls von Daten und Informationen. Entsprechende IT-Sicherheitsmaßnahmen zu schaffen, gewinnt dadurch immer weiter an Bedeutung.

Wenn es Ihnen um einen effizienten, nachhaltigen, sicheren und zukunftsweisenden Umgang mit Ihren Dokumenten geht, dann sind Sie hier genau richtig.