DSGVO-konform mit Zugangsrechten im DMS

Zugangs- und Vergaberechte im DMS erfüllen eine wichtige Aufgabe. Hier erfahren Sie mehr Datenschutz im DMS.

Alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank, für alle Mitarbeiter zugänglich und direkt im System bearbeitbar. Transparenz, Schnelligkeit und Effizient hoch, Fehlerquote, Dubletten und Datenverluste runter.  

Der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems verspricht viele Vorteile, doch wo bleibt der Datenschutz, wo die Sicherheit, wo die Compliance mag sich der ein oder andere an dieser Stelle wohlmöglich fragen, doch keine Angst, sie sind da und versprechen dem Anwender ein sauberes und vor allem sicheres Arbeiten.

Denn nicht jeder Mitarbeiter sollte Zugriff auf alle Dokumente, die in einem Unternehmen umherlaufen haben, und manchmal soll ein Dokument zwar gelesen, aber nicht verändert werden können. Auf diese Herausforderungen antworten DMS-Lösungen mit entsprechenden Zugangsrechten für bestimmte Dokumente. 

Wir wollen in diesem Artikel einmal einen etwas genaueren Blick auf eben jene Vergaberechte wagen und Beispiele aus der Praxis finden, bei denen es auf die Vergaberechte ankommt. 

Doch zunächst einmal widmen wir uns der Frage, wie ein Dokumentenmanagementsystem eigentlich genau funktioniert, um letztlich besser verstehen zu können, warum derartige Zugangsrechte überhaupt von Bedeutung sind. 

Inhaltsverzeichnis

• Wie funktioniert ein DMS?
• Bewerbermanagement früher und heute
• Automatisierungen im DMS
• Verschiedene Zugangsrechte im DMS
• Fazit: Vorbereitung ist die halbe Miete

Wie funktioniert ein DMS? 

Dokumentenmanagementsystem oder kurz DMS sind Softwarelösungen, die alle im Unternehmen umherlaufenden Dokumente und Dateien auf einer zentralen Datenbank speichern. Fortan stehen diese für alle Bereiche in einem Unternehmen zur Verfügung und können von diesen verwendet werden. 

DMS als zentrale Datenbank 

Dies hat den entscheidenden Vorteil, dass alle mit denselben validen Daten und der stets aktuellsten Version eines Dokumentes arbeiten. Denn bearbeitet ein Mitarbeiter ein Dokument im DMS, so wird eine entsprechende Version erstellt und die Änderungen lassen sich von allen anderen Akteuren nachverfolgen. 

Bewerbermanagement früher und heute 

So wird zum einen die interne Kommunikation an vielen Stellen deutlich verbessert, zum andern werden viele verschiedene Prozessschritte automatisiert oder gar eliminiert, was in Summer für schneller Abläufe im Unternehmen sorgt. 

Ein Beispiel: Eine Bewerbung für eine zuvor ausgeschriebene Stelle geht in das Unternehmen ein. Nun muss die Zentrale herausfinden, welcher Personalreferent für die Bewerbung zuständig ist und diese an ihn weiterleiten. Dieser erhält die Bewerbung und muss dann wohlmöglich noch weitere Kollegen in die Entscheidung mit einbeziehen und kopiert alle Unterlagen erneut für seine Kollegen. Diese prüfen dann ebenfalls die entsprechende Bewerbung und senden dem Kollegen dann ihr Feedback zu. 

Umständlich, langwierig, unnötig 

Erst wenn alle dieses gegeben haben, kann der zuständige Mitarbeiter die Entscheidung fällen, ob der jeweilige Bewerber eingeladen wird, oder diesem eine Absage zugeschickt werden soll. 

Angenommen dieser soll eingeladen werden, muss erneut die Anfrage an die Kollegen gestellt werden, wann diese Zeit für ein entsprechende Bewerbungsgespräch haben und so weiter. Derselbe Prozess verläuft mit einem DMS deutlich schlanker und schneller. 

DMS verschlankt Prozesse 

Bereits beim Eingang der Bewerbung kann eine automatische Eingangsbestätigung an den jeweiligen Bewerber durch das System gesendet werden. Die Bewerbung wird, wenn in analoger Form eingegangen, durch die Zentrale einfach gescannt. 

Der Scanner, bzw. das DMS erkennt den Scan als Bewerbung und leitet diese direkt und automatisch an die entsprechenden Stellen via Mail weiter. Nun können alle Entscheider ihr Voting für eine jeweilige Bewerbung abgeben. 

Automatisierungen im DMS 

Steht eine Entscheidung an einer Stelle noch aus, kann eine automatische Erinnerung eingerichtet werden. Steht die Entscheidung für eine Einladung, wird vom System ein freier Termin gesucht. Dazu synchronisiert das System einfach alle Kalender der Entscheider und findet den nächstmöglichen passenden Termin. 

Dieser kann dann noch über eine weitere Bestätigungsrunde verifiziert werden ehe dann eine automatische Einladung an den jeweiligen Bewerber versandt wird. Zudem trägt das System den Termin in die Kalender der einzelnen Entscheider ein. Das System erinnert weiterhin an die fristgerechte Lösung der Bewerbung und kann diese auch direkt vornehmen. 

Automatisierungen machen den Unterschied 

Es sind diese Automatisierungen, die ein DMS für ein Unternehmen so wertvoll machen. Papier wird eingespart, rechtliche Vorgaben eingehalten und Workflows entstehen. Die Funktionsweise eines DMS bedingt die zentrale Speicherung aller Daten auf einer gemeinsamen Datenbank. 
Nun laufen in einem Unternehmen mitunter viele sensible Daten umher, die eben nicht von jedem Mitarbeiter eingesehen werden dürfen oder sollen. 

Verschiedene Zugangsrechte im DMS 

Dafür gibt es im DMS verschiedene Rechte, die durch einen Admin vergeben werden können. So unterschiedet man im Wesentlichen zwischen einem lesenden Zugriff und einem Schreibzugriff. Es gibt User im Unternehmen, die beispielsweise ausschließlich einen Lesezugriff benötigen. 
Diese können dann auch über entsprechende Clients angemeldet werden und kosten in der Regel weniger, als vollberechtigte User.

Doch sollen diese nur einen Teil der Dokumente bearbeiten können, so lassen sich User auch zu Teams zusammenfassen. Dann erhält das Team entsprechend ihrer Rechte entsprechende Rechte zur Einsicht und Bearbeitung bestimmter Dokumente und können für andere Dokumente ausgeschlossen werden. 

Nicht jeder soll jede Datei lesen können 

Gerade bei Personalakten beispielsweise oder eben bei Bewerbung ist meist nur das Management und die Personalabteilung lese- und schreibberechtigt, schon von Gesetztes wegen her. So kann ein User Mitglied verschiedener Teams sein, die allesamt über verschiedene Rechte verfügen.

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass nur die User einen Zugang zu den jeweiligen Dokumenten erhalten, die diesen auch wirklich benötigen. 
Zudem ist es möglich, dass User mit Leserechten zwar das Dokument nicht verändern können, jedoch Anmerkungen zu diesem im System machen können. So können sie den Verfasser auf Fehler oder mögliche Änderungen hinweisen. Bei Angeboten kommt dies beispielsweise zum Tragen. 

Wird ein Dokument durch einen Anwender mit Schreibrechten verändert, so wird das Dokument dann vom System mit entsprechenden Daten zur Änderung versehen. Wer hat das Dokument wann und an welcher Stelle geändert?

Auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass keine Änderung mehr unbemerkt bleibt und jeder zu jedem Zeitpunkt über den gleichen Kenntnisstand verfügt. Letztlich sorgt ein DMS mit seinen vielen verschiedenen Möglichkeiten zur Rechtevergabe dafür, dass jeder User genau den Zugriff bekommt den er wirklich braucht und sensible Dateien gut geschützt sind. 

Fazit: Vorbereitung ist die halbe Miete

Will man in seinem Unternehmen ein komplett neues DMS etablieren, gilt es zunächst einmal herauszufinden, wie viele User einen vollen Zugriff auf das System benötigen. So lassen sich oftmals Kosten einsparen. Dann muss überlegt werden, welche User welche Rechte innerhalb des Systems für welche Dokumente benötigen. 

So entsteht ein Organigramm des gesamten Unternehmens, welches Aufschluss darüber gibt, wie die einzelnen Stellen miteinander verbunden sind. Ein DMS automatisiert an vielen Stellen diverse Prozesse und verbindet diese logisch miteinander. Daher ist diese Aufgabe in zweierlei Hinsicht wichtig. 

Ein Anbieter von Cloud DMS kann bei der Implementierung auf diese Vorarbeit zurückgreifen und die entsprechenden Rechte direkt einrichten, gleichsam kann er die verschiedensten Prozesse miteinander verbinden.