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Dokumentenmanagement mit SharePoint

Erfahren Sie mehr über die Dokumentenmanagement-Funktionen von Microsoft SharePoint.

SharePoint ist eine überaus beliebte Webanwendung aus dem Hause Microsoft. Neben zahlreichen Kollaborations- und Geschäftsanwendungen eignet sich die Lösung jedoch auch für zahlreiche Tätigkeiten aus dem Bereich der Dokumentenverwaltung. Aus diesem Grund wollen wir uns an dieser Stelle einmal näher mit Microsoft SharePoint befassen und insbesondere einen Blick auf dessen Dokumentenmanagement-Funktionen werfen.

Inhaltsverzeichnis 

DMS Definition: Was ist eine DMS-Software? 

Die Abkürzung „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Softwarelösung zur Verwaltung digitaler Dokumente. Dokumentenmanagementsysteme verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz. So lassen sich Geschäftsdokumente aller Art mittels einer geeigneten DMS-Lösung verwalten; auch jene, die zunächst in analoger Form vorlagen. Dazu zählen beispielsweise:

  • Dokumente aus Textverarbeitung
  • Dokumente aus Tabellenkalkulation
  • Grafiken
  • Bilder
  • Audio-Aufnahmen
  • Video-Aufnahmen
  • CAD-Dateien,
  • Formulare, beispielsweise aus EDI
  • COLD (Computer Output on Laser Disk)

Die Digitalisierung analoger Dokumente erfolgt zumeist mittels OCR, wobei beim Scanvorgang nicht nur ein bloßes Abbild des Dokumentes entsteht.

DMS-Funktionen 

Stattdessen wird dessen Inhalt erfasst, sodass sich alle wichtigen DMS-Funktionen auch auf nachträglich-digitalisierte Dokumente anwenden lassen. Zu den wichtigsten Funktionen einer DMS-Software zählen beispielsweise die Ordnerstruktur, eine revisionssichere Ablage, das Vertragsmanagement, eine Versionierung der Dokumente, Wiedervorlagen, Suchfunktionen und digitale Signaturen.

SharePoint: Ein Überblick 

SharePoint ist eine beliebte Webanwendung des IT-Giganten Microsoft. Sie wurde erstmals im Jahr 2001 veröffentlicht und seitdem regelmäßig aktualisiert. Die Lösung fällt in die Kategorie der Content-Management-Systeme (CMS) und ist als Closed-Source-Anwendung erhältlich.

Anwendungsbereiche von SharePoint 

Im Wesentlichen deckt SharePoint die folgenden Anwendungsbereiche ab:

  • Zusammenarbeit und Kollaboration; beispielsweise die Projektverwaltung oder die Koordination von Aufgaben im Rahmen von Projekten,
  • Intranetportale,
  • Soziale Netzwerke; beispielsweise in Form persönlicher Websites, Blogs, Diskussionsgruppen oder Team-Websites,
  • Geschäftsanwendungen,
  • Content-Management; wobei hier vor allem Dokumentenmanagement-Funktionen, Metadaten sowie Suchfunktionen zum Einsatz kommen.

SharePoint Online 

Zurzeit ist SharePoint in zwei unterschiedlichen Editionen erhältlich: SharePoint Online und SharePoint Server. SharePoint Online ist zumeist in Microsoft 365-Abonemments enthalten, welche auch Word, Excel, Microsoft Teams und Co. umfassen. Es gibt jedoch auch die Möglichkeit, SharePoint Online separat ohne das gesamte Microsoft 365-Paket zu erwerben. Diese Lösung wird über die Cloud bereitgestellt. Somit bedarf es keines eigenen Servers.

SharePoint Server

SharePoint Server ist die On-Premises-Lösung von SharePoint. Sie eignet sich insbesondere für Unternehmen, die die Anwendung individuell auf ihre eigenen Anforderungen zuschneiden wollen.  Unternehmen haben bei SharePoint Server die Möglichkeit, zwischen Foundation, Standard und Enterprise zu wählen. Foundation ist kostenlos erhältlich, jedoch in der Version 2013 (vgl. docs.microsoft.com, 21.03.2018).

An dieser Stelle sollte festgehalten werden, dass keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität dieser Informationen erhoben wird.

Die wichtigsten SharePoint-Funktionen und -Eigenschaften

Microsoft selbst nennt sechs grundlegende Funktionsbereiche von SharePoint: Sites, Communities, Composites, Search, Insights und Content.

SharePoint Sites und Communities

Sites bietet Nutzern Zugriff auf alle SharePoint-Funktionen über individuell anpassbare Websites. Über Communities lassen sich persönliche Websites einrichten. Auch besteht die Möglichkeit, soziale Medien einzurichten und zu nutzen. Dazu zählen beispielsweise Diskussionsforen, Wikis oder Teamkalender.

SharePoint Composites 

Über Composites lassen sich SharePoint-Komponenten auf Websites frei zusammenstellen. Zudem lassen sich Office- oder auch externe Anwendungen an dieser Stelle nahtlos einbinden und visualisieren. Auch bestehen Gestaltungsmöglichkeiten, beispielsweise mittels SharePoint Designer, welche ebenfalls diesem Funktionsbereich zuzuschreiben sind.

SharePoint Search und Insights 

Search erlaubt die Suche von Informationen innerhalb und außerhalb des SharePoints. Diese Suche lässt sich zudem individuell oder auch unternehmensweit gestalten. Insights ermöglicht die Aggregation von Unternehmensdaten aus unterschiedlichen Quellen. Diese können dann grafisch aufbereitet und anschließend zur Nutzung freigegeben werden. Auf SharePoint Content soll nun einmal ein detaillierter Blick geworfen werden.

SharePoint Content: Dokumentenmanagement mit SharePoint 

Über SharePoint Content erhalten Nutzer zahlreiche Funktionen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements. Hier lassen sich nicht nur Dokumente in traditioneller Form, sondern auch Inhalte aus Social Media-Netzwerken versionieren. Auch lassen sich an dieser Stelle bestimmte Regeln zur Aufbewahrung und Steuerung dieser Inhalte erstellen.

SharePoint als DMS 

Wie auch in einem herkömmlichen DMS lassen sich auch in SharePoint Content Dokumente mit Metadaten anreichern. Innerhalb von SharePoint lassen sich Dokumente ein- und auschecken. Zudem haben Unternehmen die Möglichkeit, Freigabeprozesse zu definieren; wie auch in einem herkömmlichen Dokumentenmanagementsystem.

SharePoint Offline-Zugriff

Beim Auschecken eines Dokumentes haben Nutzer die Möglichkeit, es in ihrem persönlichen Entwurfsordner auf der lokalen Festplatte zu speichern. So lässt sich das Dokument auch ohne Internetverbindung bearbeiten.

SharePoint Dokumentenvorlagen 

Eine Klassifizierung von Dokumenten kann über zentral verwaltete Inhaltstypen erfolgen. Jeder Inhaltstyp lässt sich dabei auch mit einer Vorlage verbinden. Bei der Erstellung eines neuen Dokumenten bietet die Lösung zudem automatisiert die verfügbaren Vorlagen an.

Eignet sich SharePoint als vollumfängliche DMS-Software? 

Microsoft SharePoint verfügt im Content-Bereich über zahlreiche Funktionen aus dem Bereich des Dokumentenmanagements, sodass sich die Anwendung grundsätzlich auch als DMS nutzen lässt. Dennoch lässt sich keine pauschale Empfehlung aussprechen, da jedes Unternehmen über andere Anforderungen an eine geeignete DMS-Software verfügt.

Fazit: Gezieltes Content-Management mit SharePoint

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass SharePoint seinen Nutzern zahlreiche Möglichkeiten bietet.

SharePoint Cloud und On-Premises

Für den privaten Bedarf oder für Anwender, die eine Cloud-basierte Lösung bevorzugen, eignet sich SharePoint Online. SharePoint Server richtet sich hingegen an jene, die über einen hohen Anpassungsbedarf verfügen. Diese Version wird lokal installiert.

Zahlreiche Sharepoint-Funktionen 

Aufgrund des umfassenden Funktionsportfolios im Bereich des Content-Managements lässt sich SharePoint auch für Dokumentenmanagement-Zwecke verwenden. Ob die Lösung jedoch die richtige für den eigenen Betrieb ist, muss immer im Einzelfall auf Basis des vorliegenden Anforderungsprofils entschieden werden.

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