E-Mail-Archivierung mit Starke-DMS®

E-Mail-Management leicht gemacht - Dank Starke-DMS® von Starke+Reichert.

Sie kennen dieses Szenario: Fast der gesamte Schriftverkehr von Unternehmen läuft heute elektronisch. Doch ist Ihnen bewusst, dass ein Großteil des Schriftverkehrs bestimmten Aufbewahrungspflichten, die z.B. im HGB, in der AO und in den GoBD geregelt sind, unterliegt?

Das Problem der E-Mail-Archivierung kommt im Laufe des steigenden elektronischen Schriftverkehrs zunehmend ans Tageslicht und muss dringend bewältigt werden. Unternehmen stehen dabei vor einer großen Herausforderung. Wieso? Aus dem einfachen Grund, dass viele auf diesem Weg weitergereichte Informationen steuerrelevant sind und daher nach § 147 Abs. 1 der Abgabenordnung elektronisch aufbewahrt werden müssen. Hinzu kommt, dass steuerrelevante Informationen, also auch E-Mails, jederzeit und unverzüglich verfügbar sein müssen. Nicht zuletzt sind die Informationen und Absprachen, die im Mailverkehr ausgetauscht werden, wichtig für die innerbetriebliche Prozessoptimierung.

Diese Situation lässt sich sehr gut bewältigen

Das Starke-DMS® bietet gleich zwei Lösungsmöglichkeiten, um diese Herausforderungen zu meistern: Das Starke-DMS® MailArchiv und das Starke-DMS® MailAddin. Abhängig von Ihren spezifischen Anforderungen wählen Sie die passende Strategie. Das MailArchiv bietet eine serverseitige E-Mail-Archivierung, welche von jedem imap-fähigen Mailserver E-Mails regelbasiert abgreifen kann - rechtskonform und automatisch.

Anschließend können dadurch bestimmte Workflows ausgelöst werden, um Ihre Prozesse noch flüssiger und effizienter zu gestalten. Neben der serverbasierten Lösung bietet das Starke-DMS® zusätzlich eine clientbasierte Lösung: das MailAddin. Das Addin integriert sich nahtlos in Ihren E-Mail Client und ermöglicht den Mitarbeitern auf Knopfdruck Mails in der Anwendung manuell zu archivieren.

Um eine umfassende Lösung Ihres E-Mail Managements zu erzielen, können beide Varianten auch in Kombination verwendet werden. So stellen Sie sicher, dass keine steuerrelevante E-Mail verloren geht. E-Mails stehen Ihnen nach der Archivierung mit allen weiteren Daten im Starke-DMS® verknüpft zur Verfügung. So sehen Sie alle Informationen zu einem Vorgang, einem Kunden, einem Projekt usw. gebündelt auf einen Blick. Erfahren Sie mehr darüber bei unseren Elektronischen Akten.

Ihre Vorteile:

• Alle steuerrelevanten E-Mails rechtskonform archiviert
• Funktionale Mailkonten direkt in den DMS-Workflow (z.B. Bewerbungen, Aufträge, Eingangsrechnungen)
• E-Mail direkt einem Projekt/Auftrag zuordnen über Addin in Outlook, Notes, Tobit
• keine E-Mail geht verloren – serverbasierte Komplettarchivierung
• automatische Zuordnung zu Kunden, Lieferanten, Projekten, Vorgängen, ...
• OCR-Verarbeitung, Volltextsuche, Scripting über Inhalte
• bei der serverbasierenden Archivierung wird auch der Volltext aller Anhänge erkannt

Überzeugen Sie sich selbst und starten Sie heute Ihre E-Mail-Archivierung. Die S+R Experten entwickeln mit Ihnen gemeinsam die passende Strategie für Ihr E-Mail Management. Gerne präsentieren wir Ihnen alle Möglichkeiten in einem persönlichen Termin.