Sollten Sie einen DMS-Berater beauftragen?

Viele Unternehmen greifen bei der Suche nach einer DMS-Software auf externe Beratung zurück. Doch ist das immer eine gute Idee?

Die Suche nach einer passenden DMS-Software kann mitunter zum Spießrutenlauf werden, weshalb viele Unternehmen externe Beratungsfirmen damit beauftragen. Warum es so schwierig sein kann die richtige Lösung für sein Unternehmen zu finden und warum externe Beratungsleistungen nicht immer der Schlüssel zum Erfolg sind, klären wir hier. 

Ebenso wollen wir dabei aufzeigen, wann externe Beratungsleistung einen echten Mehrwert ausmachen kann und wann diese sogar irreführend und geschäftsschädigend sein kann. Zuvor jedoch wollen wir uns mit der allgemeinen Funktionsweise von DMS-Software auseinandersetzen, um besser verstehen zu können, warum die Suche nicht immer ganz einfach ist.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS-Software? – Eine Definition 
• Externe Beratung für die DMS-Suche 
• Vorteile von externer Beratung bei der DMS-Suche 
• Nachteile von externer Beratung bei der DMS-Suche 
• Fazit: Externe Beratung kann sinnvoll sein

Was ist DMS-Software? – Eine Definition

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Unter diesem Begriff werden alle Maßnahmen zur Organisation der unternehmensbezogenen Dokumente gefasst. Während es früher vor Allem darum ging, alle analogen Dokumente in entsprechende Akten einzusortieren und diese in physischen Archiven zu verstauen, laufen heute deutlich mehr digitale Dokumente umher.

Da die Antwort darauf nicht sein kann die digitalen Dokumente in das analoge Dokumentenmanagement zu überführen, sondern viel mehr andersherum. Die wenigen analogen Dokumente die heute noch in einem Unternehmen eingehen müssen gescannt und dem digitalen Dokumentenmanagement zugefügt werden. 

Druck- und Papierkosten sparen

Das spart Papier- und Druckkosten und auch physische Archive werden weitestgehend obsolet. Um jedoch alle Dokumente revisionssicher abzulegen und diese gleichzeitig zur Bearbeitung bereitzustellen, bedarf es moderner Softwarelösungen. DMS-Software-Lösungen stellen eben diese dar.

Suchfunktionen für schnelle Auffindbarkeit

Sämtliche Dokumente werden auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt und in einer vordefinierten Ordnerstruktur einsortiert. Mit speziellen Suchfunktionen haben Mitarbeiter die richtige Datei schnell zur Hand und können diese direkt im System bearbeiten. Das führt schnelleren und schlankeren Prozessen im gesamten Unternehmen. 

Workflows besser nachvollziehen

Auch hierdurch sparen DMS-Software-Lösungen dem Unternehmen eine Menge Geld ein. Dokumente lassen sich Workflows zuordnen, die dann nachverfolgbar für alle beteiligten Akteure werden. So werden die Prozesse zudem noch transparenter und lassen sich besser kontrollieren und koordinieren. 

Aufgebaut sind DMS-Lösungen meist aus verschiedenen Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. In vielen DMS-Systemen finden sich folgende Module an: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Nicht jedes Unternehmen bedarf jedoch gleich jedes dieser Module gleich. Oftmals implementieren Unternehmen zunächst einmal die wesentlichsten Funktionen und erhöhen den Funktionsumfang nach und nach. Dabei spielt auch der Speicherort der Lösung und der Dokumente eine wichtige Rolle. 

On-Premises oder Cloud?

Klassischerweise erwirbt man die Software bei einem Anbieter und installiert diese auf den hauseigenen Servern. Auf diese Weise kann man die Software auch ganz individuell nach seinen Bedürfnissen anpassen. In den letzten Jahren ist jedoch auch das Cloud-Computing immer beliebter geworden. 

Hier wird das DMS-System über das Internet zugänglich gemacht. Das Unternehmen erwirbt entsprechend seines Bedarfs Lizenzen und kann die Software fortan nutzen. Die Daten werden dabei auf Servern des Anbieters gespeichert und dort gesichert. Für welches Modell ein Unternehmen sich am Ende entscheidet, hängt von vielen verschiedenen Faktoren ab. 

Externe Beratung für die DMS-Suche

All diese Faktoren machen die Entscheidung für eine DMS-Lösung letztlich auch so schwierig. Da die Software durchaus einen gravierenden Einfluss auf den Geschäftsalltag nimmt, muss wohlüberlegt sein, welche Lösung die eigenen Zwecke erfüllen kann. 

Viele Unternehmen verfügen nicht über ausreichende Expertise in diesem Bereich und beauftragen externe Beratungsfirmen mit der Suche nach einer passenden Lösung. In wieweit das eine gute Idee ist, worin die Vorteile aber auch worin die Nachteile dabei liegen, wollen wir an dieser Stelle einmal klären. 

Vorteile von externer Beratung bei der DMS-Suche

Fehlt es im Unternehmen an der notwendigen Expertise im Bereich DMS-Software, wird guter Rat teuer. Bei einer ersten Recherche im Internet wird man dann mit unzähligen Fachbegriffen konfrontiert. Was benötigt man eigentlich genau und was soll die Lösung abdecken? 

Wissen wonach gesucht wird

Zu Beginn eines DMS-Projektes gilt es daher genau das herauszufinden. Externe Berater werden zunächst das gleiche tun. Damit diese wissen, wie Sie Ihrem Unternehmen helfen können, analysieren sie die IST-Situation in Ihrem Unternehmen und nehmen die technischen Begebenheiten unter die Lupe. 

Expertise und langjährige Erfahrung

Der große Vorteil von externer Beratung an ist sicher die Erfahrung die ein Berater mitbringt. Er weiß was Unternehmen wie das Ihre brauchen, um das DMS-Projekt erfolgreich abschließen zu können. Bei der Suche nach einer passenden Lösung können viele Fehler gemacht werden. Doch auch bei der eigentlichen Gestaltung des Projektes an sich gibt es viele Fallstricke. 

Wertvolles Wissen einkaufen

Ein Berater kann Ihnen dabei helfen den Fokus zu behalten und zeigt Ihnen, wie sie neben der passenden Lösung auch zur perfekten Arbeitsweise mit dieser gelangen. Das ist durchaus wertvolles Wissen, dass ohne eine externe Beratungsfirma definitiv im Verborgenden geblieben wäre. 

Nachteile von externer Beratung bei der DMS-Suche

Externe Beratungsunternehmen kosten Geld. Das ist wenig verwunderlich, doch muss genau kalkuliert werden, ab welchem Punkt nicht mehr auf die Expertise eines Außenstehenden verzichtet werden kann. Consultingfirmen haben oftmals hohe Stundensätze und gerade kleine Unternehmen, denen die Expertise fehlt, müssen hier genau rechnen. 

Kapazitäten im eigenen Unternehmen schaffen

Gleichsam darf dabei auch nicht vergessen werden, dass andernfalls eigene Mitarbeiter mit der Recherche und der Aneignung der notwendigen Expertise betraut werden müssen. Auch hier entstehen Kosten und es entsteht ein deutlich höherer Aufwand.

Objektivität und Unabhängigkeit

Ein weiterer Nachteil im Kontext externer Beratungsleistungen kann dann entstehen, wenn der Berater nicht objektiv und unabhängig ist. Versucht er Ihnen beispielweise ein bestimmtes DMS anzudrehen, weil er Provisionen von der Softwarefirma dafür erhält, ist Vorsicht geboten.  

DMS-Projekt kann auch scheitern

Vermittelt Ihnen der externe Berater eine DMS-Software, die nur unzureichend zu Ihrem Unternehmen passt, laufen Sie Gefahr, dass das gesamte Projekt auf kurz oder lang scheitert. Dann haben Sie nicht nur eine immense Fehlinvestition getätigt, sondern zudem noch unnötig Geld für die Beratungsleistung aufgewendet. 

Wachsam bei der Wahl des Beraters

Wenn Sie also unbedingt auf die Expertise Dritter angewiesen sind, sollten Sie unbedingt auf die Objektivität und Unabhängigkeit der Consultingfirma achten. In den meisten Fällen ist diese auch gegeben, gleichsam sollte man an dieser Stelle achtsam sein. 

Fazit: Externe Beratung kann sinnvoll sein

Nicht jedes Unternehmen bedarf eines externen Beraters bei der Suche nach einer passenden DMS-Lösung. Doch für diejenigen Unternehmen die über unzureichende Expertise verfügen und auch selbst keinerlei Ressourcen bereitstellen können, um sich selbst mit der Suche zu beschäftigen, sind externe Berater eine gute Sache. 

Zudem verfügen externe Berater meist über deutlich mehr Erfahrung und kennen viele Fallstricke die sich während einer Softwareeinführung in den Weg stellen können. Gleichsam ist auf die Objektivität und Unabhängigkeit der Berater zu achten. Wollen diese Ihnen ein bestimmtes System verkaufen, weil sie wohlmöglich Provision von Anbieter erhalten, ist Vorsicht geboten.