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Ist eine lokale DMS-Software das Richtige für Sie?

On-Premises DMS-Software eignet sichnicht für jedes Unternehmen. Ob sie das Richtige für Sie ist, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen in puncto Dokumentenmanagement auf digitale Unterstützung. Für viele Unternehmen ist die Anschaffung einer DMS-Software der erste, große Schritt in Richtung Digitalisierung.

Dabei fällt es vielen nicht leicht, die richtige DMS-Software zu finden. 

Der DMS-Software-Markt ist groß und vielfältig, sodass es nicht einfach ist, den Überblick zu behalten. Ein wesentliches Kriterium bei der Auswahl einer geeigneten Unternehmenssoftware ist immer das Lizenzmodell.

So müssen sich Unternehmen bereits relativ früh im DMS-Projekt mit der Frage: „lokale DMS-Software oder die Cloud?“ auseinandersetzen. 

Im Folgenden wollen wir uns daher näher mit lokaler DMS-Software auseinandersetzen und Vor- und Nachteile strukturiert aufzeigen. Auf diese Weise erhalten unternehmen eine Entscheidungshilfe bei der Wahl der richtigen DMS-Software. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei DMS-Software eigentlich konkret handelt. 

Inhaltsverzeichnis 

DMS-Software: Ein Überblick

Die drei Buchstaben „DMS“ sind die Abkürzung für „Dokumentenmanagementsystem“. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Hierbei handelt es sich nicht nur um Textdokumente, sondern jegliche Dokumente, die im Unternehmen im Tagesgeschäft anfallen. Dazu zählen beispielsweise auch: 

  • Grafiken 
  • Bilder 
  • Videos 
  • Audio-Aufnahmen (von Interviews etc.) 
  • CAD-Dateien 
  • Dokumente aus EDI 
  • COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 

Mehr als nur rein digitales Ablagesystem

Dabei geht der Funktionsumfang moderner DMS-Software weit über den eines digitalen Ablage- und Dokumentenverwaltungssystems hinaus. So fungiert die beispielsweise häufig auch als Kollaborationstool, um die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Workflows zu verbessern. 

Anbindungen und Integrationen

Noch leistungsfähiger wird eine DMS-Software, wenn sie ganzheitlich in die bestehende IT-Infrastruktur eines Unternehmens integriert ist. Dies umfasst Anbindungen an andere Anwendungen wie CRM- und ERP-Software.

So lassen sich beispielsweise über eine Schnittstelle zum Kunden über das CRM-System Dokumente ohne Medienbrüche übermitteln. 

Unternehmen können durch die ganzheitliche Integration aller Anwendungen Geschäftsprozesse so 

  • Verwalten 
  • Steuern 
  • Verschlanken 
  • Optimieren 
  • Automatisieren

Auf diese Weise können wertvolle Ressourcen eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingebracht werden können. 

Wahl der richtigen DMS-Software

Es wird deutlich, warum sich immer mehr Unternehmen dazu entschließen, eine DMS-Software auch im eigenen Betrieb zu nutzen.

Doch das volle Potenzial eines DMS-Software kann sich nur entfalten, wenn sie auch für den Einsatz im jeweiligen unternehmen geeignet ist. Da der DMS-Software-Markt überaus vielfältig ist, handelt es sich hierbei keineswegs um eine Selbstverständlichkeit.

So steht vor der finalen Entscheidung für eine bestimmte DMS-Software nicht selten ein langer, komplexer Entscheidungsprozess. 

Eine Frage des Lizenzmodells

Um besonders zu Beginn der DMS-Suche den Überblick zu behalten, können Unternehmen meist frühzeitig anhand einiger grundlegenden Kriterien viele Systeme ausschließen. Eines dieser Kriterien stellt für viele Unternehmen das Nutzungs- bzw. Lizenzmodell dar. 

Was ist On-Premises DMS-Software?

Ein Lizenzmodell, auf das nach wie vor häufig zurückgegriffen wird, nennt sich „On-Premises“. Diese Bezeichnung lässt sich sinngemäß mit „auf dem Gelände“ oder auch „auf dem Grundstück“ übersetzen. 

Kontrolle über Hard- und Software

Bei On-Premises DMS-Software wird das System auf den lokalen Servern des Unternehmens implementiert und von dort aus auch betrieben. Das Unternehmen ist also gänzlich in Besitz von Hard- und Software und hat somit die volle Kontrolle über das System.

Um eine lokale DMS-Software zu implementieren, bedarf es zunächst einiger Planungs- und Vorbereitungsmaßnahmen. 

Hohe Anschaffungskosten

Diese gehen oftmals mit nicht zu unterschätzenden Investitionen einher, da beispielsweise die benötigten Server zunächst erworben werden müssen. Auch die Lizenzkosten können – je nach Anzahl der Nutzer – erheblich sein. 

Geringe Folgekosten

Hierbei handelt es sich jedoch um einmalige Kosten. Die laufenden Kosten einer lokalen DMS-Software sind hingegen vergleichsweise gering. 

Lokal vs. Cloud

Neben lokaler DMS-Software hat sich in den 2010er Jahren ein weiteres Lizenzmodell hervorgetan: Die Cloud. Sie steht auf dem Spektrum der Lizenzmodellen lokalen Systemen gegenüber. 

Anstatt auf den hauseigenen Servern des Unternehmens implementiert zu werden, wird Cloud-basierte DMS-Software über ein oftmals international ausgerichtetes Netzwerk unzähliger Server betrieben. 

Zugriff über das Internet

Diese befinden sich nicht im Besitz des Unternehmens, sondern sind zumeist Eigentum des Cloud-Betreibers. Um also die DMS-Software nutzen zu können, bedarf es einer stabilen Internetverbindung. 

DMS-Software wird gemietet

Nicht nur die Hardware befindet sich nicht im Besitz des Unternehmens. Auch die DMS-Software selbst ist Eigentum des Anbieters.

Um die DMS-Software nutzen zu können, entrichtet das jeweilige Unternehmen meist auf monatlicher Basis ein Entgelt an den Softwarebetreiber. 

Wartung und Instandhaltung durch den Anbieter

Dieser Betrag beinhaltet nicht nur Gebühren für die Nutzung von Hard- und Software, sondern auch anfallende Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen. 

So werden beispielsweise Updates selbstverständlich bereitgestellt und automatisch umgesetzt. Dem Unternehmen entsteht dadurch keinerlei Mehraufwand. Doch welches Nutzungs- und Lizenzmodell ist nun das „bessere“? 

Keine pauschale Antwort

Wie so oft lässt sich diese Frage nicht pauschal beantworten. Vielmehr handelt es sich bei der Wahl des Lizenzmodells um eine Entscheidung, die Unternehmen individuell unter Berücksichtigung ihrer jeweiligen Anforderungen treffen müssen.

Im Folgenden sollen daher einmal ein paar Vor- und Nachteile von lokaler DMS-Software genannt werden, sodass Unternehmen im Auswahlprozess eine Orientierungshilfe erhalten. 

Grenzenlose Individualisierungsmöglichkeiten, volle Kontrolle

Dadurch, dass sich On-Premises DMS-Software im Besitz des Unternehmens befindet, hat dieses die volle Kontrolle über das System. 

Individuelle Anpassungen

Dies ist insbesondere dann von Relevanz, wenn besonders individuelle oder hochgradig spezifische Prozesse durch das System abgebildet werden müssen.

In diesem Fall eignet sich On-Premises DMS-Software besonders, da sie über weitaus mehr Anpassungsmöglichkeiten verfügt als etwas die Cloud. 

Nichts ist in Stein gemeißelt

Das liegt daran, dass über die Cloud fertig-geschriebene Programme zur Verfügung gestellt werden.

Dies ist zwar bei lokaler DMS-Software grundsätzlich auch der Fall, jedoch mit dem Unterschied, dass diese Systeme nach Erwerb Eigentum des Unternehmens sind.

Somit können diese die DMS-Software dann nahezu grenzenlos an ihre eigenen Bedürfnisse anpassen. 

Cloud weniger anpassungsfähig

Bei Cloud-basierten Lösungen sind Anpassungen zwar auch möglich, jedoch nur im Rahmen des bestehenden Funktionsumfangs durch das Dazubuchen oder Abbestellen bestehender Module. 

Updates und Upgrades nach Plan

Auch Updates bzw. Upgrades können bei der Nutzung einer lokalen DMS-Software dann durchgeführt werden, wenn es in den Zeitplan des jeweiligen Unternehmens passt oder akuter Bedarf besteht.

Bei Cloud-basierten Lösungen müssen sich Unternehmen nach dem Zeitplan des Anbieters richten. 

Kontrolle über Daten

Mit der Kontrolle über das System geht auch die volle Kontrolle über die darin verarbeiteten Daten einher. Viele Unternehmen entscheiden sich daher nach wie vor ausdatenschutzrechtlichen Bedenken für eine On-Prem DMS-Software.

Zu bedenken ist hier jedoch, dass damit auch die volle Verantwortung für die Durchführung entsprechender datenschutzrechtlicher Maßnahmen einhergeht. 

Verantwortung, Mehraufwand und eingeschränkte Mobilität

Dies bezieht sich jedoch nicht nur auf den Datenschutz, sondern gänzlich auf alle Hard- und Softwarekomponente. Somit entsteht zumeist ein entsprechender Mehraufwand. 

Kleine Unternehmen in der Bredouille

Besonders für kleine Unternehmen ist dieser Mehraufwand oftmals nur schwer tragbar. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn das Unternehmen (noch) über keine eigene IT-Abteilung verfügt.

Auch die zumeist vergleichsweise hohen Anschaffungskosten in Verbindung mit On-Premises DMS-Software sorgen dafür, dass besonders kleinere Unternehmen und Start-Ups häufig auf die Cloud zurückgreifen. 

Eingeschränkte mobile Verfügbarkeit

Ein weiteres Problem stellt die eingeschränkte mobile Verfügbarkeit dar. Mobilität spielt in unserer schnelllebigen Zeit eine immer größere Rolle.

Besonders Unternehmen, die Mitarbeiter im Außendienst beschäftigen, sind somit zunehmend auf mobil-zugängliche DMS-Software angewiesen. Dies lässt sich durch die Nutzung einer Cloud-basierten DMS-Software wesentlicher leichter realisieren als mit einer lokalen Lösung. 

Kompromisse sind möglich

Dennoch ist es möglich, beispielsweise über den Einsatz einer hybriden Lösung hier einen Mittelweg zu finden und dem Außendienst den mobilen Zugriff zu ermöglichen.

Dieses Nutzungs- und Lizenzmodell nutzt eine zu Grunde liegende lokale Struktur, an die in manchen Geschäftsbereichen ein Cloud-Modell angebunden wird.

Zu beachten ist, dass auch hybride Lösungen sowohl mit Vor- als auch Nachteilen einhergehen. 

Um den Mehraufwand, der Unternehmen durch die Nutzung einer lokalen DMS-Software entsteht, zu reduzieren, können Unternehmen jedoch beispielsweise auch auf externe Dienstleister zurückgreifen.

Einige Unternehmen nutzen beispielsweise angemietete Server, anstatt in eigene zu investieren und diese entsprechend zu warten. Hier ist dann von Server-hosting bzw. gehosteter DMS-Software die Rede. 

Fazit: Für diese Unternehmen eignet sich eine lokale DMS-Software

So gibt es in der Praxis mittlerweile viele Möglichkeiten, eine lokale DMS-Software auch beispielsweise für kleinere Unternehmen zugänglich zu machen.

Dennoch sollten sich diese der Tatsache bewusst sein, dass eine On-Premises Software nach wie vor grundsätzlich mit höheren Anschaffungskosten einhergeht und auch der Aufwand vermutlich nach wie vor entsprechend höher ist, als bei der Cloud. 

Bedarf es jedoch einer lokalen DMS-Software, um bestehende, effiziente Prozesse abbilden zu können da diese sehr spezifisch sind, sollten Unternehmen diese Abstriche vermutlich in Kauf nehmen.

Denn nur durch den Einsatz eines optimal auf das Unternehmen abgestimmten Systems kann es auch gänzlich von allen Vorteilen der DMS-Software profitieren. 

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