Was ist ein DMS?

Alles, was Sie über DMS wissen müssen: Funktionen und Einsatzbereiche, Vor- und Nachteile, Informationen zu Kosten und vieles Weitere finden Sie hier.

Zur ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Prozesse gehört auch ein DMS. Tatsächlich stellt die Einführung eines DMS für viele Unternehmen den ersten, wichtigen Schritt auf dem Weg zum papierlosen Büro dar. Doch worum handelt es sich eigentlich bei einem DMS und welche Bedeutung ist ihm beizumessen? Im Folgenden wollen wir uns einmal intensiv mit diesen Fragen auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis 

• Definition
• Vor- & Nachteile
• Kosten
• Lizenzmodelle
• Branchen
• Funktionen

Was ist ein DMS? 

Die Bezeichnung „DMS“ ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem (engl. Document Management System). Obwohl das Wort „System“ bereits im Akronym enthalten ist, ist häufig dennoch von DMS-Systemen die Rede. Im Wesentlichen handelt es sich beim Dokumentenmanagement bzw. bei Dokumentenmanagementsystemen um die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente.

Mehr als ein digitales Ablagesystem

Moderne Dokumentenmanagementsysteme sind dabei jedoch weitaus mehr als bloß eine digitale Ablage und können Unternehmen maßgeblich den Weg in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse ebnen. Weiterführende Informationen zu diesem Thema sind auf der Seite „Was ist DMS?“ zu finden.

Vor- und Nachteile eines DMS 

Die Implementierung eines Dokumentenmanagementsystems geht für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen einher. Diesen gegenüber stehen potenzielle Nachteile. Bei Letzteren handelt es sich jedoch zumeist eher um Risiken, die durch eine ausgiebige Planung und Vorbereitung auf ein Minimum reduziert werden können.

Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems

• Revisionssichere Ablage/ Datenschutz,
• Prozessübergreifende Transparenz,
• Standardisierung,
• Optimierte Kollaboration,
• Fehlerminimierung,
• Vereinfachte Suche,
• u.v.m.

Potenzielle Nachteile eines DMS 

• Anschaffungskosten,
• Datenschutzrechtliche Risiken bei unzureichenden Sicherheitsmaßnahmen und
• Aufwand bei der Einführung.

Was kostet ein DMS? 

Nicht jedes DMS ist kostspielig in der Anschaffung. So gibt es beispielsweise auch kostenlose Systeme am DMS-Markt. Wie teuer ein System ausfällt, hängt immer von den jeweiligen Anforderungen des Unternehmens ab. Ein DMS für kleine Unternehmen ist beispielsweise entsprechend der zumeist wenig hohen Anforderungen in Bezug auf die User-Anzahl und den Funktionsumfang in der Regel vergleichsweise erschwinglich. Grundsätzlich gilt: Je mehr Nutzerzugänge benötigt werden und je umfangreicher ein System, desto teurer ist es auch.

Wie steht es um den Aufwand? 

Und um an dieser Stelle auch noch auf den Vorbehalt bzgl. des mit der Einführung verbundenen Aufwands einzugehen: Dieser steht - sofern ein geeignetes System für die eigenen Zwecke ausgewählt wurde - in keinem Verhältnis zu den Prozessoptimierungen und den damit verbundenen späteren Aufwandsreduzierungen bei der Dokumentenverwaltung. Die im Rahmen der Systemeinführung aufgewendete Zeit ist somit nicht verloren, sondern lediglich gut investiert.

Verfügbare Lizenzmodelle eines DMS

Grundsätzlich ist bei Lizenzmodellen von Unternehmenssoftware zwischen On-Premises-Lösungen und Cloud-basierten Lösungen zu unterscheiden. Darüber hinaus gibt es noch Hybridlösungen, die die Infrastruktur beider Modelle kombinieren.

On-Premises DMS 

On-Premises-Systeme werden lokal auf den eigenen Servern eines Unternehmens installiert. Der Betrieb befindet sich somit in Besitz von Hard- und Software. Manche Unternehmen ziehen aus diesem Grund lokale Systeme der Cloud vor. Zu beachten ist hier jedoch, dass Betriebe selbst die Verantwortung für alle Datenschutzmaßnahmen tragen, wie auch für die Wartung und Instandhaltung des Systems.

Cloud-Systeme 

Cloud-basierte Systeme werden Unternehmen über das Internet zur Verfügung gestellt. Betriebe entrichten zumeist auf monatlicher Basis ein Entgelt für die Nutzung der Software. Für die Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen hat der Betreiber der Cloud bzw. der Systemanbieter Sorge zu Tragen.

DMS für unterschiedliche Branchen 

Auf dem Business Software Markt gibt es zahlreiche Anbieter, die sich auf die Entwicklung und Bereitstellung von Lösungen für bestimmte Branchen spezialisiert haben. Die Lösungen dieser Anbieter werden dann bereits zumeist im Standard den wichtigsten, branchenspezifischen Anforderungen von Unternehmen eines bestimmten Sektors gerecht. Im Bereich des Dokumentenmanagements sind branchenspezifische Unterschiede nicht so umfangreich und tiefgreifend wie beispielsweise bei ERP-Systemen. Dennoch gibt es branchenspezifische Unterschiede.

Anbindungen und Schnittstellen

Diese müssen sich nicht zwingend ausschließlich auf den Funktionsumfang des Systems beziehen. Auch die Möglichkeit zur Anbindung von anderen Systemen spielt eine wichtige Rolle. Ist beispielsweise eine Branchenlösung für Anwaltskanzleien im Bereich ERP im Einsatz, sollte bei der DMS-Auswahl sichergestellt werden, dass das System an die bestehende ERP-Lösung angebunden werden kann.

Funktionen eines DMS

Der Funktionsumfang ist von System zu System unterschiedlich. Grundsätzlich können die folgenden Bereiche abgedeckt werden: Abrechnung, Archivierung, Belegerfassung, Barcodes scannen und identifizieren, digitale Signaturen, Drag & Drop, OCR, Ordnerstruktur, Personalmanagement, revisionssichere Ablage, Suchfunktion/ Verschlagwortung, Versionierung und Vertragsmanagement.

Beispiel Personalmanagement 

Hierbei handelt es sich um Oberkategorien, innerhalb welcher von System zu System ein jeweils anderer Funktionsumfang abgedeckt wird. So muss eine DMS-Software, welche über Funktionen im Bereich des Personalmanagements bzw. über digitale Personalakten verfügt, beispielsweise nicht automatisch auch das Bewerbermanagement softwareseitig unterstützen können. Stattdessen können jedoch Filtermöglichkeiten für Personalakten, Checklisten oder Organigramme umfasst sein.