Was ist FIBUscan?

Digitales Belegbuchen für Steuerberater: Die wichtigsten Eigenschaften, Funktionen, Vorteile und Einsatzbereiche von FIBUscan.

Unternehmen jeder Branche können von der Nutzung einer DMS-Software profitieren. Ihr volles Potenzial entfaltet sich jedoch erst, wenn sie auch exakt auf die Nutzung im jeweiligen betrieb ausgelegt ist. Dabei spielt auch die Branchenzugehörigkeit des Unternehmens eine erhebliche Rolle. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit DMS-Software für Buchhalter und Steuerberater auseinandersetzen und eines dieser Systeme im Detail beleuchten: FIBUscan. Dabei soll ein Überblick über die wichtigsten Funktionen, Eigenschaften und Vorteile geschaffen werden. Es wird keinerlei Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität erhoben. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich handelt.

Inhaltsverzeichnis 

• DMS-Definition: Was ist DMS-Software?
• DMS-Software für Steuerberater und Buchhalter
• FIBUscan: Ein Überblick
• FIBUscan: Funktionen
• FIBUscan: Vorteile
• Fazit: DMS-Software für Buchhalter und Steuerberater

DMS-Definition: Was ist DMS-Software?

DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagementsystem; eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. Eine DMS-Software verfolgt einen ganzheitlichen Ansatz. So lassen sich alle in Unternehmen anfallenden Dokumente mit ihr verwalten. Das gilt beispielsweise für:

• Dokumente aus Textverarbeitung,
• Dokumente aus Tabellenkalkulation,
• Grafiken,
• Bilder,
• Audio-Aufnahmen,
• Video-Aufnahmen,
• Formulare (Beispielsweise aus EDI) und
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk).

Dies gilt auch für jene dieser Dokumente, die zunächst nur in analoger Form vorliegen. Sie lassen sich beispielsweise mittels OCR in vollwertige, digitale Dokumente transformieren.

Warum bedarf es einer branchenspezifischen DMS-Software? 

Auch im Bereich des Dokumentenmanagements sind branchenspezifische Systeme verfügbar. Letztlich zeichnet sich jede Branche durch unterschiedliche Prozesse und Dokumentenmanagement-Workflows aus, die es von einem geeigneten DMS abzubilden gilt. Eine branchenspezifische DMS-Software verfügt zumeist standardisiert über die wichtigsten Module, Funktionen und Eigenschaften, derer es in einer bestimmten Branche bedarf. Darüber hinaus verfügen die Anbieter selbst über branchenspezifisches Know-how und wissen um aktuelle Herausforderungen in der eigenen Branche sowie potenzielle Fallstricke im Rahmen des DMS-Projektes.

DMS-Software für Steuerberater und Buchhalter

So gibt es auch für Steuerberater und Buchhalter gesonderte Systeme, die es speziell an die Bedürfnisse dieser Berufsgruppe richten. Diese Systeme schaffen dabei gleich an zwei Stellen Mehrwert.

Vorteile für Steuerberater und Buchhalter 

Zum einen helfen sie Buchhaltern und Steuerberatern, ihre innerbetrieblichen Prozesse zu digitalisieren und effizienter zu gestalten. In diesem Bereich stellt DMS-Software nicht selten die zentrale unternehmerische Software da, die Workflows vollumfänglich begleitet und als zentrale Informationsquelle dient.

Vorteile für Kunden und Mandanten 

Zum anderen profitieren jedoch die eigenen Kunden. Diese müssen nicht länger mühselig manuell unzählige Dokumente und Belege sammeln, um diese dann dem Steuerberater oder Buchhalter vorlegen zu können. Stattdessen lassen sich entsprechende Dokumente zumeist direkt über eine Schnittstelle an den Steuerberater bzw. Buchhalter übermitteln.

FIBUscan: Ein Überblick

FIBUscan ist eines dieser Systeme. Konkret handelt es sich um ein Tool zum digitalen Belegbuchen für Steuerberater bzw. Buchhalter und ihre Mandaten. Das Unternehmen hinter FIBUscan ist die FIBUdata Softwareentwicklung GmbH. Näheres zur grundlegenden Funktionsweise soll im Folgenden beschrieben werden.

FIBUscan für Mandanten 

Unternehmensangaben zufolge scannt oder fotografiert der Mandant zunächst ein Dokument wie eine Lieferantenrechnung. Diese wird dann mittels OCR-Erkennung ausgelesen. Die erfassten Informationen werden in den Überweisungsträger eingetragen und die Rechnung wird mittels integriertem Online-Banking bezahlt. Dann kann sie endgültig abgelegt werden.

FIBUscan für Steuerberater und Buchhalter 

Steuerberater und Buchhalter hingegen erhalten dem Anbieter zufolge vom Mandanten automatisch die Buchungsvorschläge und den digitalen Beleg, Auch erhalten sie automatisch Kreditor und Kreditorennummer sowie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungsbetrag. Zu ergänzen sei lediglich das Gegenkonto. Im Anschluss lassen sich Stamm- und Belegdaten über die jeweilige Schnittstelle in die eigene (Kanzlei-)Software importieren (vgl. fibuscan.de, 01.09.2021).

FIBUscan: Funktionen 

FIBUscan bietet Anbieterangaben zufolge die Möglichkeit, an zahlreiche andere Systeme über eine entsprechende Schnittstelle angebunden zu werden. Auf der Internetpräsenz werden namhafte Systeme wie Datev, Stotax, Addison, Simba und HMD aufgeführt, wobei auch individuelle Schnittstellen möglich sind (vgl. fibuscan.de, 01.09.2021). Auf der Funktionsebene ist wieder zwischen der Seite des Steuerberaters und der des Mandanten zu unterscheiden.

FIBUscan-Funktionen für Mandanten 

Auf Seite des Mandanten ist zwischen Basisfunktionen und Zusatzfunktionen zu unterscheiden. Die Basisfunktionen umfassen unter anderem den Import von Eingangsrechnungen als Mail oder via PDF-Import, das Scannen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen, das Erstellen von Ausgangsrechnungen inkl. Artikelverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Lieferscheinen und ein dreistufiges Mahnwesen. Der Import von Belegen ist auch über eine Smartphone-App namens App2Fibu möglich.

Zudem lassen sich wiederkehrende Rechnungen einrichten und eine Zahlungsvorschlagsliste aller offenen Rechnungen ist umfasst. Auch das integrierte Online-Banking-System bietet von SEPA-Verfahren bis hin zu Einzel- und Sammelüberweisungen zahlreiche Möglichkeiten. Schließlich umfasst auch die Archivierung zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten (vgl. fibuscan.de, 01.09.2021).

Zusatzfunktionen für Mandaten 

Darüber hinaus sind je nach Bedarf Zusatzfunktionen erhältlich. Diese decken die Bereiche Archiv, Rechtevergabe, OCR-Performance, Backup, Kostenstellen, Volltextsuche, Datenübertragung revisionssicheres Archivieren und Support ab.  

FIBUscan-Funktionen für Steuerberater und Buchhalter 

Auf Seiten des Steuerberaters bzw. Buchhalters wird ebenso das Scannen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen ermöglicht. Auch lassen sich Ausgangsrechnungen inkl. Artikelverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Leiderscheine erstellen. Ebenfalls sind ein 3-stufiges Mahnwesen mit Formular-Designer und die Einrichtung wiederkehrender Rechnungen beinhaltet. Auch der Import von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie der Import von Belegen über die Smartphone-App wird unterstützt.

Neben einer integrierten Zahlungsvorschlagsliste profitieren auch Steuerberater und Buchhalter von der OCR-Texterkennung des Systems, mittels derer sich eingescannte Dokumente sicher auslesen lassen. Bei der Archivierung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen greifen ebenfalls zahlreiche Auswertungsmöglichkeiten, mittels derer sich ein vollständiges Gesamtbild schaffen lässt.  

FIBUscan: Vorteile 

Auf der eigenen Internetpräsenz wirbt der Anbieter mit zahlreichen Vorteilen für FIBUscan. Auch hier ist zwischen Vorteilen für den Steuerberater bzw. Buchhalter und Vorteilen für den Mandanten zu unterscheiden.

FIBUscan-Vorteile für den Mandanten 

Auf Seite des Mandaten entfalle durch eine digitale Abwicklung des gesamten Prozesses zunächst einmal der manuelle Transport der Belege zum Steuerberater bzw. Buchhalter. Darüber hinaus müsse ein Beleg nur einmalig gehändelt werden, bevor er in die Endablage überführt wird. Im Rahmen der Zusatzfunktionen für eine revisionssichere Ablage werde es zudem ermöglicht, Originalbelege zu vernichten, anstatt diese in analoger Form in Ordnern aufzubewahren.

Die integrierten Analysefunktionen ermöglichen aussagekräftige, betriebswirtschaftliche Auswertungen binnen kurzer Zeit und Steuerberater und Mandant sind zu jeder Zeit auf dem gleichen Stand. Zudem haben Mandanten Anbieterangaben zufolge stets einen Überblick über ihre eigene Liquiditätssituation sowie offene Lieferantenrechnungen und Kundenrechnungen.

FIBUscan-Vorteile für Steuerberater und Buchhalter 

Steuerberater und Buchhalter profitieren davon, dass die OCR-Erkennung bereits beim Mandanten realisiert wird. So erhalte der Steuerberater einen korrekten Buchungsvorschlag, da die Prüfung bereits beim Mandanten stattfindet. Zudem ist das Buchen der Belege synchron mit dem Belegscan durch den Mandanten möglich, was Buchhaltungszeiten vor wichtigen Terminen entzerre (vgl. fibuscan.de, 01.09.2021).

Für wen eignet sich FIBUscan? 

Branchenspezifische Systeme sind ein valider Ausgangspunkt bei der Suche nach und Auswahl einer geeigneten DMS-Software. Jedoch lässt sich nicht pauschalisieren, welches System geeignet ist. Schließlich zeichnet sich jedes Unternehmen auch durch betriebsspezifische Prozesse aus, die es von einer geeigneten Software abzubilden gilt. Aus diesem Grund sollten Unternehmen potenzielle Systeme immer individuell mit den eigenen Anforderungen abgleichen und auf dieser Grundlage eine fundierte Entscheidung fällen.

Fazit: DMS-Software für Buchhalter und Steuerberater

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass branchenspezifische DMS-Lösungen für Steuerberater und Buchhalter zahlreiche betriebliche Prozesse in dieser Berufsgruppe verschlanken und effizienter gestalten können. Eine geeignete Unternehmenssoftware ebnet hier den Weg zum papierlosen Büro und letztlich einer vollumfänglichen Digitalisierung der eigenen Geschäftsprozesse.

FIBUscan für Buchhalter, Steuerberater und Mandaten 

FIBUscan unterstützt Steuerberater, Buchhalter und ihre Mandanten bei der digitalen Belegbuchung. Das System umfasst dabei zahlreiche DMS-Funktionen, derer es in dieser Branche bedarf. Auch lassen sich Schnittstellen zur eigenen Kanzleisoftware einrichten, sodass ein möglichst nahtloser Informationsaustausch möglich ist. Ob sich das System für die Nutzung im eigenen Betrieb eignet, muss immer im Einzelfall geprüft werden.