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3 nützliche Tipps für Ihre Vorbereitung auf die DMS-Auswahl

Mit diesen drei Tipps legen Sie die Grundlage für ein erfolgreiches DMS-Projekt.

Es gibt zahlreiche Gründe für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems – kurz DMS. Im Zeitalter der digitalen Transformation gilt: Wer nicht auf- und umrüstet, verliert früher oder später den Anschluss. Eines der wohl bekanntesten Beispiele für die potenziell fatalen Folgen einer mangelnden Digitalisierung ist Kodak. 

Der Stellenwert der Digitalisierung am Beispiel von Kodak

Über mehrere Dekaden galt das Unternehmen als Inbegriff für Film und Foto. Einer der zu seiner Zeit bedeutendsten Hersteller fotografischer Ausrüstung verlor seine Marktherrschaft, da das Management die Digitalisierung schlichtweg unterschätzte.

Erst nach dem Insolvenzantrag und einem Verkauf der Fotofilmproduktion – Kodaks ehemaligem Kerngeschäft – konnte sich das Unternehmen weitestgehend erholen und die heutige Kodak Alaris Holdings Ltd. entstand. 

Digitalisierung als Chance

Aus diesem Grund ist es in unserem digitalen Zeitalter maßgeblich, sich nicht gegen neue Entwicklungen und Trends zu wehren sondern stattdessen mit der Zeit zu gehen und Veränderungen als Chance für die Erschließung neuer Marktsegmente zu sehen. So entscheiden sich auch immer mehr Unternehmen für die Einführung einer geeigneten Unternehmenssoftware zur digitalen Dokumentenverwaltung als Teil ihrer digitalen Strategie. 

Daher wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit der Einführung eines DMS auseinandersetzen uns aufzeigen, welche Dinge Unternehmen vor der Suche nach einem geeigneten System in jedem Fall beachten sollten. Denn: Die Vorbereitung legt das Fundament für ein erfolgreiches DMS-Projekt. 

Inhaltsverzeichnis

Dokumentenmanagement im digitalen Zeitalter

Vom vollständig papierlosen Büro sind nach wie vor noch viele Unternehmen weit entfernt. Dabei gibt es viele triftige Gründe für eine ganzheitliche Digitalisierung des Dokumentenmanagements. 

Analoges Dokumentenmanagement: Aufwendiges, unübersichtlich und ineffizient

Ein ausschlaggebendes Argument für die Einführung eines DMS ist der dadurch reduzierte Verwaltungsaufwand.

Eine manuelle Dokumentenverwaltung kann schnell unübersichtlich und ineffizient werden – Vor allem, wenn Dokumente dezentral von der jeweiligen Abteilung bzw. dem jeweiligen Geschäftsbereich verwaltet werden. Eine standardisierte Vorgehensweise ist hier oftmals nicht vorhanden, da jede Abteilung ihre eigenen Strukturen und Ablagesysteme verwendet.

So kann die Suche nach einem bestimmten Dokument sehr aufwendig werden und viel Zeit in Anspruch nehmen. Statt langwierig in verstaubten Ordnern nach einem Dokument zu suchen, lässt es sich über ein zentrales DMS innerhalb weniger Sekunden abrufen. Dabei helfen beispielsweise Funktionen wie eine Volltextsuche, mittels derer auf Abruf alle relevanten Dokumente zu einem eingegebenen Suchbegriff angezeigt werden. 

Mit dem DMS Zeit und Kosten sparen

Auf diese Weise können Prozesse wesentlich schneller und effizienter abgewickelt werden. Wird das DMS vollständig in die IT-Infrastruktur integriert, ist zudem ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen Lösungen gewährleistet. So sind zu jeder Zeit an jeder Stelle alle relevanten Informationen verfügbar und Unternehmen können den größtmöglichen Nutzen aus vorhandenen Daten ziehen. 

Letztlich können durch den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung auch Papier-, Druck- und Kopierkosten eingespart werden. Auch ist ein geringerer Papierverbrauch ein wesentlicher Schritt in Richtung eines grüneren, umweltfreundlicheren Büros. 

Ressourcen effizient einsetzen

Es wird deutlich, dass vieles für die Nutzung eines Dokumentenmanagementsystems spricht. Prozesse werden verschlankt und Mitarbeiter sparen wertvolle Arbeitszeit ein, die stattdessen für zielführendere Aufgaben aufgewendet werden kann.

Doch das bloße Vorhandensein eines DMS sorgt noch nicht dafür, dass sich all diese Vorteile auch einstellen. Vielmehr obliegt es dem Unternehmen, bereits vor der Suche nach einem geeigneten DMS den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt zu legen. Welche wesentlichen Dinge dabei zu beachten sind, wird im Folgenden näher thematisiert. 

1: Einweihung der Mitarbeiter

Auch ein Unternehmen besteht letztlich aus Menschen. Menschen mit Stärken, Schwächen und Motivationen. Mit Sorgen, Hoffnungen und Zielen. Sie entscheiden maßgeblich über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens – und auch über den eines einzelnen Projektes. 

Das Fundament für den Erfolg eines Projektes

Letztlich sind es die Mitarbeiter, welche das DMS jeden Tag im operativen Tagesgeschäft nutzen werden. Aus diesem Grund ist es von besonderer Relevanz, die Belegschaft möglichst früh in das DMS-Projekt mit einzubeziehen. 

Ablehnung der Mitarbeiter vermeiden

Dabei sollte ihnen verdeutlicht werden, dass es sich nicht um von der Führungsebene auferlegte Überwachsungsmaßnahme handelt. Breiten sich derartige Stimmungen aus, steigt die Wahrscheinlichkeit einer Ablehnung des Systems durch die Mitarbeiter. Daher ist es wichtig, dass der Belegschaft die Vorteile eines DMS verdeutlicht werden. 

Dabei geht es nicht nur um dem Unternehmen entstehenden Vorteile sondern auch um jene, von denen Mitarbeiter im Arbeitsalltag profitieren. Eine Unternehmenssoftware soll den administrativen Aufwand auf ein Minimum reduzieren und die Belegschaft dadurch entlasten, sodass diese mehr Freiraum für zielführendere Aufgaben hat. 

2: Konkrete Anforderungen definieren

DMS ist nicht gleich DMS. Anbieter arbeiten stetig daran, ihre Software zu verbessern und den sich verändernden Anforderungen ihrer Kunden anzupassen. Daher gibt es mittlerweile eine Vielzahl unterschiedlicher Lösungen, die auf jeweils andere Geschäftsprozesse und Strukturen ausgerichtet sind. 

Branchenspezifische Lösungen

So gibt es beispielsweise DMS, die auf die spezifischen Anforderungen einer bestimmten Branche an ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem ausgerichtet sind. Es ist daher nicht unbedingt notwendig, eine Standardlösung aufwendig an die eigenen Prozesse anpassen zu lassen. 

Welches Nutzungs- und Lizenzmodell ist das richtige?

Unternehmen sollten sich zudem bereits im Vorab die Frage stellen, welches Nutzungs- und Lizenzmodell sich für den Einsatz im eigenen Betrieb eignen würde. Nicht jedes Modell eignet sich für den Einsatz in jedem Unternehmen.

Oftmals bevorzugen beispielsweise Start-Ups und Unternehmen mit sehr eingeschränkten finanziellen Mitteln und IT-Kapazitäten eine Cloud-basierte Lösung, die diese mit geringeren Anschaffungskosten und einem Rundum-Service einhergeht. Je nach Unternehmen kann jedoch auch ein lokales DMS empfehlenswert sein. 

Lastenheft erstellen

Aufgrund der unterschiedlichen Anforderungen, die Unternehmen an ein adäquates DMS haben können sowie der Vielzahl der Anbieter auf dem Markt sollten Betriebe in jedem Fall vor der DMS-Suche ein Lastenheft erstellen. Dieses enthält alle konkreten Eigenschaften, über die ein geeignetes DMS verfügen muss. Auch andere Faktoren wie beispielsweise die benötigte Service-Dienstleistung seitens des Anbieters sollten aufgeführt werden. 

Vergleichswebsites schaffen Überblick

Auf Basis dieses Lastenheftes lassen sich geeignete Anbieter identifizieren. Um einen ersten Überblick über potenzielle Anbieter zu erhalten, eignet sich auch die Nutzung einer Vergleichswebsite. Diese verfügen in der Regel über Filteroptionen, mittels derer geeignete Anbieter und Systemen von ungeeigneten schnell differenziert werden können. 

3: Sie wählen nicht nur eine Software aus…

Letztlich sollte jedes Unternehmen vor der Suche nach einem Dokumentenmanagementsystem bedenken, dass nicht nur das System selbst eine Rolle spielt. 

… sondern auch einen Geschäftspartner

Durch die Wahl eines bestimmten DMS gehen Unternehmen auch eine Geschäftsbeziehung mit einem anderen Unternehmen ein. Da eine Unternehmenssoftware ihren vollen Mehrwert durch eine langfristige Nutzung entfaltet, ist auch die Dauer dieser Geschäftsbeziehung nicht zu unterschätzen. Da Dokumentenmanagementsysteme ein zentrales Element der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur darstellen, ist auch der Stellenwert dieses Geschäftspartners nicht zu unterschätzen. 

Daher sollten sich Unternehmen vor der Suche nach einem System darüber bewusst werden, welche Anforderungen sie an einen geeigneten Anbieter haben. Dies bezieht sich sowohl auf fachliche Kompetenzen und verfügbare Service- und Zusatzleistungen, als auch auf zwischenmenschliche Aspekte. Es ist daher ratsam, im Rahmen der DMS-Suche auch Erfahrungsberichte anderer Unternehmen zu berücksichtigen. 

Fazit: So gelingt die Suche nach dem richtigen DMS

Bereits vor der Suche nach einem geeigneten DMS wird das Fundament für ein erfolgreiches DMS-Projekt gelegt. 

Ausführliche Planung reduziert Risiken

Die Anschaffung einer neuen Software ist immer auch mit gewissen Risiken verbunden. So kann es beispielsweise aus den unterschiedlichsten Gründen zu Verzögerungen kommen oder das neue System kann nur wiederwillig von der Belegschaft genutzt werden. All diese Risiken lassen sich jedoch durch eine angemessene Planung erheblich reduzieren. 

Welche Ziele sollen erreicht werden?

Wichtig ist, dass Unternehmen vor der DMS-Suche und Auswahl konkrete Ziele definieren, die durch die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems erreicht werden sollen. Nur auf diese Weise kann sichergestellt werden, dass Erwartungen auch erfüllt werden. 

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