4 Ebenen der Vorbereitung auf die DMS-Implementierung

Warum gerade die Vorbereitungsphase ausschlaggebend für den Erfolg Ihres DMS Projektes ist und was Sie in diesem Schritt beachten sollten, erfahren Sie hier.

Immer mehr Unternehmen setzen auf ein ganzheitlichen Dokumentenmanagement System - kurz DMS - zur zentralen Verwaltung aller unternehmensrelevanten Dokumente. Doch eine erfolgreiche Neueinführung kann nur gelingen, wenn sich das Unternehmen im Vorab ausgiebig darauf vorbereitet hat. 

Neben dem Entscheidungsprozess und der Planung handelt es sich bei der Vorbereitung also um einen äußerst wichtigen Schritt, der nicht unterschätzt werden sollte. 

Aller Anfang ist schwer 

Viele Unternehmen werden bereits durch den Entscheidungsprozess vor eine große Herausforderung gestellt. Die Möglichkeiten scheinen zu Beginn schier endlos und viele Firmen wissen nicht, wo sie beginnen sollen. 
Doch wie auch im Entscheidungsprozess hilft es auch bei der Vorbereitung, den gesamten Prozess zu strukturieren, um nicht den Überblick zu verlieren. Wies dies im Detail aussehen kann, soll an dieser Stelle einmal näher aufgegriffen werden. 

Inhaltsverzeichnis

• Die richtigen Grundvoraussetzung für die DMS Implementierung schaffen
• 1: DMS-Implementierung und die strategische Ebene
• 2: Die Organisationsebene 
• 3: Der Stellenwert der Kulturebene in der DMS-Implementierung 
• 4: Die Mitarbeiterebene: Ein DMS ist nur so gut wie seine Nutzer 
• Weitere Vorbereitungsmaßnahmen für die DMS-Implementierung
• Fazit: Vorbereitung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung 

Die richtigen Grundvoraussetzung für die DMS Implementierung schaffen

Zunächst gilt es, einige Rahmenbedingungen zu schaffen, um von Grund auf an eine solide Basis für eine erfolgreiche Implementierung zu schaffen. Grundsätzlich gesprochen lassen sich diese Rahmenbedingungen, die essenzieller Bestandteil einer jeden Vorbereitung einer Neueinführung sind, in vier Kategorien unterteilen: 

• Die Strategische Ebene
• die Organisationsebene
• die Kulturebene und 
• die Mitarbeiterebene

Durch die strategische Abgrenzung fällt es zudem leichter, den Überblick zu behalten, und die Wahrscheinlichkeit, dass eine wichtige Komponente unter den Tisch fällt, wird verschwindend gering. Beginnen wir an dieser Stelle mit einer näheren Beleuchtung der strategischen Ebene. 

1: DMS-Implementierung und die strategische Ebene

Die strategische Ebene bezieht sich auf die DMS Strategie selbst. So sollten Sie sich vor der Implementierung darüber im Klaren sein, welche konkreten Ziele Sie eigentlich mit der Einführung eines neuen DMS verfolgen. 

Im Idealfallwurden diese Fragen bereits im Rahmen des Entscheidungsprozesses beantwortet. Zumindest sollten bereits allgemeine Ziele, wie beispielsweise eine Verbesserung der Absatzzahlen, formuliert worden sein, welche ausschlaggebend für die Entscheidung, ein neues System zu implementieren, waren. 

Ziele konkretisieren

In der strategischen Ebene geht es nun um die Konkretisierung dieser Ziele. Wie sollen die neuen Absatzzahlen aussehen? Welche konkreten Prozesse sollen wie optimiert werden und wieviel Zeit kann auf diese Weise eingespart werden? 

Wenn beispielsweise ein verbesserter Kundenservice durch schnellere Bearbeitung zu den vordefinierten Zielen gehörte, sollten Sie sich an dieser Stelle Fragen, wieviel Zeit diese Prozesse mit dem neuen System nun maximal in Anspruch nehmen sollten. 

Wenn im Vorab strategische Ziele gesetzt werden, lässt sich anhand dieser später auch der Erfolg des neuen DMS messen. Die meisten Veränderungen lassen sich jedoch erst nach einiger Zeit beobachten. 

2: Die Organisationsebene

In der Organisationsebene geht es, wie der Name bereits suggeriert, um die grundlegende Organisation bestehenden Geschäftsprozesse und Abläufe. Moderne, leistungsstarke DMS Systeme sind üblicherweise insofern konfigurierbar, als dass sie sich individuell auf die jeweiligen Anforderungen des Unternehmens anpassen lassen. 

Aus diesem Grund sollte es kein Problem darstellen, alle bestehenden Prozesse im System abzubilden. Dennoch ist die Implementierung eines neuen DMS eine guter Zeitpunkt, bestehende Prozesse einmal zu überdenken. 

So könnte beispielsweise die Möglichkeit bestehen, dass sich Prozesse mit dem neuen DMS vereinfachen und effizienter gestalten zu lassen. Üblicherweise nimmt sich ein DMS bzw. Projektmanager dieser Thematiken an. 

3: Der Stellenwert der Kulturebene in der DMS-Implementierung

Die Relevanz der Kulturebene in Bezug auf den Erfolg einer Systemeinführung wird oftmals unterschätzt. Die Kulturebene bezieht sich in diesem Fall auf die Unternehmenskultur. Das Dokumentenmanagement System ist ein hilfreiches, unternehmensstrategisches Werkzeug, welches in der Lage ist, diverse Prozesse effizienter zu gestalten. 

Ausschlaggebender Grund für den Einführungswunsch eines DMS kann beispielsweise ein verbesserter Kundenservice sein. Werden Prozesse intern beschleunigt, erhalten auch Kunden innerhalb kürzester Zeit Rückmeldung. Dennoch erledigt das System nicht die ganze Arbeit. 
So kann ein besserer Kundenservice mittels DMS in der Praxis nur umgesetzt werden, wenn ein Kundenfokus auch Teil der Unternehmenskultur wird. 

4: Die Mitarbeiterebene: Ein DMS ist nur so gut wie seine Nutzer

Mitarbeiter- und Kulturebene gehen in gewisser Weise Hand in Hand. Hier gilt: Ein System ist nur so gut wie seine Anwender. Werden diese von Anfang an in das Projekt der DMS Einführung mit einbezogen, ist die Wahrscheinlichkeit sehr hoch, dass sie das System annehmen. Wichtig ist, ihnen die Vorteile das neuen DMS bewusst zu machen.

Das neue System muss angenommen werden

In vielen Fällen werden Systeme abgelehnt oder nur widerwillig genutzt, da die Nutzung von Mitarbeitern als Mehraufwand oder gar als eine Art „Arbeitsbeschaffungsmaßnahme“ empfunden wird. Zudem kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter das System als eine Art Kontrollinstrument der eigenen Arbeitsweise sehen. 

Ist dies der Fall, wird das System wohl kaum gerne genutzt werden. Aus diesem Grund ist es essenziell, von Anfang an einen soliden Grundstein für die spätere Mitarbeiterakzeptanz zu legen. Denn ein leistungsstarkes System kann sein volles Potenzial nur entfalten, wenn es von Mitarbeitern  vollständig akzeptiert wird. 

Weitere Vorbereitungsmaßnahmen für die DMS-Implementierung

Neben diesen vier grundlegenden Ebenen gibt es noch weitere, rein organisatorische Vorbereitungsmaßnahmen, welche vor der Implementierung getroffen werden müssen. 

Zunächst sollte der Zeitplan dem Anbieter der DMS Lösung kommuniziert werden, sofern dieser nicht bereits in Zusammenarbeit mit dem Anbieter erstellt wurde. So können eventuelle Engpässe im Vorab vermieden werden.

Grundlegende, organisatorische Maßnahmen 

Auch rein organisatorische Maßnahmen müssen im Rahmen der Vorbereitung abgewickelt werden. Dazu zählst beispielsweise die zeitgemäße Anschaffung benötigter Server. 

Im Fall einer On-Premises Implementierung müssen diese tatsächlich erworben und eingerichtet werden. Bei einer gehosteten Lösung sollte sich das Unternehmen im Rahmen der Vorbereitung einen geeigneten Partner für das Hosting suchen. 

Unternehmen und Anbieter sollten auf demselben Stand sein 

In jedem Fall ist es essenziell, dass spätestens zu dem Zeitpunkt der Vorbereitung Anbieter und Unternehmen auf dem selben Stand sind, was zeitliche Restriktionen und individuelle Anforderungen des Unternehmens betrifft. Anderenfalls wird es vermutlich zu unangenehmen Überraschungen während der Implementierung selbst kommen. 

Die Vorbereitung auf eine DMS Implementierung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Einführung. Aus diesem Grund ist die Relevanz einer ausgiebigen Vorbereitungsphase keinesfalls zu unterschätzen. 

Auch, wenn sich in der Praxis nicht immer alle Eventualitäten und potenziellen Probleme in der Umsetzung durch eine extensive Vorbereitung vermeiden lassen, können diese jedoch um einen wesentlichen Teil reduziert werden. 

Fazit: Vorbereitung legt den Grundstein für eine erfolgreiche Implementierung 

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass eine umfangreiche Vorbereitung auf allen Ebenen den Grundstein für eine erfolgreiche DMS-Implementierung legt. 

Aus diesem Grund sollten im Rahmen der Vorbereitung alle nötigen Maßnahmen getroffen werden, die bereits im Vorab abgewickelt werden können. So wird der Aufwand während der Implementierung selbst auf das nötigste reduziert. 

Auf diese Weise stehen im Fall von unerwarteten Problemen während der Implementierung oder ausreichend Kapazitäten zur Verfügung.