Die 5 Schritte zur erfolgreichen Vorbereitung auf die DMS-Auswahl

Bereiten Sie sich mit diesen 5 Schritten optimal auf die Auswahl Ihres DMS-Systems vor.

Im Zuge der digitalen Transformation wird es für Unternehmen zunehmend wichtiger, Prozesse automatisiert und zentral abwickeln zu können. So können wichtige Ressourcen eingespart werden, die an anderer Stelle Verwendung finden. Dokumentenmanagementsysteme (DMS) übernehmen dabei die Rolle einer zentralen Dokumentenverwaltung, die weit über die traditionelle Ablage in Ordnern hinausgeht.

Mit Funktionen wie einer automatisierten Archivierung oder Volltextsuche soll adäquate DMS‑Software den Anwendern das Leben leichter machen. Doch es kommt nicht nur auf die technischen Funktionalitäten selbst an.

Inhaltsverzeichnis

• DMS‑Einführung: Planung ist das A und O 
• # 1 |  Vor der DMS‑Einführung: Meinungen aus dem Team einholen
• # 2 | DMS – Cloud, lokal, gehostet oder hybrid? 
• # 3 | Konkrete Funktionen des DMS 
• # 4 | DMS: „Try before you buy“ 
• # 5 | Rahmenbedingungen im DMS 

DMS‑Einführung: Planung ist das A und O 

Mindestens ebenso wichtig wie die DMS‑Software selbst ist die Planung und Organisation rund um die Entscheidung über ein geeignetes System bis hin zur Implementierung. Denn ein leistungsstarkes DMS ist kaum von Nutzen, wenn es von Anwendern nicht richtig angewendet wird. 

Daher sollten zukünftige Anwender umfassend auf die Implementierung vorbereitet werden. So empfiehlt es sich eine neue DMS‑Lösung zunächst nur in einer Abteilung einzuführen. Potenzielle Probleme können auf diese Weise identifiziert und behoben werden, bevor weitere Abteilungen davon betroffen sind und sich die Baustellen häufen. 

Hinzu kommt, dass Anwender sich zunächst mit dem DMS‑System vertraut machen müssen. So sind umfassende Schulungen unabdingbar. 

# 1 | Vor der DMS‑Einführung: Meinungen aus dem Team einholen

Bei der Vielzahl an DMS, welche sich zur Zeit auf dem Markt befindet, kann es schnell problematisch werden, den Überblick zu behalten. Besonders bezüglich der jeweiligen Funktionen fällt es meist nicht leicht, die passende Software auszuwählen. Hier kann es von Vorteil sein, Mitarbeiter, welche zukünftig mit dem DMS arbeiten werden, zu befragen. Welche Probleme gibt es mit dem aktuellen DMS? Welche Funktionen muss die neue Software abbilden können? Welche Prozesse stellen zurzeit den größten Aufwand dar? 

Die Antworten können dabei helfen, intern zu priorisieren, welche Funktionen notwendig und welche optional sind. Dies stellt den ersten, wichtigen Schritt im Entscheidungsprozess dar. 

Im Anschluss gilt es, zunächst eine Entscheidung darüber zu treffen, wie das System installiert werden soll.  

# 2 | DMS – Cloud, lokal, gehostet oder hybrid? 

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen Cloud-, lokalen, gehosteten und hybriden DMS. Welcher Installationstyp für Ihr Unternehmen der richtige ist, hängt unter anderem von der Unternehmensstruktur sowie den verfügbaren Ressourcen (monetär und IT) ab. Während der Anschaffungsaufwand bzw. die damit verbundenen Kosten bei einem lokalen DMS vergleichsweise sehr hoch sind, entfallen diese Faktoren bei einem Cloud-System fast vollständig. 

Stattdessen fallen monatliche Kosten pro User an, die bei wachsendem Bedarf (z. B. zunehmende Anzahl an Usern, zusätzlicher Speicherplatz) ebenfalls steigen. Alternativ könnte mit geringen monatlichen Kosten auf ein Hybridsystem zurückgegriffen werden, welches jedoch wiederum in der Anschaffung teurer ist. Als letzte Alternative bleibt hier noch ein gehostetes DMS mit vergleichsweise geringen laufenden bzw. Anschaffungskosten. Dennoch müssen bei diesem Installationstyp Abstriche, beispielsweise bzgl. einer erforderlichen Internetverbindung, gemacht werden. Diese ist bei einem hybriden DMS nicht erforderlich. 

Cloud-, lokale, gehostete und hybride DMS Lösungen bringen alle sowohl Vor- als auch Nachteile gegenüber den jeweils anderen Installationstypen mit sich. Hier gilt es, die Prioritäten des Unternehmens sowie die langfristige Nutzung im Auge zu behalten. Sind beispielsweise einmalige, hohe Anschaffungskosten zu verantworten, wenn dafür die laufenden Kosten sinken?

# 3 | Konkrete Funktionen des DMS 

Nach Auswahl eines geeigneten Installationstyps gilt es, die konkreten Funktionen zu identifizieren, über welche das DMS zwingend verfügen muss. Werden Dokumente automatisch archiviert? Wenn ja, besteht die Möglichkeit, diese DSGVO‑gemäß nach verstrichener Frist automatisch zu löschen? Muss das DMS auch mobil verfügbar sein, damit beispielsweise Mitarbeiter des Außendienstes auch von unterwegs auf Verträge zugreifen können.

Wie sollen bestehende Dokumente in das neue DMS integriert werden? Ist bereits ein DMS vorhanden und wird folglich eine entsprechende Schnittstelle benötigt? Handelt es sich um eine Ersteinführung? In diesem Fall müssen unter Umständen vorhandene physische Dokumente mittels OCR digitalisiert werden, damit Funktionen wie eine Volltextsuche vollständig nutzbar sind. 

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#4 | DMS: „Try before you buy“ 

Zahlreiche DMS Lösungen bieten die Möglichkeit, vor Erwerb der Software eine zeitlich begrenzte Testphase zu durchlaufen. Selbstverständlich ist dies optional und keineswegs bindend. Doch besonders, wenn noch keine eindeutige Präferenz besteht oder sich die Entscheidung auf der Kippe zwischen zwei oder drei DMS Lösungen befindet, können Testversionen die nötige Klarheit schaffen. 

Früher oder später stolpert vermutlich jeder, der auf der Suche nach einem geeigneten DMS ist, zudem über sogenannte Open-Source-Lösungen. Diese zeichnen sich dadurch aus, dass ihr Quellcode frei zugänglich ist. Das bedeutet, dass Unternehmen, welche über ausreichendes IT‑Know-how verfügen, die Möglichkeit haben, das System ihren individuellen Bedürfnissen anzupassen. Besonders bei kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU) ist dies jedoch meist nicht der Fall. Zusätzliche Funktionen müssen in diesem Fall dann ebenfalls erworben werden. 

#5 | Rahmenbedingungen im DMS

Ist die Entscheidung getroffen, müssen noch einige Rahmenbedingungen geklärt werden. Dazu gehört beispielsweise, wie entsprechende Dokumente gruppiert werden sollen bzw. wie der Zugriff auf welche Kategorien eingeschränkt wird. Ebenso müssen Archivierungs- bzw. Löschfristen für die jeweilige Dokumentenart getroffen werden, um eine DSGVO-gemäße Handhabung zu gewährleisten. 

Damit einher gehen auch entsprechende datenschutzrechtliche Vorkehrungen. Handelt es sich beispielsweise um ein Cloud-basiertes DMS, muss vom Anwender sichergestellt werden, dass auch der Cloud-Provider selbst ausreichende Datenschutzvorkehrungen trifft. Hinzu kommt die Definition von Vergaberechten bzw. Rollen für alle zukünftigen User (papersoft-dms.de).