Beachten Sie diese 5 Punkte beim Vergleich von DMS-Systemen

Beim Vergleich von DMS-Systemen ist es wichtig, diese 5 Punkte in die Entscheidung einzubeziehen.

Unzählige verschiedene Systeme, unzählige verschiedene Anbieter mit unzählig vielen verschiedenen Ansätzen. Wie findet man da nur das passende System für sein Unternehmen? Es klingt wie eine kaum machbare Aufgabe, genau die DMS-Software zu finden, die für Ihr Unternehmen benötigt wird. Doch mit ein paar hilfreichen Tipps wird die Suche unglaublich einfach und lässt sich deutlich beschleunigen. 

Da stehen Sie nun mit Ihrem Lastenheft, voll mit vorformulierten Anforderungen und Wünschen an ein DMS, welches Ihr Unternehmen in eine glanzvolle Zukunft führen soll. Relativ schnell werden sie merken, dass Sie ohne Orientierung verloren wären. Aber Sie haben ja Ihr Lastenheft und dieses ist nicht mehr und nicht weniger als Ihr Navigationssystem durch den Anbieterdschungel. 

Lastenheft weist den Weg

Daher ist die Vorbereitung auf Ihr DMS-Projekt auch so unglaublich wichtig. Je detaillierter Ihr Lastenheft, desto einfacher wird die Suche danach. Letztlich stehen Sie dennoch vor der Aufgabe sich durch eine Vielzahl verschiedener Systeme zu klicken ehe sie passende Systeme entsprechend Ihres Lastenheftes gefunden haben. Wir wollen Ihnen genau dabei helfen und letztlich aufzeigen, wie Sie das passende System für Ihr Unternehmen finden können. 

Doch was macht die Suche nach einem DMS eigentlich so komplex? Nun, dies liegt zuweilen in der Natur dieser Systeme selbst. Werfen wir daher einen Blick auf die allgemeinen Funktionsweisen derartiger Systeme und die innewohnenden Vorteile, die eine Implementierung eines DMS mit sich bringen kann. 

Was ist DMS? – Eine Definition

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Softwareanwendungen, die für die Organisation, Verwaltung und Archivierung aller in einem Unternehmen umherlaufenden Dokumente zum Einsatz kommen. Dabei werden alle Daten und Dokumente vom System mit Metadaten entsprechend ihres Inhaltes versehen und in einer einheitlichen Ordnerstruktur auf einer zentralen Datenbank einsortiert. 

Einfacher Zugriff auf Daten

Dies ermöglicht es Anwendern auf alle relevanten Daten schnell und einfach zuzugreifen und diese einfach bearbeiten zu können. Letztlich arbeiten so alle Beteiligten mit denselben validen Daten und immer nur einer einzigen, der aktuellsten Version eines Dokumentes. Dies senkt Fehlerquoten und lässt Prozesse deutlich schneller werden. 

Automatisierung von Prozessen

Eine weitere Funktionsweise von DMS-Lösungen betrifft die diversen Geschäftsprozesse eines Unternehmens an sich. Das System bündelt vielerorts verschiedene Prozesse und automatisiert an vielen Stellen und das über alle Abteilungen hinweg. Daher ist eine Einführung eines DMS-Systems auch durchaus ein sensibler Eingriff in die Arbeitsweise eines Unternehmens. 

Revisionssichere Ablage

Ihre Mitarbeiter müssen täglich mit dem System arbeiten und alle Dokumente werden in diese überführt. Auch regelt ein DMS die revisionssichere Archivierung und Ablage dieser Dokumente, daher sollte nicht einfach irgendein System gewählt werden, vielmehr gilt es das passende System unter allen auf dem Markt befindlichen Systemen zu finden. 

DMS vergleichen, aber wie? 

Oftmals machen Unternehmen den Fehler die Suche aus Zeitmangel, oder auch aus mangelndem Verständnis abkürzen zu wollen, um die Sache schnell vom Tisch zu haben. Dann werden einfach ein paar Systeme rausgesucht und sich dann für das erstpassende System entschieden.

Dieses mag dann vielleicht die wesentlichsten Funktionen abdecken, passt aber an vielen anderen Stellen überhaupt nicht zu Ihrem Geschäftsalltag. Am Markt hätte es sicher noch viele, weit besser passende Systeme gegeben, die aber auf Grund der verkürzen Suche einfach im Verborgenden geblieben sind. 

Denn bei einer einfach Internetsuche stoßen Sie zumeist auf die großen Hersteller von DMS-Lösungen, es bleiben Ihnen jedoch kleinere vermeidlich besser passende Lösungen, vorenthalten. An dieser Stelle bieten Ihnen Vergleichsportale einen perfekten Überblick über viele verschiedene Lösungen. 

Vergleichsportale nutzen

Auf Vergleichsportalen haben Sie die Möglichkeit viele verschiedene Anbieter und Systeme miteinander zu vergleichen. So können Sie nach vielen verschiedenen Kriterien filtern und so die Suche einschränken. Schließen Sie beispielsweise alle Systeme aus, die nur für die Cloud konzipiert wurden und verfeinern Ihre Suche nach allen gewünschten Funktionen und anderen Voraussetzungen. Auf diese Weise erhalten Sie am Ende eine Auswahlliste von rund sieben bis zehn verschiedenen Systemen, die allesamt Ihre Kriterien erfüllen können. 

Recherche abkürzen

Nur kann weitergefiltert werden. Liegt der Anbieter mit seinem Produkt in Ihrem Budgetrahmen und welche Supportleistungen bietet dieser darüber hinaus an? Auf diese Weise können Sie gleich eine Vielzahl verschiedener Systeme miteinander vergleichen, ohne dass Sie diese erst mühselig selbst recherchieren müssen.

Auch haben die Anbieter auf dieser Vergleichsportalen bereits eine Vielzahl von Angaben zu ihren Lösungen hinterlegt, so dass diese vergleichbar werden. Andernfalls stellen Anbieter oftmals nur ihre besten Funktionen vor, Sie erfahren aber nur wenig darüber, wo dieser seine Grenzen hat. 

Übersicht nutzen

Anders bei Vergleichsportalen. Hier sehen Sie direkt, in welchem Budgetrahmen der Anbieter arbeitet, welche Betriebssysteme vom System abgedeckt werden und auch welche Anbindungen an andere Systeme mit dem DMS möglich sind. All dies sind letztlich entscheidende Faktoren bei der Auswahl eines geeigneten Systems.

So lässt sich die Suche also weiter einschränken, ehe man zu drei bis vier verschiedenen Systemen gelangt, die allesamt die Anforderungen erfüllen kann. Doch was jetzt?

Anbieter einladen

Nun können sie einfach das entsprechende Kotaktformular nutzen um Kontakt zum Anbieter herzustellen. Diesen können Sie dann einfach mit einer Lösungsvorstellung zu sich einladen oder eine Videokonferenz mit diesem vereinbaren, indem dieser Ihnen das System detailliert vorstellt und sie auch mehr von der Benutzeroberfläche sehen. 

Gleiche Bedingungen für Alle

Sie sollten darauf achten, dass alle Anbieter, die sie sich einladen in etwa die gleichen Rahmenbedingen zur Präsentation bekommen, damit eine wirkliche Vergleichbarkeit entsteht. Räumen Sie beispielsweise einem Anbieter ein sein Produkt in einem zweistündigen Vortrag zu präsentieren, geben einem anderen jedoch nur 30 Minuten, so wird der Leistungsumfang der beiden Systeme verzerrt. 
Auch bieten viele Anbieter kostenlose Testversionen ihrer Systeme an, die dann einige Tage lang in der Praxis getestet werden können.

Oberfläche kennenlernen

Auf diese Weise können sich die Anwender mit der jeweiligen Oberfläche vertraut machen und bewerten, welche ihnen am ehesten zusagt. Doch gilt es auch zu beachten, dass man nicht all zu lange in der Testphase verharrt. Irgendwann muss eine Entscheidung getroffen werden. 

Die Auswahl

Die eigentliche Auswahl findet dann statt, wenn sie sich am Ende sicher sind, dass das System, wie auch der Anbieter zu ihrem Unternehmen passt. Mit dem Anbieter geht man zuweilen eine langwierige Partnerschaft ein, die über die eigentliche Implementierung hinaus geht.

Nach dem Test eines Systems oder einer ausführlichen Präsentation muss eine Entscheidung fallen. Denn je länger sie diese aufschieben, desto länger dauert das gesamte Projekt. Sollten sie sich am Ende eines Tests gegen eine Lösung entscheiden, stehen Sie wieder ganz am Anfang, was wieder Zeit kostet. 

Letztlich können sie jedoch durch die Nutzung von Vergleichsportalen die Suche dermaßen verkürzen, da sie die Systeme so nicht nur aufgelistet an einem Ort finden, sondern diese eben auch miteinander vergleichen können.