4 Kriterien für Ihr DMS

Oftmals bilden Dokumentenmanagement-Systeme den ersten Schritt in Richtung digitales Unternehmen. Doch was muss ein DMS heute leisten?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) klingt hinsichtlich der damit verbundenen Vorteile, wie ein Traum für jedes Unternehmen, welches heute noch mit Papierbergen und eine undurchsichtige Ablage kämpft. All zu wohlklingend sind diese Versprechungen rund um die Automatisierung vieler lästiger Prozesse, den Abbau vom Papierchaos und einer revisionssicheren Ablage.

Liebäugelt ein Unternehmen heute noch mit der Einführung eines DMS, so muss geschaut werden, was moderne Systeme heutzutage zu leisten im Stande sind, welche Systeme künftig mit dem neuen DMS zusammenarbeiten sollen und wie sich ein DMS in die alltäglichen Geschäftsprozesse einpflegt. Wir werfen einen Blick auf die wesentlichsten Kriterien die ein DMS erfüllen muss und erläutern deren Nutzen für gegenwärtige und zukünftige Prozesse. 

Wozu ein DMS? 

In einem Unternehmen, und auch in den eher kleineren Betrieben, entstehen unzählige Dokumente, gehen ein oder aus. Da den Überblick zu behalten ist ohne ein entsprechendes Ablagesystem schier unmöglich. In Zeiten der Digitalisierung ist eine solche Ablage jedoch nicht mehr analog, sondern eben digital zu händeln. An dieser Stelle kommen DM-Systeme ins Spiel. Diese werden schon seit geraumer Zeit eingesetzt um dem Papierchaos und der stetig wachsenden Anzahl von Geschäftsdokumenten Herr zu werden. Auch werden diese Systeme stetig weiterentwickelt, sodass ein heutiges DMS mit einem von 10 Jahren erschienenen System nicht mehr viel gemein hat. 

Doch worauf müssen Sie nun genau achten, wenn Sie sich für ein DMS in Ihrem Unternehmen entscheiden? Am Markt finden sich unzählige Lösungen unterschiedlicher Anbieter, alle mit eigenen Spezifikationen und Funktionen. Bei der Auswahl eines Systems sind viele verschiedene Faktoren zu berücksichtigen. Wir werfen einen Blick auf 4 wesentliche Kriterien bei der Auswahl eines DMS. 

Benutzerfreundlichkeit

Einer der wichtigsten Kriterien bei einer Unternehmenssoftware, ganzgleich ob DMS oder eine andere Anwendung ist die Benutzerfreundlichkeit. Verstehen Ihre Mitarbeiter das System und können dieses einfach anwenden, so ist die Wahrscheinlichkeit ungleich höher, dass dieses zum Erfolg führt, als wenn das System all zu kompliziert daherkommt.

Da mit einem entsprechenden System täglich gearbeitet werden muss, sollte diese den Anwendern intuitiv unter die Arme greifen, anstatt diese vor neue Probleme zu stellen. Rund 81% der Anwender von DM-Systemen wünschen sich laut einer Studie eine bessere Usability. Daher sollten Unternehmen schon bei der Auswahl auf eben jene achten. 

Rechtssicherheit bei den Dokumenten

Ob digital oder analog, für viele Dokumente gibt es gesetzliche Bestimmungen hinsichtlich deren Speicherung und deren Speicherdauer. Mit der neuen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) kamen zu Letzt weitere Vorgaben hinzu, die beachtet werden müssen. Aktuelle Systeme berücksichtigen diese Vorgaben bereits und helfen gerade kleinen und mittelständischen Unternehmen dabei, diese einzuhalten. DMS erinnert beispielsweise an Löschfristen oder protokolliert revisionssicher alle Änderungen an einem Dokument, sodass Unternehmen immer auf der sicheren Seite sind. 

Bessere Kommunikation

Es liegt in der Natur der Dokumentenmanagementsysteme die Zusammenarbeit untereinander und abteilungsübergreifend zu verbessern, da alle Dokumente an einem zentralen Ort für jeden zugänglich gespeichert werden. Ein entsprechendes Dokumentenmanagementsystem unterstützt darüber hinaus den Wunsch nach verbesserter Kommunikation durch diverse Werkzeuge, wie beispielsweise einer Wissensdatenbank.

In dieser wird jegliches Wissen eines Unternehmens protokolliert und gespeichert, sodass die Mitarbeiter einfach darauf zugreifen können. Mit einfach Kommentarfunktionen können beispielsweise aufkommende Fragen schnell beantwortet werden. So bleibt auch nachfolgenden Mitarbeitern das Wissen um einen bestimmten Prozess weiterhin zugänglich. Auch lassen sich einzelne Dokumente mit speziellen Suchfunktionen viel einfacher und schneller finden und es können alle Änderungen an diesem Dokument nachvollzogen werden. 

Hohe Skalierbarkeit 

Jedes Unternehmen hat seine ganz eigenen Geschäftsprozesse und Praktiken. Kein Unternehmen gleich dem anderen vollkommen, daher müssen auch DM-Systeme in der Lage sein, diese Prozesse abzubilden. Es ist ratsam bei dem jeweiligen DMS darauf zu achten, dass dieses sich den eigenen Prozessen gut anpassen kann. Zudem muss darauf geachtet werden, dass dieses ausreichend flexibel ist und sich auch zukünftigen Veränderungen in den Geschäftsprozessen stellen kann. Daher sollte sich das System sehr genau modifizieren und einfach konfigurieren lassen. (vgl. Moritz Kramer, 21.01.2019 auf cancom.info)