Automatisierung mit dem DMS

Ein DMS kann diverse Prozesse in einem Unternehmen automatisieren. Welche das sein können und wie das Ganze technisch funktioniert, hier.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) bündelt diverse Geschäftsprozesse, verbindet diese miteinander und schafft an vielen Stelle Automatisierungen. So werden viele Geschäftsprozesse deutlich beschleunigt und Ressourcen werden für andere Aufgaben freigesetzt. Doch wie sehen derartige Automatisierungen eigentlich genau aus? 

Nutzen von Automation 

Wir wollen in diesem Artikel einmal einen Blick auf Automatisierungen mit dem DMS werfen und deren konkreten Nutzen für die Unternehmen herausstellen. Oft sind es die kleinen Arbeiten, die aufsummiert enorm viel Zeit beanspruchen. Man denke nur an die Belegerfassung und Überprüfung dieser. 

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Rechnungen bin Sekunden prüfen

Dokumentenmanagementsysteme können derartige Arbeit gänzlich übernehmen. Geht beispielsweise eine Rechnung ein, erfasst das System alle Daten und überprüft eigenständig, on alle Beträge korrekt und alle rechtlichen Vorgaben enthalten sind. Bin Sekunden wird dann eine solche Rechnung überprüft und an die entsprechende Stelle weitergeleitet. 

Verbindung zu anderen Systemen 

Besonders in Verbindung mit anderen Systemen, wie beispielsweise einem CRM-System ergeben sich noch viele weiter Automatisierungen. So können beispielsweise Bankverbindungen oder Absenderdaten mit den Daten aus dem CRM verglichen werden und die einzelnen Positionen mit dem Lieferschein und der Bestellung im ERP-System. Sind alle Daten korrekt, kann alles direkt an die Buchhaltung weitergeleitet werden. 

Siehe auch: 7 wichtige DMS-Software-Schnittstellen.

Prüfen und sicher ablegen

Der Beleg selbst kann dann vom DMS eigenständig revisionssicher abgelegt werden und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist automatisch gelöscht werden. Auf diese Weise kann zum einen sichergestellt werden, dass diese gesetzlichen Vorgaben zu jedem Zeitpunkt eingehalten werden und zum anderen wir die Belegschaft von diesen lästigen Aufgaben befreit. 
Ressourcen werden freigesetzt

Automatisierung schafft freie Kapazitäten 

Generell bieten Automatisierungen dieser alltäglich anfallenden lästigen Aufgaben den großen Vorteil, dass Ressourcen für andere Aufgaben freiwerden. Mitarbeiter können intensiver an Projekten mitwirken oder sich kreativeren Arbeiten widmen. Auch erzeugen diese eintönigen Aufgaben oftmals hohe Fehlerquoten, die durch derartige Automatisierungen auf ein Minimum heruntergefahren werden können. 

Welche Automatisierungen für ein Unternehmen Sinn ergeben, hängt stark von den alltäglichen Prozessen und den Begebenheiten des Unternehmens ab. Man muss sich jedoch vor Augen führen, dass Automatisierungen nicht bedeuten, dass man Mitarbeitern die Arbeit entreißt, vielmehr entlastet man diese enorm und läutet neue gewinnbringende Prozesse ein.