7 wichtige DMS-Software-Schnittstellen

Von diesen DMS-Anbindungen und Schnittstellen können viele Unternehmen profitieren.

Sobald ein Unternehmen mehr als eine Anwendersoftware betreibt, spielen Schnittstellen eine Rolle. Dies ist auch im Bereich des Dokumentenmanagements der Fall.

Daher wollen wir uns im Folgenden einmal näher mit einigen wichtigen DMS-Software-Schnittstellen beschäftigen und aufzeigen, wie Unternehmen von diesen profitieren können. 

Inhaltsverzeichnis

• Definition: DMS-Software 
• Der Vorteil von DMS-Schnittstellen 
• 7 wichtige DMS-Schnittstellen 
• Fazit: DMS-Schnittstellen steigern die Effizienz 

Definition: DMS-Software

Die Abkürzung DMS bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente. 

Dabei fungiert die DMS-Software als zentrale Verwaltungsstelle für alle Dokumententypen, die in Unternehmen anfallen. So lassen sich beispielsweise 

• Textdokumente 
• Dokumente aus Tabellenkalkulation 
• Grafiken 
• Bilder
• Audio-Dateien 
• Video-Dateien 
• CAD-Dateien (Computer Aided Design)
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 
• Daten aus EDI (Electronic Data Interchange)

Durch die zentrale Ausrichtung des Systems können alle Mitarbeiter mit entsprechenden Zugangsberechtigungen von überall aus im Unternehmen auf die Dokumente zugreifen und mit ihnen arbeiten. 

Vorteile einer DMS-Software

Aus der zentralen Ausrichtung einer DMS-Software ergeben sich diverse Vorteile für Unternehmen.

So lassen sich Dokumentenmanagementprozesse und Workflows wesentlich transparenter gestalten, da alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten. So sind alle Beteiligten immer auf demselben Stand.

Darüber hinaus ist auch die Qualität der Daten eine andere als beim Parallelbetrieb mehrerer Systeme. In diesem Fall käme es zu Medienbrüchen, welche in vielen Fällen eine doppelte Datenpflege von Nöten machen.

Diese schafft immer Raum für potenzielle Übertragungsfehler und ist darüber hinaus hochgradig ineffizient, da Personalkapazitäten für die Bearbeitung Tätigkeiten eingespannt werden und in dieser Zeit nicht zielführenderen Aufgaben nachgehen können. 

Der Vorteil von DMS-Schnittstellen

Medienbrüche können immer dann zustande kommen, wenn mehrere Systeme im Unternehmen betrieben werden.

Doch im Zuge des stetigen Fortschritts der Digitalisierung lässt sich mittlerweile jeder Geschäftsbereich mit einer eigenen Anwendung abdecken. 

Diverse Systeme kommen zum Einsatz

Zu nutzt beispielsweise die Buchhaltung oftmals DATEV-, während im Marketing ein CRM-System betrieben wird. All diese Systeme bringen für ihren bestimmten Aufgabenbereich diverse Vorteile mit sich und können Prozesse hochgradig optimieren. 

Ganzheitliche IT-Infrastruktur schaffen

Am leistungsstärksten ist jedoch jedes System, wenn es nicht isoliert betrieben wird sonders als Teil einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur fungiert.

Letztlich arbeiten auch die einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereiche eines Unternehmens in engem Zusammenspiel.

Realisieren lässt sich eine solche Integration durch Software-Schnittstellen. Diese ermöglichen einen lückenlosen Informationsfluss zwischen einzelnen Anwendungen und machen eine doppelte Datenpflege obsolet. Dadurch werden 

• Datensilos minimiert 
• Die Qualität der Daten erhöht 
• Prozesse beschleunigt 
• Der administrative Aufwand reduziert 

Darüber hinaus lassen sich durch ein besseres Zusammenspiel aller Anwendungen Zusammenhänge wesentlich besser erkennen und auch die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit wird optimiert. 

7 wichtige DMS-Schnittstellen

Damit sich diese Vorteile jedoch einstellen können, muss dieses Zusammenspiel zunächst über entsprechende Schnittstellen gewährleistet werden.

Welche Schnittstelle dabei eine besonders große Rolle spielen, hängt vom Aufbau der IT-Infrastruktur des jeweiligen Unternehmens ab. 

Kassensystem

So benötigt beispielsweise nicht jedes Unternehmen eine Schnittstelle zwischen DMS-Software und Kassensystem. Ist jedoch ein Kassensystem im Einsatz, empfiehlt sich die Einrichtung einer softwareseitigen Schnittstelle. 

Auf diese Weise lässt sich beispielsweise der digitale Kassenbon realisieren. Seit dem 1. Januar 2020 gilt in der Bundesrepublik Deutschland eine Bonpflicht.

Diese stellte besonders kleinere Unternehmen vor eine nicht zu unterschätzende Herausforderung, da die Anschaffung des kostspieligen Thermopapiers mit zusätzlichen Unkosten einhergeht. 

Auch Umweltschützer kritisierten die Gesetzeseinführung scharf. Durch die Umstellung auf einen e-Bon können Unternehmen diese Problematiken geschickt umgehen.

Der Kunde erhält den Beleg – beispielsweise über eine mobile App – direkt auf sein Endgerät und kann ihn dort verwalten.

Im Gegensatz zu analogen Kassenbons sind e-Bons auch deutlich nutzerfreundlicher und können so die Customer Experience (CX) positiv beeinflussen. 

Buchhaltung

Jedes Unternehmen verfügt über eine Buchhaltung. Die Aufgabe dieses Geschäftsbereiches besteht darin, alle durch den betrieblichen Leistungsfluss entstehenden Geld- und Leistungsströme zu erfassen und zu überwachen.

So lassen sich Rechnungen über eine DMS-Schnittstelle beispielsweise in digitaler Form ausstellen.

Informationen eigehender Rechnungen lassen sich zudem aus der digitalen Version unmittelbar extrahieren, was buchhalterische Prozesse beschleunigt und durch die Verringerung des manuellen Aufwandes weniger fehleranfällig macht. 

Callcenter

Auch das Callcenter profitiert von einer Anbindung an das DMS. Über eine Schnittstelle erhalten Callcenter-Mitarbeiter Zugang zu wichtigen Kundendokumenten wie beispielsweise bestehenden Verträgen.

Auf diese Weise können Callcenter-Mitarbeiter gezielt auf (potenzielle) Kunden eingehen und sich besser auf die jeweilige Gesprächssituation vorbereiten.  

Werden Callcenter-Prozesse über eine CRM-Software abgebildet, bietet sich eine entsprechende Schnittstelle zwischen CRM-Software und DMS-Software an. 

E-Mail

Darüber hinaus ist auch eine Anbindung an das jeweilige E-Mail-Programm von Vorteil. Eine Schnittstelle zwischen DMS-Software und Mail-Programm ermöglicht beispielsweise das Senden von E-Mails direkt aus dem Programm heraus.

Das zu verschickende Dokument muss demnach nicht mehr manuell als Anhang einer E-Mail beigefügt werden.

Dies verschlankt Prozesse des Informationsaustausches und optimiert so letztlich auch die unternehmensinterne Zusammenarbeit durch einen schnelleren Informationsfluss. 

Office und Office for Mac 

Viele Unternehmen nutzen Office bzw. Office for Mac. In diesen Fällen bietet sich die Einrichtung einer Anbindung bzw. Schnittstelle zu der unternehmenseigenen DMS-Software.

Letztlich ist das DMS die Software, mit der sich die in Office erstellten Dokumente verwalten lassen. Über eine Schnittstelle ist es dann beispielsweise möglich, eine Archivierung direkt aus der Office Umgebung vorzunehmen. 

ERP

Zu guter Letzt spielt eine Schnittstelle eine besonders große Rolle; die zur ERP-Software. Eine ERP-Software bildet das Herzstück der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur.

In ihr werden alle zentralen Unternehmensinformationen verwaltet. Sämtliche Geschäftsprozesse können innerhalb des Systems abgebildet und an dieser Stelle auch optimiert werden.

Da das DMS als Verwaltungsstelle aller im Unternehmen anfallenden Dokumente fungiert, kann es dem ERP als wichtiger Datenlieferant dienen.

Darüber hinaus lässt sich durch eine Anbindung auch aus der ERP-Software direkt auf alle wichtigen Dokumente zugreifen. Medienbrüche werden so vermieden und Geschäftsprozesse schlanker und transparenter gestaltet. 

Fazit: DMS-Schnittstellen steigern die Effizienz

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Unternehmenssoftware immer dann den größten Mehrwert in das Unternehmen tragen kann, wenn sie gänzlich in die unternehmenseigene IT-Infrastruktur integriert wird. Je nach Aufbau dieser Infrastruktur bedarf es dazu der Einrichtung einer Schnittstellen.

Medienbrüche vermeiden 

Auf diese Weise kann ein lückenloser Informationsaustausch zwischen allen Anwendungen gewährleistet werden und alle wichtigen Daten und Informationen sind zu jeder Zeit an der benötigten Stelle abrufbar. 

Welche Schnittstellen einen besonders hohen Stellenwert haben, hängt dabei vom jeweiligen Unternehmen ab. Grundsätzlich gilt jedoch: Je mehr Anwendungen ganzheitlich miteinander vernetzt sind, desto höher ist die Informationsverfügbarkeit im Unternehmen und desto besser lassen sich vorliegende Daten auswerten.