Ein DMS für Kleinstbetriebe

Warum sollten sich Kleinstunternehmen und auch Ein-Mann-Betriebe mit Dokumentenmanagementsystemen auseinandersetzen?

Eingehende Briefe in den Ablagekaste ganz oben, in Bearbeitung befindliche Dokumente eins darunter und den Postausgang ganz unten. So oder so ähnlich organisieren immer noch viele, gerade kleine Betriebe ihre Post. Auch bei E-Mails vertraut man darauf, alles immer im Blick behalten zu können. Spam in den Spam-Ordner, wichtige Dokumente in den Ordner „Wichtig“ und alles andere halt im Posteingang. Der Postausgang ist einfach der Postausgang und bedarf keiner weiteren Sortierung. 

Datenschutz und DMS

So kommt man schon über die Runden, mag sich der ein oder andere denken. Das hat immer funktioniert, wird schon richtig sein. Nun aus datenschutzrechtlicher Sicht ist dieses „Dokumentenmanagement“ schon einmal eine Katastrophe. Auf diese Weise lagern wohlmöglich sensible Daten einfach unsortiert in irgendwelchen Postfächern rum und ignorieren dabei alle rechtlichen Vorgaben, wie beispielweise Löschfristen. 

Digitale Suchfunktionen 

Doch auch aus Sicht der Effizienz sind derartige Arbeitsweise mehr als kritisch zu betrachten. Sucht man beispielsweise nach einem bestimmten Dokument stellt sich zunächst die Frage, ob dieses jetzt unter dem analogen Ablagestapel oder eben im E-Mail-Postfach zu suchen ist. Dann beginnt die Suche an Hand vagen Schlagworten oder nach einer groben Zeiteinordnung, die mitunter kumuliert Stunden frisst. 

Digitale DMS kosten nicht viel…

Die Erlösung heißt DMS und kostet heute nicht mehr die Welt. Zudem stellt ein digitales Dokumentenmanagementsystem den ersten Schritt in Richtung Digitalisierung dar und sichert einem Unternehmen die Wachstumsmöglichkeiten, die es so dringend braucht.

DMS für Start-Ups

Gleiches gilt auch für Start-Ups, die versuchen müssen sich am Markt zu behaupten. Mit einem digitalen DMS legen sie den Grundstein für eine erfolgreiche Entwicklung und verankern dieses direkt in deren Arbeitsalltag. 

…doch haben einen großen Nutzen

Und die Investition in ein DMS wird sich in vielerlei Hinsicht lohnen. Neben der Zeitersparnis bei der Bearbeitung, Speicherung, Ablage und vor allem der Suche von Dokumenten, lässt man Ausgaben für Papier, Druckertinte und analoge Archive ganz einfach hinter sich.

Aufbewahrung analoger Dokumente 

Es gibt grundsätzlich nur eine Hand voll physischer Dokumente, zu deren Aufbewahrung der Gesetzgeber verpflichtet. In den meisten Fällen reicht der Scan eines Dokumentes als Nachweis vollkommen aus. Doch welches DMS passt zu meinem Unternehmen, mag sich der aktionswillige Kleinunternehmer nun vielleicht fragen?

Cloud-DMS für Kleinstbetriebe und Start-Ups

Bedingt durch die schnelle, unkomplizierte Inbetriebnahme sowie das Wegfallen hoher Anschaffungkosten empfiehlt sich für kleine Unternehmen oftmals ein DMS in der Cloud. Hier hat man als Anwender die Möglichkeit die Kosten monatlich und clientbasiert zu verteilen, sodass der Start sehr einfach ist.