Die 2 wichtigsten Anbindungen an eine lokale DMS-Software

Erst durch diese beiden Anbindungen entfaltet sich das volle Potenzial einer On-Premises DMS-Software.

Immer mehr Unternehmen setzen zur gezielten Steuerung und Abwicklung ihrer Dokumentenmanagementprozesse auf DMS-Software.

Doch DMS-Software ist am leistungsfähigsten, wenn sie nicht als Insellösung betrieben sondern stattdessen mit bestehenden Anwendungen und Systemen verknüpft wird. 

Im Folgenden sollen dabei die zwei wichtigsten Anwendungen, an die eine DMS-Software angebunden sein sollte, näher thematisiert werden. Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einer DMS-Software eigentlich genau handelt. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Ein Überblick 
• Lokale DMS-Software 
• 1. Anbindung an das ERP
• 2. CRM-Anbindung 
• Weitere, wichtige Anbindungen 
• Fazit: Effiziente Prozesse durch ganzheitliche IT-Infrastruktur 

DMS-Software: Ein Überblick

Die drei Buchstaben „DMS“ stehen für Dokumentenmanagementsystem. Bei DMS-Software handelt es sich folglich um ein System zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Wobei moderne DMS-Software weit über den Funktionsumfang eines digitalen Ablagesystems hinausgeht. 

DMS-Software als Kollaborationstool

So kommt sie beispielsweise als leistungsstarkes Kollaborationstool zum Einsatz, mittels welchem die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit im Rahmen von Geschäftsbereich-übergreifenden Workflows maßgeblich verbessert werden kann. 

Arten verwalteter Dokumente

Viele assoziieren den begriff „Dokument“ im unternehmerischen Kontext vermutlich zunächst mit Verträgen, Rechnungen, Stücklisten oder einer anderen Form des Textdokumentes.

Dabei kann DMS-Software über Textdokumente hinaus noch viele weitere Arten von Dokumenten verwalten, wie beispielsweise: 

• Grafiken 
• Bilder 
• Videos 
• Audio-Aufnahmen (bspw. Mitschnitte von Interviews)
• CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
• COLD-Dokumente (Computer Output to Laser Disk) 

Je nach Branchenzugehörigkeit und fachspezifischer Ausrichtung können in Unternehmen mehrere dieser Dokumentenarten im Tagesgeschäft anfallen.

Eine geeignete DMS-Software führt alle diese Dokumentenarten in sich zusammen, sodass sie zu jeder Zeit an einer zentralen Stelle vorliegen und von jedem Geschäftsbereich aus über das System abrufbar sind. 

Vergaberechte sorgen für Ordnung und Datenschutz

Dabei lässt sich über unterschiedliche vergaberechte softwareseitig steuern, welche Abteilung oder welche konkrete Mitarbeiter Zugriff und Kontrolle über welche Dokumente hat.

Dies ist nicht nur aus datenschutzrechtlichen Gründen sinnvoll, sondern sorgt durch eine Beschränkung auf das notwendigste auch für eine entsprechend hohe Nutzerfreundlichkeit und erleichtert die Bedienung. 

Lokale DMS-Software

Bei der Wahl einer geeigneten DMS-Software sind Systeme unter anderem im Nutzungs- und Lizenzmodell zu differenzieren. Das traditionelle, nach wie vor häufig gewählte Modell ist das On-Premises Modell.

In diesem Fall wird die DMS-Software vor Ort auf den hauseigenen Servern des Unternehmens installiert und von dort aus auch betrieben. Sowohl Hard- als auch Software befinden sich demnach im Besitz des Unternehmens. 

Abgrenzung zur Cloud

Dies ist bei Cloud-basierter Software nicht der Fall. Hier werden dem Unternehmen sowohl Hard- als auch Software durch einen externen Dienstleister – den Cloud-Betreiber bzw. den Anbieter der DMS-Software – bereitgestellt.

Dementsprechend entsteht dem Unternehmen kein zusätzlicher Aufwand, um Hard- und Software zu warten.

Dies geht jedoch auch mit Abstrichen in der Anpassungsfähigkeit einher, da es sich um ein fertiges Produkt handelt, welches lediglich durch das Dazubuchen oder Abbestellen bestehender Module verändert werden kann. 

Das richtige Lizenzmodell wählen…

So hat jedes Nutzungs- und Lizenzmodell seine eigenen Vor- und Nachteile. Daher lässt sich keine pauschal gültige Empfehlung für ein Modell und gegen ein anderes aussprechen.

Vielmehr sollten sich Unternehmen intensiv mit den jeweiligen Vor- und Nachteilen auseinandersetzen und letztlich basierend auf ihrem individuellen Anforderungsprofil eine Entscheidung für den eigenen Betrieb treffen. 

… und Anbindungen gewährleisten

Wichtig ist dabei vor allem, dass die jeweilige Software bzw. das jeweilige Modell eine Anbindung an weitere wichtige Bestandteile der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur gewährleistet.

Bei einer lokalen DMS-Software lassen sich entsprechende Anbindungen in der Theorie immer realisieren, da die Software unbegrenzt an die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens angepasst werden kann. 

Welche Anbindungen dabei besonders wichtig sind, soll im Folgenden einmal näher aufgegriffen werden. 

1. Anbindung an das ERP

Die wohl wichtigste DMS-Anbindung ist die an die ERP-Software des jeweiligen Unternehmens.

ERP-Systeme werden letztlich nicht ohne Grund auch als „Herzstück“, „Gehirn“ oder „Rückgrat“ der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur bezeichnet. 

Zentrale Datenverwaltung mittels ERP-Software

Innerhalb der ERP-Software werden alle zentralen Unternehmensdaten verwaltet. Diese Daten stammen aus allen zentralen, unternehmerischen Bereichen, wie beispielsweise 

• Personalwirtschaft / HR
• Einkauf / Beschaffung 
• Vertrieb 
• Marketing 
• Buchhaltung 
• Controlling 
• Produktion 
• Lagerverwaltung 

Durch eine Anbindung der DMS-Software an das hauseigene ERP-System können Prozesse beispielsweise durch entsprechende Automatisierungen maßgeblich optimiert werden.

Letztlich liegen die Vorteile einer derartigen Integration auch auf der Hand, werden für die Erstellung von Dokumenten doch Daten aus der ERP-Software herangezogen. 

Vorteile einer DMS-ERP-Anbindung

Eine Anbindung von DMS und ERP ermöglicht es beispielsweise, automatisch Berichte aus durchgeführten Analysen zu generieren. Diese können dann ohne einen Mehraufwand über das System direkt an das Management weitergeleitet werden. 

Im HR-Bereich lassen sich Abrechnungen mittels weniger Klicks ebenfalls teilweise automatisiert generieren, da die im ERP-System erfasste Arbeits-, Fehl- und Urlaubszeit ohne Medienbrüche herangezogen werden kann. 

2. CRM-Anbindung

Neben der ERP-Software sind CRM-Systeme ein weiterer, wichtiger Bestandteil der IT-Infrastruktur vieler Unternehmen. CRM-Software ermöglicht die strategische Planung und Gestaltung sämtlicher Kundenbeziehungsprozesse.

Dabei ermöglicht moderne CRM-Software weitaus mehr als die Verwaltung digitaler Kundenakten. 

Schnittstelle zum Kunden

Einige Systeme verfügen beispielsweise über wichtige Schnittstellen zum Kunden.

Ein Beispiel für eine derartige Schnittstelle sind Self-Service-Portale bzw. Funktionen, die Kunden die eigenständige Durchführung bestimmter Aufgaben ermöglichen, die traditionell manuell durch den Kundenservice erfolgten.

Auf diese Weise werden Mitarbeiter des Kundenservices entlastet und Kunden profitieren von einem Service „on-demand“ ohne zusätzliche Wartezeiten.

Automatischer Dokumentenexport

Durch die Anbindung der DMS-Software an das unternehmenseigene CRM wäre es Kunden beispielsweise möglich, entsprechende Dokumente selbst anzufordern.

Das System könnte sie über Automatisierungen in Eigenregie erstellen und über die CRM-Anbindung dem Kunden zur Verfügung stellen. 

Vorteile einer DMS-CRM-Integration

Ein Beispiel für den praktischen Einsatz derartiger Funktion hat unmittelbar mit dem Thema Datenschutz zu tun – Ein Thema, mit dem nicht Unternehmen jeder Branchenzugehörigkeit und Größe auseinandersetzen müssen. 

Gemäß der DSGVO haben Kunden deren personenbezogene Daten von Unternehmen verarbeitet werden das Recht, sich jederzeit über Zweck und Art der Datenverarbeitung zu informieren.

Geht eine entsprechende Kundenforderung über die CRM-Software ein, können moderne Systeme automatisiert alle relevanten Informationen in einem Dokument zusammenstellen und dem Kunden in einem für ihn verwendbaren Format zur Verfügung stellen. 

Auch auf Verwaltungsebene entstehen durch eine Anbindung von DMS und CRM zahlreiche Vorteile.

So sind beispielsweise alle wichtigen Dokumente wie Verträge oder Rechnungen zu einem Kunden auch in der CRM-Software in der jeweiligen Kundenakte abrufbar. 

Weitere, wichtige Anbindungen

Neben einer Anbindung an CRM- und ERP-Software können Unternehmen jedoch noch von weiteren DMS-Software-Schnittstellen profitieren.

So nutzen beispielsweise nach wie vor viele Unternehmen eine separate Software, um buchhalterische Aufgaben abzuwickeln. 

Buchhaltung: FiBu-Schnittstelle

Ist die Finanzbuchhaltung (FiBu) nicht bereits an das ERP-System angebunden und über die DMS-ERP-Integration auch mit der DMS-Software verknüpft, empfiehlt sich eine separate Schnittstelle zwischen FiBu-Software und DMS-Software.

Auf diese Weise können Dokumente wie Rechnungen automatisiert erstellt werden. 

Anbindung an einen OCR-Scanner

Eine weitere, wichtige Anbindung, welche das Potenzial einer DMS-Software selbst maximiert, ist die an einen OCR-Scanner. Auch Anbindungen an entsprechende Hardware sind demnach von Relevanz. 

Die Abkürzung „OCR“ steht für den englischen Begriff „Optical character recognition“ – optische Zeichenerkennung. OCR-Scanner sind in der Lage, den Inhalt analoger Dokumente im Rahmen des Scanvorgangs zu erfassen.

Es entsteht also nicht nur ein digitales Bild des analogen Dokumentes, sondern ein vollwertiges Dokument – beispielsweise in PDF-Format, dessen Informationen von Computern erfasst werden können. 

Durch den Einsatz eines OCR-Scanners lassen sich analog-vorliegende Dokumente schnell und effizient digitalisieren.

Unternehmen profitieren durch die Texterkennung dann von DMS-Funktionen wie beispielsweise einer Volltextsuche, mittels derer sich binnen Sekunden alle wichtigen Dateien zu einer bestimmten Suchanfrage anzeigen lassen. 

Fazit: Effiziente Prozesse durch ganzheitliche IT-Infrastruktur

Zusammenfassend kann das potenzial einer DMS-Software also über eine Vielzahl an Anbindungen maximiert werden.

Denn eine Unternehmenssoftware ist immer nur dann im effizientesten, wenn sich beispielsweise über Schnittstellen oder mittels einer Integration an bestehende Anwendungen angebunden ist. 

So erhält die gesamte IT-Infrastruktur des Unternehmens eine ganzheitliche Ausrichtung und Insellösungen und damit einhergehende Medienbrüche werden vermieden. 

Letztlich profitieren Unternehmen durch die ganzheitliche Integration ihrer IT-Infrastruktur so von effizienteren, schlankeren Prozessen mit zahlreichen Automatisierungen.

Diese sorgen wiederum für eine Einsparung von wertvollen Ressourcen, welche nun an anderer Stelle gewinnbringend eingebracht werden können.