Digitalisierung an der Hochschule

Digitalisierung an der Hochschule

DMS Spezialist Kendox wird die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) bei der Prozessdigitalisierung unterstützen.

Die ZHAW (Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften) digitalisiert künftig alle papierbasierten Prozesse rund ums Thema Hochschulzugehörigkeit. Mittels DMS sollen alle Prozesse – von der Einschreibung bis zur Exmatrikulation – digital abgebildet werden können. 

Überblick über die Hochschule 

Die ZHAW hat landesweit drei Standorte: in Zürich, Winterthur und Wädenswil. Die insgesamt 13.000 Studierenden und 7.700 Weiterbildungsteilnehmende verteilen sich auf insgesamt acht Departementen. Bereits im Frühjahr 2019 stand der Entschluss, bestehende Prozesse zu digitalisieren und sie im Rahmen eines elektronischen Studiendossiers bereitzustellen. Darauf folgte eine sechsmonatige öffentliche Ausschreibungsphase, nach der letzten Endes das Schweizer Unternehmen Kendox mit dem Projekt beauftragt wurde. 

Elektronische Studiendossiers mittels DMS aus dem Hause Kendox 

Laut Nina Fischer, der Projektverantwortlichen, habe der Schweizer DMS Spezialist Kendox letzten Endes vor allem durch die Integrationsmöglichkeiten seiner DMS Lösung überzeugt. Ein wichtiges Kriterium bei der Wahl einer geeigneten DMS Lösung war die nahtlose Integration des DMS in die bestehende IT-Infrastruktur, welche sich vor allem aus der Schuladministrations-Software „CLX.Evento“ und Microsoft Office bzw. Outlook zusammensetzt. Kendox hatte ähnliche Einführungen bereits an der Hochschule und Universität Luzern sowie an den Hochschulen Nordwestschweiz erfolgreich realisiert. 

„Durch die Automatisierung von Prozessen und die Einführung des elektronischen Studierendendossiers können wir nicht nur Platzprobleme bei der Ablage von Dossiers lösen, sondern erzielen in der Administration auch mehr Effizienz und Kostenvorteile“, so Fischer.  

Prozessoptimierung und Effizienzsteigerung 

Ziel der Hochschule ist es, Prozesse zu automatisieren und so effizienter zu arbeiten. Auch eine revisionssichere Ablage soll im Rahmen der DMS Einführung Teil der IT-Infrastruktur der Hochschule werden. Zudem werden Nutzer durch eine Mobile- sowie eine Web-Anwendung die Möglichkeit haben, standortunabhängig auf Dokumente zuzugreifen.

Technische Umsetzung im DMS 

Zukünftig sollen alle Dokumente auf dem InfoShare Server, dem Herzstück der DMS Lösung aus dem Hause Kendox, indexiert und in elektronischen Dossiers abgelegt werden. Dokumente, welche bislang nur in Papierform vorliegen, können über entsprechende Scanning-Stationen digitalisiert und ins System aufgenommen werden (vgl. pctipp.ch, „ZHAW digitalisiert die Dossiers von Studierenden“, 16.01.2020). 

Der im Jahr 2004 gegründete Software Anbieter Kendox hat neben seinem Hauptsitz in Oberriet weitere Niederlassungen in Wien, Westheim, Oberhausen und Kaltenkirchen (vgl. kendox.com). 

28 Januar 2020

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