So sieht DMS im Gastgewerbe aus

Welche Anforderungen haben Gastronome und Hoteliers an ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem?

Je mehr Dokumente in einem Unternehmen verarbeitet und verwaltet werden müssen, desto sinnvoller wird der Einsatz eines geeigneten Dokumentenmanagementsystems (DMS). 

Branchenspezifische Anforderungen 

Doch je nach Branchenzugehörigkeit haben Unternehmen und Organisationen individuelle Anforderungen an ein geeignetes System. So muss ein DMS im Gesundheitswesen Unternehmen beispielsweise insbesondere bei der Einhaltung strenger datenschutzrechtlicher Richtlinien in Bezug auf personenbezogene Gesundheitsdaten unterstützen. 

Lieferscheine, Belege, Rechnungen 

Im Hotelgewerbe und der Gastronomie fallen vor allem Rechnungen, Lieferscheine oder Bewirtungsbelege an. Müssen all diese Dokumente manuell verarbeitet, verwaltet und archiviert werden, entsteht schnell ein hoher Verwaltungsaufwand. Dieser lässt sich durch ein geeignetes DMS deutlich reduzieren. 

Hohe Produktivität, zufriedene Kunden 

Somit haben Angestellte mehr Zeit, sich ihren eigentlichen Aufgaben zuzuwenden. Die Folge: Eine bessere Auskunftsfähigkeit durch eine Vermeidung von Medienbrüchen sowie eine zentrale Dokumentenverwaltung und zufriedenere Kunden. 

Eingehende Reservierungen: Direkt per Mail oder über externe Anbieter 

Besonders im Hotelgewerbe tätigen Gäste ihre Reservierungen zunehmend online. Ist das Hotel bereits bekannt, greifen Gäste oftmals auf eine Reservierung via E-Mail zurück. Anders sieht es bei Erstbuchungen aus. Diese erfolgen oftmals über externe Buchungsportale oder Hotel-Vergleichswebseiten. 

Ein geeignetes DMS ist in der Lage, auch Dokumente, die auf diesem Wege eingehen, zu erfassen und automatisch zu verarbeiten. 

Elektronische Akten anlegen 

Zudem ist es möglich, innerhalb des DMS für jeden Gast eine eigene, elektronische Akte anzulegen. In dieser werden dann sämtliche, den Gast betreffende Dokumente wie Bewirtungsbelege oder Rechnungen gespeichert. 

Analoge Dokumente digitalisieren

Die Umstellung von einem analogen zu einem vollständig digitalen Dokumentenmanagement erscheint vielen Unternehmen zunächst mit einem entsprechenden Mehraufwand verbunden zu sein. Doch Funktionen der Informationstechnik wie die optische Zeichenerkennung – kurz OCR – machen den Schritt in Richtung digitalem Dokumentenmanagement möglich. 

OCR (aus dem Englischen: Optical Character Recognition) bezeichnet die automatisierte Erkennung von Text innerhalb von Bildern. Wird also ein analoges Dokument beispielsweise mittels Einscannen digitalisiert, erkennt das System mehr als nur ein Bild.  Es erkennt auch den ursprünglich auf dem analogen Dokument enthaltenen Text.

Auf diese Weise ist es Gastronomen möglich, beispielsweise mittels Volltextsuche nach entsprechenden Dokumenten zu suchen. Das DMS filtert dann in Sekundenschnelle alle Dokumente zu dem eigegebenen Suchbegriff (wie beispielsweise einer Buchungsnummer) und zeigt diese unmittelbar an. 

Auf diese Weise sparen Mitarbeiter der Hotel- und Gastgewerbes im Berufsalltag wertvolle Zeit, die stattdessen in die Betreuung der Kundschaft investiert werden kann.