Ein DMS für Landmaschinenspezialisten

Technik für Land, Forst und Garten: Agrar-Markt Deppe setzt auf ein DMS aus dem Hause DocuWare.

Der Landmaschinenspezialist Agrar-Markt Deppe nutzt seit ca. drei Jahren ein Docuware-DMS. In einem Bericht auf it-zoom.de schildert Prokurist Mark Deppe, wie das DMS den Alltag in seinem Unternehmen erleichtert. 

Ziel der Einführung eines DMS

„Wir verkaufen innovative Technik (…). Aber auch intern wollen wir unsere Prozesse immer weiterentwickeln.“

, so Deppe auf it-zoom.de.

Vor der Einführung des Dokumentenmanagementsystems stand der Landmaschinenspezialist mit Hauptsitz in Bad Lauterbach vor einer großen Herausforderung. 

Das Unternehmen beschäftigt ca. 140 Mitarbeiter an neun Standorten. Monatlich verarbeitet es etwa 1.800 Eingangs- und 3.000 Ausgangsrechnungen. Diese wurden vor der Einführung des DMS dezentral in den jeweiligen Standorten archiviert. 

Probleme einer dezentralen Ausrichtung

Die Zentrale in Bad Lauterbach konnte daher nur auf die Belege zugreifen, wenn sie von einem Mitarbeiter des Standorts herausgesucht, kopiert und verschickt wurden. Hierdurch ergaben sich gleich zwei Problematiken: 

Auf der einen Seite steht der Zeitverlust, der mit der manuellen Suche und dem Versenden des Belegs verbunden ist. Auf der anderen Seite konnte so nicht sichergestellt werden, dass wirklich alle Rechnungen revisionssicher archiviert wurden. 

Revisionssicher dank DMS

Um dies zu gewährleisten, entschied sich das Unternehmen dann für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems. Moderne DMS wie DocuWare verfügen in der Regel standardisiert über diverse Funktionen, die die Umsetzung einer revisionssicheren Archivierung in der Praxis maßgeblich erleichtern. 

Multisite DMS

Wichtig war dem Unternehmen zudem, Arbeitsprozesse der unterschiedlichen Standorte anzugleichen. Aus diesem Grund wurde ein DMS benötigt, an welches mehrere Standorte angebunden werden konnten – ein ausschlaggebendes Argument für DocuWare. 

Durch die Standardisierung von Workflows und Geschäftsabläufen können Unternehmen prozessübergreifende Transparenz schaffen. 

DMS aus der Cloud

Die Agrar-Markt Deppe GmbH entschied sich aus praktischen Gründen für die Variante aus der Cloud. Zum einen war es auf diese Weise nicht notwendig, im Vorab aufwändige, technische Vorbereitungen für die Implementierung eines DMS zu treffen. Zum anderen entsteht dem Unternehmen so im Tagesgeschäft kein Mehraufwand in der Installation von Updates. 

Und wie steht es um die Nutzerfreundlichkeit?

Deppe lobte gegenüber it-zoom.de zudem die leichte Administration des DMS:

„Wir müssen das Systemhaus nicht oft um Hilfe bitten.“

, so Deppe. 

Auch Mitarbeiterschulungen waren aufgrund der intuitiven Bedienung des Systems nicht notwendig. So ist das DMS mittlerweile fest in das Tagesgeschäft des Unternehmens integriert und Mitarbeiter haben mehr Zeit, zielführenden Aufgaben nachzugehen.

Über DocuWare

DocuWare ist ein international tätiger Anbieter von DMS- und ECM-Lösungen mit Haupsitz in Deutschland und den Vereinigten Staaten. Das gleichnamige DMS DocuWare ist sowohl als Cloud- als auch als On-Premises Lösung und in 16 verschiedenen Sprachen erhältlich.

Weltweit stützt sich das Unternehmen auf ein starkes Netzwerk von über 500 Vertriebspartnern - darunter auch die hiesigen Unternehmen Köditz und Schwindt.