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DMS-Software für das Immobilienmanagement

Auf welche DMS-Funktionen es in der Immobilienbranche wirklich ankommt, erfahren Sie hier.

Als zentrale Unternehmenssoftware müssen ERP-Systeme besonders auf die spezifischen Anforderungen der jeweiligen Branche ausgerichtet sein. Doch auch Dokumentenmanagementsysteme (DMS) müssen je nach Branche unterschiedliche Kriterien erfüllen.

Ein Blick auf das Immobilienmanagement

Das Immobilienmanagement befasst sich mit dem Verwalten, Vermieten und Vermarkten von Immobilien. Ziel ist dabei ein langfristiger optimaler Einsatz über den gesamten Lebenszyklus der Immobilie.

Vielfältige Aufgabenbereiche 

Auf fachlicher Ebene ist das Immobilienmanagement Teil der Betriebswirtschaftslehre und umfasst neben der Projektentwicklung auch das Projekt- und Facilitymanagement.

DMS-Funktionen für Real Estate

Auch Immobilienmanager benötigen zielgerichtete Software, welche sie bei der Abbildung, Verwaltung, Gestaltung und Abwicklung ihrer Prozesse unterstützen.

Doch welche Kriterien muss eine geeignete DMS-Software für das Immobilienmanagement erfüllen?

Anbindung an andere Systeme

Zunächst sollte sich die DMS-Software nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur eingliedern lassen. Dabei spielt insbesondere die Anbindung an ERP- und CRM-Software eine Rolle.

Vertragsmanagement

Darüber hinaus sollte auch ein Vertragsmanagement-Modul bereits standardisiert in das System integriert sein. Auf diese Weise lassen sich beispielsweise Miet- oder Kaufverträge direkt im System verwalten.

E-Signatur

Zur Verkürzung der Durchlaufzeit bis hin zur Archivierung der Verträge können auch Funktionen wie E-Signing; also die digitale Signatur; oder Versionskontrolle/ Versionierung hilfreich sein.

Die digitale Akte

Zu guter Letzt spielt auch im Bereich des Immobilienmanagements die digitale Akte eine nennenswerte Rolle.

Durch diese Funktion lassen sich alle Informationen aus Dokumenten gezielt sammeln und in einer projektbezogenen Akte zusammenführen. Auf diese Weise sind alle relevanten Dokumente binnen weniger Klicks abrufbar.

DMS-Anbieter für die Immobilienbranche

Auf dem wachsenden deutschen DMS-Markt sind zahlreiche Lösungen erhältlich, welche sich speziell an die Anforderungen der Immobilienbranche bzw. des Immobilienmanagements richten.

Vor der Wahl eines Systems sollten sich Immobilienverwalter und Unternehmen dennoch ausgiebig mit dem eigenen Anforderungsprofil auseinandersetzen und alle relevanten Anforderungen in Form eines Lastenheftes festhalten.

So kann gewährleistet werden, dass das gewünschte System auch wirklich den teils individuellen Anforderungen von Unternehmen gerecht werden kann.

12 März 2021

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