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Effiziente Verarbeitung von Eingangsrechnungen im Homeoffice

Mit dem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow von PROXESS lassen sich Eingangsrechnungen auch von zu Hause aus effizient verarbeiten.

Das vergangene Jahr hat viele Unternehmen abrupt vor eine Digitalisierungs-Herausforderung gestellt - Denn papierbezogene Prozesse kommen im Homeoffice schnell an ihre Grenzen und sind obendrein in den meisten Fällen ohnehin nicht effizient.

Manuelle Rechnungserfassung ineffizient und fehleranfällig

So ist beispielsweise eine manuelle Rechnungserfassung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Durch zusätzliche Verzögerungen, welche aus einer dezentralen Rechnungserfassung resultieren können, ist es Unternehmen häufig nicht möglich, Skonto-Fristen einzuhalten.

PROXESS-Modul „Digitaler Rechnungseingang“

PROXESS, Experte für Dokumentenmanagement-Lösungen, bietet Kunden mit einem browserbasierten Eingangsrechnungsworkflow die Möglichkeit, die Rechnungserfassung auch von zu Hause aus effizient zu gestalten.

Zahlreiche Schnittstellen 

Dabei macht sich das Modul „Digitaler Rechnungseingang“ Standards wie XML zu Nutze. So lässt sich das Modul unkompliziert in die bestehende IT-Umgebung (beispielsweise ERP-Software oder FiBu) des jeweiligen Unternehmens einbinden.

Darüber hinaus verfügt es über zahlreiche Schnittstellen zu Office-Anwendungen, E-Mail-Programmen und weiteren PROXESS-Modulen.

„PROXESS Belegleser“

Das PROXESS-Belegleser-Modul bildet eine wichtige Erweiterung des digitalen Rechnungseingangs. Dieses Modul ermöglicht eine automatische Prüfung aller digital eingehenden oder eingescannten Rechnungen.

Automatische Prüfung

Dabei werden relevante Daten wie Rechnungsdatum, Empfänger, Brutto- bzw. Netto- und Mehrwertsteuerbeträge oder Kreditor ausgelesen und anschließend automatisiert auf Konsistenz, Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.

Künstliche Intelligenz

Dabei greift das Modul ebenso auf mathematische Regeln wie auch auf KI-basierte Methoden zurück. Durch den selbstlernenden Ansatz wird eine kontinuierliche Systemoptimierung ermöglicht.

Weitere Funktionen

Nach der softwareseitigen Prüfung werden die Rechnungen bzw. die daraus extrahierten Daten automatisiert an den Eingangsrechnungsworkflow weitergegeben. Dort werden notwendige Freigabeprozesse gesteuert und die Rechnungen werden gezielt bis zur FiBu bzw. bis ins Archiv weitergeleitet.

Mobile Verfügbarkeit

Prüfung und Freigabe können dabei entweder automatisiert, manuell, regelbasiert oder an die spezifischen Prozessanforderungen des Unternehmens angepasst erfolgen.

Der Status einer zu bearbeitenden Eingangsrechnung lässt sich von allen beteiligten Mitarbeitern stets über den PROXESS Web Client mobil und ortsunabhängig einsehen.

Nach vollständiger Bearbeitung der Eingangsrechnung wird diese dann GoBD-konform im digitalen PROXESS Archiv archiviert (vgl. pressebox.de).

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