Umsetzung des OZG mit dem DMS

Erfahren Sie mehr über die ganzheitliche Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG) mit dem DMS von Optimal Systems.

Das „Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen“ (OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis Ende 2022 auch elektronisch zur Verfügung zu stellen. Dies stellt Verwaltungen bundesweit vor neue Herausforderungen.

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für die öffentliche Verwaltung

Denn in puncto Digitalisierung besteht in Deutschland vielerorts noch starker Ausbaubedarf. Um Leistungen auch digital zur Verfügung stellen zu können, müssen zunächst einmal die internen Prozesse digitalisiert werden. Ein DMS für die öffentliche Hand setzt genau hier an. Ein mögliches System, welches in diesem Bereich zum Einsatz kommen kann, ist enaio vom ECM-Experten Optimal Systems. Denn der Softwareanbieter hat Erfahrung in der Betreuung und Durchführung von Projekten in der öffentlichen Verwaltung:

„Wir haben uns auf die Digitalisierung von Verwaltungen spezialisiert und kennen die Bedarfe der öffentlichen Hand genau. Die Digitalisierungsreise mit einem nachhaltigen Backend ist für die öffentliche Verwaltung existenziell. Der digitale Behördengang soll nicht an der Verwaltungsmauer enden“, so Nikolas Herwig, Vertriebsbeauftragter der Optimal Systems Vertriebsgesellschaft mbH Hannover.

Der Weg zur digitalen Akte 

Um alle Leistungen medienbruchfrei zur Verfügung stellen zu können, bedarf es digitaler Akten. Die Einführung einer DMS-Software legt hier das Fundament. Sie regelt zudem die Erstellung und Verwaltung von Dokumenten und Informationen unterschiedlicher Art. Auch Bearbeitung, Zugriff und Austausch lassen sich über das DMS effizient und transparent abwickeln.  Insgesamt unterstützt eine DMS-Software für die öffentliche Verwaltung somit die digitale Steuerung, Überwachung und Weiterentwicklung von Prozessen.

Der mobile Arbeitsplatz 

Die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung geht nicht nur mit Vorteilen für Bürgerinnen und Bürger einher – auch die Mitarbeiter profitieren. Mit Beginn der Corona-Pandemie wurden vielerorts zahlreiche Angestellte ins Homeoffice geschickt. Zur Umstellung auf neue Arbeitsmodelle wie Remote Work und Homeoffice bedarf es jedoch digitaler Unterstützung. Die Nutzung einer DMS-Software stellt eine wichtige Voraussetzung für eine möglichst problemlose, ortsunabhängige Arbeit dar.

„Wir können stets ortsunabhängig arbeiten. Ob im Büro, Besprechungsraum oder Homeoffice – alle Mitarbeiter haben immer vollständigen Zugriff auf ihre Akten“

- Christian Ausfelder, Sachgebietsleiter Informations- und Kommunikationstechnik im Landratsamt Traunstein und Anwender der DMS-Lösung enaio (vgl. pressebox.de, 18.10.21).