DMS-Lösungen speziell für kleine Unternehmen

5 Gründe, warum ein Dokumentenmanagement-System (DMS) gerade für kleine Unternehmen unabdingbar ist. Die wichtigsten Vorteile auf einen Blick.

Ein Dokumentenmanagement-System stellt oftmals den ersten Schritt eines Unternehmens in Richtung Digitalisierung dar. Doch noch allzu häufig herrscht das Vorurteil vor, derartige Systeme seien nur etwas für große Unternehmen. 

Wir zeigen Ihnen, warum dem nicht so ist und wie gerade kleine Unternehmen von den Annehmlichkeiten eines DMS profitieren können. Dabei werden wir Ihnen die wichtigsten Vorteile bezogen auf die Praxis vorstellen und Tipps zur richtigen Auswahl eines passenden DMS für Ihr Unternehmen geben. 

Zuvor jedoch wollen wir uns einmal mit der allgemeinen Funktionsweise dieser Softwarelösungen auseinandersetzen, um verstehen zu können, wie genau diese Anwendungen Unternehmen bei der Bewältigung ihrer täglichen Prozesse unterstützen können. 

Inhaltsverzeichnis

• Was ist ein DMS? – Eine Definition
• Warum ein DMS auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist 
• Revisionssichere Ablage mit dem DMS 
• Wissen im Unternehmen teilen und speichern 
• Druckkosten sparen und Papier vermeiden 
• Prozesse effizienter gestalten 
• Schnittstellen zu anderen Systemen 
• Fazit: Gerade kleine Unternehmen profitieren

Was ist ein DMS? – Eine Definition

DMS steht für Dokumentenmanagement-System und ist im ersten Moment nichts anderes als eine Unternehmenssoftwarelösung. Diese kommt, wie der Name schon andeutet, zur Organisation, Verwaltung und Speicherung von Dokumenten im unternehmerischen Kosmos zum Einsatz. 

Heute sind Unternehmen täglich einer wahren Flut von Dokumenten verschiedener Beschaffenheit ausgesetzt. Einige von diesen unterliegen strengen gesetzlichen Vorgaben zur Speicherung und Archivierung, andere müssen von verschiedenen Abteilungen gemeinsam bearbeitet werden. Hier den Überblick zu behalten ist auch in kleinen Unternehmen nicht immer leicht. 

Dokumente schneller finden

Täglich verbringen Mitarbeiter mehrere Stunden damit, bestimmte Dokumente in einer bestimmten Version zu suchen, diese zu bearbeiten und in die passende Ordnerstruktur einzupflegen. Bereits bei der eigenen Organisation kann es dabei schon unübersichtlich werden. Arbeiten gleich mehrere Akteure mit denselben Daten und Dokumenten, bedarf es eines Systems. 

Und dieses System bieten DMS-Lösungen an. Sämtliche Dokumente werden auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt und in einer einheitlichen Ordnerstruktur gespeichert. Auf diese haben dann alle beteiligten Akteure Zugriff. 

Module und Funktionen

Doch leisten moderne DMS-Lösungen weit mehr als nur das. Vielmehr bieten sie viele verschiedene Funktionen, auf die im Verlauf noch weiter eingegangen werden soll. Dokumentenmanagement-Systeme sind oftmals aus mehreren verschiedenen Modulen aufgebaut, die jeweils über spezielle Funktionen verfügen. 

Warum ein DMS auch für kleine Unternehmen sinnvoll ist

Gerade kleine Unternehmen können massiv von einer DMS-Lösung profitieren. Besonders in Bezug auf die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben unterstützen Dokumentenmanagement-Systeme und verschaffen einem Unternehmen die Sicherheit, die für die alltägliche Arbeit so dringend benötigt wird. 

Suche verkürzen, effizienter arbeiten

Das grundlegende Problem das kleinere Unternehmen in Bezug auf den Umgang mit Dokumenten haben, ist die Suche nach einer einheitlichen Struktur. Im Laufe der Zeit entwickeln Mitarbeiter ihre ganz eigene Strategie, Dokumente zu verwalten. Das wird dann zu einem Problem, wenn auch andere Akteure mit diesen arbeiten müssen. 

Mit einer DMS-Lösung schafft man einen strukturellen Rahmen, der beim einheitlichen Umgang mit Dokumenten hilft. So können sich auch andere Mitarbeiter schnell in die Struktur einfinden und direkt mit den Dokumenten und der entsprechenden Ordnerstruktur arbeiten. 

Wissensmanagement realisieren

Ein weiterer besonders wichtiger Vorteil, den kleine Unternehmen aus einem DMS ziehen können, betrifft das Wissensmanagement. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, wiegt dieser Verlust in kleinen Unternehmen deutlich schwerer als bei großen Konzernen. Mit dem Mitarbeiter verlässt oftmals ein großer Wissenspool das Unternehmen. 

Um dem vorzubeugen und den Verlust zu kompensieren, verfügen DMS-Lösungen oft über ein entsprechendes Wissensmanagement-Tool. Mit dem kann das unternehmensbezogene Wissen festgehalten und reproduziert werden. Schauen wir uns die diversen Funktionen eines DMS einmal etwas genauer an. 

Revisionssichere Ablage mit dem DMS

Ein Dokumentenmanagement-System hilft, wie eingangs bereits erwähnt bei der Einhaltung diverser gesetzlicher Vorgaben. So kann das System beispielweise bereits beim Dokumenteneingang feststellen, ob es sich um sensible Dokumente handelt, die einer besonderen Behandlung bedürfen. So unterliegen einige Dokumente, wie Rechnungen etc. einer besonderen Aufbewahrungsfirst.

Gesetzliche Bestimmungen einhalten

Gegenüber dem Finanzamt müssen diese Dokumente 5 – 10 Jahre aufbewahrt werden. Das DMS kann diese entsprechend ablegen und nach Ablauf dieser Fristen an die Löschung erinnern, bzw. eine finale Archivierung vornehmen. 

Löschfristen einhalten

Umgekehrt ist es möglich, Dokumente, die einer maximalen Speicherungsdauer unterliegen, wie beispielweise Bewerbungen, entsprechend zu behandeln. Das System erinnert an Löschfristen und kann die Löschung dann auch vornehmen. So ist man immer auf der sicheren Seit, was beispielsweise datenschutzrechtliche Vorgaben angeht. 

Wissen im Unternehmen teilen und speichern

Die allgemeine Funktionsweise eines Dokumentenmanagementsystems bedingt die zentrale Speicherung aller Daten und Dokumente auf einer gemeinsamen Datenbank. Alle Akteure im Unternehmen haben entsprechend ihrer Zugriffsrechte Zugang zu diesen. Auf diese Weise sind Informationen nicht länger exklusiv. Zudem laufen diese auch noch deutlich schneller umher. 

Wissen konservieren

Wirklich sinnvoll ist dies gerade in Bezug auf die Archivierung von Wissen. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen stellt dies gerade in kleinen Unternehmen auch immer einen großen Wissensverlust dar. 
Daher sollten gerade kleine Unternehmen darauf achten, dass das Wissen in irgendeiner Form konserviert wird. Mit einer DMS-Lösung können nicht nur alle Daten einheitlich gespeichert werden, sondern es lassen sich auch spezifische Wissensportale anlegen. 

Wissensportale einrichten

In diesen können beispielweise Vorgänge beschrieben, Fragen gestellt und beantwortet oder auch Notizen, beispielweise zu Kunden hinterlegt werden. Diese sind dann auch nach Ausscheiden eines Mitarbeiters für alle anderen Akteure verfügbar. So entsteht über die Zeit ein ganzer Pool an Wissen, der das Unternehmen nie verlässt. 

Druckkosten sparen und Papier vermeiden

Einer der Hauptgründe für ein DMS ist die immense Kostenersparnis die ein solches System mit sich bringen kann. Gerade kleine Unternehmen müssen jeden Euro zweimal zählen. Jede Einsparung kann für die eigentlichen Geschäftszwecke eingesetzt werden, was wiederum zu schnellerem und nachhaltigerem Wachstum führen kann. 

Druck- und Papierkosten sparen

Ein DMS spart Kosten gleich auf mehreren verschiedenen Ebenen. Angefangen bei den Kosten für Papier und Druck. Oftmals wird ein und dasselbe Dokument gleich mehrfach ausgedruckt und an verschiedene Stellen verteilt. Nach einer Änderung wird erneut gedruckt und die Version abgeheftet und archiviert. 

Ganz abgesehen von den ökologischen Faktoren, wird hier enorm viel Geld verschwendet. Eine DMS-Lösung macht das Drucken obsolet. Die Papier- und Druckkosten sind oft kleinere Posten, die jedoch aufsummiert eine enorme Auswirkung haben können. 

Kosten für physische Archive einsparen

Gleichsam kann durch eine DMS-Lösung auch das Archivieren sämtlicher Dokumente übernommen werden, was physische Archive weitestgehend überflüssig macht. Die Räumlichkeiten können anderweitig eingesetzt und das zuständige Personal anderweitig beschäftigt werden. 

Sparen durch effizientere Prozesse

Und zu guter Letzt macht ein DMS die Prozesse im Unternehmen in Bezug auf die Dokumentenverteilung durch digitale Workflows deutlich schneller und effizienter. Hierin steckt wohl das größte Einsparungspotential, das ein DMS mit sich bringen kann. 

Prozesse effizienter gestalten

Wie bereits im Vorfeld aufgezeigt, vermag es ein DMS dazu beizutragen, dass Informationen im Unternehmen besser geteilt werden. In kleinen Unternehmen ist der direkte Weg oftmals noch einfacher gegeben als in größeren Unternehmen. 

Zuständigkeiten sichtbar machen

Dennoch spielt auch hier die Aufteilung der Zuständigkeiten eine große Rolle. Mit digitalen Workflows lässt sich einfach nachverfolgen, welche Aufgeben welche Stelle noch zu bewältigen hat, ehe ein Prozess abgeschlossen werden kann. 

Automationen einrichten

Durch die entstehende Transparenz, können alle Stellen immer genau sehen, was noch zu tun ist und entsprechend agieren. Zudem kann ein DMS viele einfache Prozesse gänzlich automatisieren. So lassen sich beispielsweise automatische E-Mailantworten hinterlegen, oder Auditrails einrichten. 

Schnittstellen zu anderen Systemen

Ein DMS ist keine in sich geschlossene Lösung, sondern entfaltet in Verbindung mit anderen Softwareanwendungen ihr volles Potential. An erster Stelle ist hierbei die E-Mail-Integration zu nennen. Verbindet man sein DMS mit seinem E-Mailprogramm, so lassen sich viele Prozesse deutlich verschlanken und beschleunigen. 

Workflows automatisch generieren

Zum einen können Mails so automatisch in Workflows umgewandelt werden. Geht beispielweise eine Bestellung ein, so kann das DMS diese als solche erkennen und entsprechende Schritte in die Wege leiten. 

Scannen und archivieren leicht gemacht

Doch auch Hardwareseitig können Schnittstellen Sinn ergeben. So lassen sich beispielsweise Scanner anbinden. Die Scans können dann vom System hinsichtlich ihres Inhaltes einfach erkannt und entsprechend behandelt werden. 

Oftmals ergibt auch eine Schnittstelle zu DATEV, einem Verwaltungsprogramm, welches von Steuerberatern und dem Finanzamt verwendet wird, sehr sinnvoll sein. Übermitteln Sie Ihre Daten ganz einfach zu ihrem Steuerberater. Das spart diesem Zeit und Ihnen wiederum Geld. 

Fazit: Gerade kleine Unternehmen profitieren

Ein Dokumentenmanagementsystem kann gerade kleinen Unternehmen bei der Strukturierung und Organisation aller unternehmensbezogenen Dokumente eine wirkliche Stütze sein. Die Datenschutzbestimmungen können mit dem DMS einfacher eingehalten und Dokumente entsprechend ihrer gesetzlichen Bestimmungen revisionssicher archiviert werden. 

DMS verschafft Sicherheit

Doch nicht nur in puncto Sicherheit, sondern auch in Bezug auf eine Kostenersparnis stellen DMS-Lösungen einen echten Mehrwert da. Druckkosten werden gesenkt, physische Archive obsolet und Prozesse durchweg effizienter gestaltet. 

Nicht nur große Unternehmen profitieren

Unternehmen, ganzgleich welcher Branche sollten sich unbedingt mit den Möglichkeiten eines DMS befassen und sich nicht auf der Falschannahme ausruhen, man sei zu klein für eine derartige Lösung. Mittlerweile finden sich am Markt speziell für kleine Unternehmen konzipierte Lösungen.