Wie aussagekräftig sind „Top-10-DMS“-Listen wirklich?

Warum Sie sich bei der Auswahl einer geeigneten DMS-Software nicht auf derartige Rankings verlassen sollten, erfahren Sie hier.

Top-10-Listen sind längst fester Bestandteil des Internets. In manchen Fällen sind es die Top 10, in anderen die Top 25 oder 30. Dennoch haben sie eins gemeinsam: Man findet sie bei einer Suchanfrage nach einem bestimmten Keyword in nahezu jedem Themenbereich. Von den besten 10 Hotels für ein romantisches Wochenende in Wien bis hin zu den 15 besten Filmen aller Zeiten ist mittlerweile für jeden Leser und jede Anfrage eine passende Liste zu finden. 

Doch wie aussagekräftig sind Top-10 Listen, wenn es zu Unternehmenssoftware wie DMS kommt? Dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher zuwenden. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Was sind Dokumentenmanagementsysteme? 
• Wie findet man das richtige DMS? 
• Orientierung an Hand von Top-10-Listen 
• Kriterien von Top-10-Listen 
• Verfasser von Top-10-Listen 
• Vor- und Nachteile von Top-10-Listen 
• Fazit: Warum Listen und Rankings keine wirkliche Entscheidungshilfe darstellen 

DMS-Software: Was sind Dokumentenmanagementsysteme?

Das Akronym „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem (engl. Document management system). Hierbei handelt es sich um Software zur digitalen Verwaltung sämtlicher im Unternehmen anfallender Dokumente. Dazu zählen beispielsweise:

• Rechnungen 
• Belege 
• Verträge 
• Lieferscheine 
• Mahnungen 

Aber auch Dokumente anderer Formate, wie Audio-Aufnahmen, Filme oder Grafiken lassen sich mittels DMS verwalten. 

Die Vorteile eines DMS

Die digitale Verwaltung von Dokumenten hat gegenüber der analogen Alternative zahlreiche Vorteile. 
Zum einen wird durch die zentrale Ausrichtung eines DMS die Kollaboration abteilungsübergreifend verbessert, da alle Mitarbeiter mit denselben, korrekten Daten arbeiten.

Zum anderen können durch entsprechende Funktionen im DMS Workflows und Geschäftsprozesse maßgeblich verschlankt werden. So können in diversen Geschäftsbereichen wertvolle Ressourcen eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle gewinnbringend eingesetzt werden können. 

Anforderungsprofile variieren

Diese Vorteile stellen sich jedoch erst dann ein, wenn das DMS für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet ist. Dazu muss es alle zentralen Geschäftsprozesse digital abbilden können. Auch, wenn es sich um sehr spezifische Prozesse handelt. 

Wie findet man das richtige DMS?

Doch wie finden Unternehmen das für ihre Zwecke geeignetste Dokumentenmanagementsystem? Der heutige Unternehmenssoftwaremarkt ist überaus vielfältig und bietet an breites Spektrum potenzieller Lösungen. 

Große Hausnamen sind Unternehmen oftmals geläufig, doch was ist mit der Vielzahl weniger bekannter Systeme? Letztlich steckt auch in ihnen das Potenzial, die bestmögliche Lösung für die Anforderungen eines bestimmten Unternehmens zu sein. 

DMS Suche im Internet

Wie so oft greift man in einer derartigen Situation zunächst einmal auf eine schnelle Internetsuche zurück. Mit den richtigen Keywords werden in Sekundenschnelle unzählige Informationen rund um das Thema „DMS Auswahl“ angezeigt. 

Dabei werden zum einen die Internetpräsenzen diverser DMS-Anbieter angezeigt. Diese werben oftmals mit plakativen, aber auch zugleich nichtssagenden Adjektiven wie „modern“, „zukunftsfähig“ oder „effizient“. Obwohl derartige Beschreibungen überaus vielversprechend klingen, so sind sie dennoch keine geeignete Entscheidungshilfe, wenn sie sich auf den meisten Seiten wiederfinden. 

Zum anderen springen einem jedoch auch schnell Ergebnisse wie „Die Top-10 DMS“ ins Auge. 

Orientierung anhand von Top-10-Listen

Diese Seiten und Artikel finden sich oftmals nicht auf den Seiten von DMS-Anbietern, sondern auf den Internetpräsenzen vermeintlich unabhängiger Zeitschriften oder Dienstleister. Hierbei könnte es sich also um fundierte, objektive Einschätzungen handeln. 

Der Content ist in der Regel strukturiert gestaltet und bietet Lesern eine Übersicht über mehrere DMS inklusive einiger Kernfunktionen. 

Auch der Titel klingt verlockend. Bei dem Überfluss potenzieller DMS mag so manch ein Unternehmen erleichtert sein, eine kurze Auflistung guter DMS zu erhalten, anstatt sich selbst stundenlang ein Bild vom aktuellen DMS-Markt machen zu müssen. 

Kriterien von Top-10-Listen

Doch man sollte sich nicht von dieser Bequemlichkeit fehlleiten lassen. Zunächst gilt es daher herauszufinden, was in dieser Liste eigentlich evaluiert und unter welchen Kriterien ein System in die Liste aufgenommen wurde.  

Aussagekraft der Liste bewerten

Geht dies nicht aus dem Artikel hervor, sinkt der Wert der Liste rapide. Ohne grundlegende Parameter ist für den Leser nicht ersichtlich, nach welchen Kriterien eine Selektierung vorgenommen wurde. Es könnte sich also auch um eine subjektive Einschätzung handeln. 

Je mehr, desto besser

Grundsätzlich gilt: Je mehr Parameter zur Auswertung herangezogen wurden, desto aussagekräftiger ist die Liste. Letztlich gibt ein einziger Parameter keinen Aufschluss darüber, wie geeignet ein bestimmtes DMS in Bezug auf andere, gegebenenfalls benötigte Kriterien ist.

Da Unternehmen in der Regel vielfältige und teilweise stark individualisierte Anforderungsprofile haben, greift ein einzelner Parameter schlichtweg zu kurz. 

Verfasser von Top-10-Listen

Um die Kredibilität einer solchen Liste ferner einschätzen zu können, sollten Unternehmen auch einen genauen Blick auf den Verfasser werfen. Dieser ist nicht zwangsläufig auf den ersten Blick ersichtlich. 

Top-10-Liste als Werbemaßnahme

Häufig nutzen Anbieter Formate wie Top-10-Listen als gezielte Werbemaßnahmen, um die Reichweite der eigenen Produkte zu erweitern. Diverse Zeitschriften und Portale lassen sich die Publikation derartiger Artikel bzw. die Erwähnung bestimmter Systeme fürstlich entlohnen. In diesen Fällen leidet selbstverständlich die Objektivität der gesamten Auflistung. Von Neutralität kann in diesem Fall keine Rede mehr sein. 

Objektivität ist entscheidend 

Hinter manchen dieser Top-10-Listen stehen jedoch auch unabhängige Institutionen. Deren Intention liegt meist nicht in der eigenen Bereicherung, sondern in der Unterstützung suchender Unternehmen bei der DMS Auswahl. Alternativ können zu diesem Zweck jedoch auch Vergleichstools und -Websites verwendet werden, welche in der Regel ein deutlich differenzierteres Bild schaffen. 

Vor- und Nachteile von Top-10-Listen

In diesen Fällen können derartige Listen eine gute, erste Orientierung im DMS-Projekt bieten. Dementsprechend lassen sich Top-10-Listen nicht pauschal abwerten. Sofern sich Unternehmen der gegebenenfalls eigennützigen Intentionen der Verfasser bewusst sind, können sie entsprechende Artikel deutlich einfacher identifizieren und dementsprechend auch differenzierter auswerten. 

Orientierung auf dem DMS-Software-Markt

Befinden sich Unternehmen in Bezug auf ihr DMS-Projekt noch in den Kinderschuhen, so können entsprechende Listen durchaus eine gute, erste Orientierung auf dem Dokumentenmanagement-Software-Markt. Wichtig ist, dass sich Unternehmen nicht in Gänze von externen Empfehlungen dieser Art leiten lassen. 

Anforderungen sind meist individuell

Letztlich hat jedes Unternehmen sehr individuelle Anforderungen an ein geeignetes DMS. So greifen auch differenzierte Beiträge mit diversen Parametern in der Regel etwas zu kurz und können nicht das gesamte Anforderungsprofil eines Unternehmens berücksichtigen. 

Fazit: Warum Listen und Rankings keine wirkliche Entscheidungshilfe darstellen

Zusammenfassend lässt sich also festhalten, dass Top-10-Listen sowohl Vor- als auch Nachteile mit sich bringen. Wichtig ist, dass sich Unternehmen dieser bewusst sind und sich keinesfalls blind auf subjektive Empfehlungen verlassen – Insbesondere nicht, wenn diese von externen Parteien stammen, die nicht mit den individuellen Prozessen des Unternehmens vertraut sind. 

Orientierungshilfe mit begrenzter Kredibilität

Dennoch können derartige Listen besonders in frühen Phasen des ERP-Projektes eine erste Orientierungshilfe darstellen. So können Unternehmen hier durchaus über ein potenzielles DMS stolpern, welches sie anderenfalls vielleicht nicht berücksichtigt hätten. 

Mehrere Quellen zu Rate ziehen

Vor einer finalen Auswahl sollten Unternehmen jedoch in jedem Fall mehreren Quellen zu Rate ziehen und gegebenenfalls vor der Entscheidung für einen Anbieter Referenzen weiterer Kunden einholen. So entsteht ein deutlich objektiveres Bild und Unternehmen können auf Basis valider Informationen eine fundierte Entscheidung treffen.