Automatisierter Rechnungseingang mit enaio®

Wie ein automatisierter Rechnungseingang Prozesse beschleunigt und im Alltag helfen kann.

Der Rechnungseingang in Unternehmen erreicht schnell eine Größenordnung, die von herkömmlichen Systemen gar nicht oder nur durch einen hohen Kosten- und Zeitaufwand bewältigt werden kann. Zeit spielt eine entscheidende Rolle, um gewährte Skonti zu nutzen. Mit enaio® wird eine Lösung angeboten, die die eingehenden Rechnungen – egal ob in elektronischer oder in Papierform – erkennt, gezielt verteilt und die Daten mit bestehenden Daten im ERP- oder FiBU-System abgleicht.

Maßgeschneiderte Lösungen für den Rechnungseingang basierend auf der Lösungsplattform enaio® erfüllen alle Anforderungen an Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit. Eingangsrechnungen in elektronischer oder Papierform, einschließlich E-Mails, werden möglichst früh digitalisiert und automatisch verschlagwortet. Dadurch werden bei der weiteren Bearbeitung Medienbrüche vermieden. Weitgehende Automatisierung der Prozesse sowie Rechnungs- und Plausibilitätsprüfung sorgen dafür, dass die Fehlerquote sehr gering ist.

Für eine gezielte Zustellung werden die Rechnungen nach der Erfassung und der Erkennung einzelnen Geschäftsvorgängen zugeordnet und an elektronische Workflows übergeben. Die Workflows übermitteln die Dokumente zur weiteren Bearbeitung an die zuständigen Mitarbeiter, werden von diesen bearbeitet und anschließend revisionssicher archiviert.

Mit dem ERP-System können die Ergebnisse innerhalb eines Workflows über standardisierte Schnittstellen automatisch an das führende System übergeben werden. Außerdem lassen sich sämtliche Belege zu einzelnen Buchungssätzen direkt im jeweiligen ERP-System anzeigen (Image Enabling).

Der Rechnungseingang mit enaio® ermöglicht eine bessere Einhaltung von Terminen und Zahlungsfristen sowie Einsparungen hinsichtlich Arbeitszeit und Kosten bei der Archivierung und Verwaltung der Dokumente. Lösungen von OPTIMAL SYSTEMS können in kürzester Zeit an spezifische Anforderungen angepasst werden, auch nachträglich. Unter ständig sich ändernden Bedingungen ist stets eine optimale Prozessunterstützung gewährleistet.