Das perfekte DMS für Finanzdienstleister

Finanzdienstleister hantieren tagtäglich mit unzähligen Dokumenten, die bestimmten gesetzlichen Vorgaben unterliegen. DMS-Lösungen unterstützen dabei.

Dokumentenmanagement-Systeme sind längst in der Mehrheit der Unternehmen in Deutschland im alltäglichen Gebrauch. Dabei haben einige Unternehmen hinsichtlich ihrer speziellen Branchenzugehörigkeit besondere Anforderungen an derartige Softwareanwendungen. 

Wir wollen an dieser Stelle einen Blick auf Dokumentenmanagement-Software für Finanzdienstleister werfen und dabei klären, welche spezifischen Aufgaben von derartigen Lösungen unterstütz werden. 

Zuvor jedoch widmen wir uns der allgemeinen Funktionsweise von Dokumentenmanagement-Systemen, um besser verstehen zu können, warum Finanzdienstleistungen oftmals weitere Funktionen zur Erfüllung ihrer Zwecke benötigen.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist DMS? – Eine Definition
• Technische Ebene von DMS 
• Funktionen eines DMS für Finanzdienstleistungen 
• Datenschutz oberstes Gebot 
• Vertragsmanagement mit dem DMS 
• Auswertungen mit dem DMS 
• Allgemeine Vorteile eines DMS 
• Fazit: Intelligenter und Effizienter mit dem DMS

Was ist DMS? – Eine Definition

Dokumentenmanagement-Systeme oder kurz DMS sind Softwareanwendungen die zum Zwecke der Organisation aller unternehmensbezogenen Dokumente eingesetzt werden. Elementar dabei ist die Verwaltung und Speicherung aller im Unternehmen umherlaufenden Dokumente zur zentralen und gemeinsamen Nutzung dieser. 

Täglich werden unzählige Dokumente unterschiedlichster Art in einem Unternehmen produziert oder gehen ein. Diese ordentlich zu verarbeiten und zu archivieren ist nur eine Herausforderung die sich dabei aufdrängt. 

Schnellere und fehlerfreie Prozesse 

Vielmehr müssen Dokumente schnell bearbeitet und weitergeleitet werden können, ohne dass es dabei zu Fehlern oder Verzögerungen kommt. Zu diesem Zweck führt ein DMS sämtlich Dokumente des Unternehmens auf einer zentralen Datenbank zusammen und stellt diese in einer einzigen validen Version, allen Beteiligten Akteuren zur Verfügung. 

Gemeinsamer Zugriff auf Dokumente

So kann in Echtzeit von allen Abteilungen auf bestimmte Dokumente zugegriffen werden, was Fehlerquoten durch beispielweise Dubletten senkt und für schnellere Prozesse sorgt. Die Dokumente können hier zudem vor Zugriff Unbefugter geschützt werden. Ändert sich ein Dokument, lässt sich diese Änderung darüber hinaus genau nachverfolgen und alle Stellen wissen immer genau, wer wann was geändert hat. 

Auf diese Weise werden viele Prozesse deutlich schneller und teilweise durch das System sogar gänzlich automatisiert. Die zentrale Speicherung sämtlicher Dokumente auf einer gemeinsamen Datenbank bringt noch viele weitere Vorteile mit sich, auf die wir im Folgenden noch genauer eingehen werden. 

Technische Ebene von DMS

Aufgebaut sind Dokumentenmanagement-Systeme zu Weilen aus verschiedenen Modulen die in sich verschiedenste Funktionen tragen. Je nach Bedarf des jeweiligen Unternehmens kommen Module hinzu oder werden ausgeklammert. In einer standardisierten DMS-Software finden sich zu meist Folgende Module und Funktionen: 

• Workflow-Funktion
• Elektronische Ein- und Ausgangsrechnungen
• Suchfunktionen
• Dokumentenbearbeitung
• Wissensportal
• Bewerbungsportal
• Import und Export von Dokumenten usw.

Ferner ist es entscheidend, wo genau das DMS bzw. die Datenbank und damit die Dokumente gespeichert werden sollen. Klassischerweise wurde eine Software erworben und auf den eigenen Servern installiert. 

Doch in den letzten Jahren traten immer häufiger Systeme aus der Cloud auf den Plan. Hier Wird nicht nur die Software in einer Cloud eines Anbieters genutzt, sondern auch die Rechen- und Speicherleistung aus dieser bezogen. 

Besonderheiten von Finanzdienstleistern

Der Sammelbegriff Finanzdienstleistung umfasst letztlich alle finanzwirtschaftliche marktfähige Dienstleistungen die durch Finanzinstitutionen offeriert werden. Zu diesen Institutionen gehören beispielsweise: 

• Kapitalanlagegesellschaften 
• Versicherungen
• Kreditkarten­unternehmen 
• Kreditinstitute 
• Leasingunternehmen
• Bausparkassen 

Hier werden verschiedenen Finanzprodukte angeboten, sei es Kreditfinanzierungen, Anlagemöglichkeiten oder Kapitalvermittlungen. Besonders in den letzten Jahren hat sich der Markt hier immer weiter ausdifferenziert und globalisiert. 

Moderne Finanzdienstleister sind hinsichtlich ihrer eigenen Geschäftsprozesse zunehmend komplexer. Gleiches gilt auch für die Anforderungen, die diese Branche an eine umfassende Dokumentenmanagement-Software stellt. 

Funktionen eines DMS für Finanzdienstleistungen

Bei Finanzdienstleistungen kommt es primär auf Vertrauen an. Zum einen sicher das vertrauen darauf, dass das Geld seinen Wert behält, vielmehr jedoch auf das Vertrauen, dass das eingezahlte Geld bei Bedarf auch zur Verfügung steht. 

Vertrauen das A und O

Dementsprechend ist ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit der wohl wichtigste Faktor für den Erfolg von Finanzdienstleistern.  Diese wird durch fehlerfreie und Transparente Prozesse erreicht. Um diese umsetzen zu können, bedarf es jedoch digitaler Unterstützung auf allen Ebenen. 

Datenschutz oberstes Gebot

Besonderer Fokus bei Finanzdienstleistungen liegt auf Fragen des Datenschutzes und der Datensicherheit. Diese ist nicht nur für die eigene Reputation entscheidend, sondern wird wie kaum in einer anderen Branche maßgeblich vom Gesetzgeber beeinflusst. 

Unterschiedliche Bestimmungen je nach Dokumententyp

Je nach Dokumententyp müssen die entsprechenden Dokumente bestimmte gesetzliche Bestimmungen erfüllen. Sei es mit einer maximalen Speicherdauer oder einer Mindestaufbewahrungsfrist oder auch mit vielen anderen Auflagen versehen – Dokument ist nicht gleich Dokument. 

Revisionssichere Ablage muss gewährleistet sein

Die revisionssichere Ablage ist elementarer Bestandteil von Dokumentenmanagement-Software. Dabei können die Systeme oftmals automatisch erkennen, um welche Art von Dokument es sich handelt und dies entsprechend seiner Auflagen archivieren und schützen. 

Zeitsparen und transparenter werden

Das spart am Ende nicht nur enorm viel Zeit bei der korrekten Ablage, vielmehr wird dadurch auch deutlich transparenter, was mit einem entsprechenden Dokument geschehen ist. Zudem lassen sich Zuständigkeiten und Zugriffsrecht klar Regeln, sodass nur derjenige Zugriff auf das Dokument hat, der diese auch wirklich benötigt. 

Vertragsmanagement mit dem DMS

So gut wie jede Geschäftsbeziehung beruht auf konkreten Verträgen. Für Finanzdienstleister bedeutet das, dass ihr Vertragsmanagement durchweg transparent und vor allem rechtskonform gestaltet sein muss. 

Mit einer entsprechenden Software haben Anwender stets einen detaillierten Überblick über alle laufenden Verträge, Fristen und Termine. Dabei bieten viele Softwareanbieter Vertragsvorlagen an, die einfach und schnell an die individuellen Bedürfnisse des eigenen Unternehmens angepasst werden können. 

Verträge sicher und gesetzeskonform archivieren

Zudem werden die Verträge durch das Dokumentenmanagement-System so archiviert und gespeichert, wie es der Gesetzesgeber verlangt. Durch die zentrale Speicherung du die Möglichkeit unterschiedliche Rechte zu vergeben, wird zudem sichergestellt, dass nur diejenigen Akteure Verträge einsehen können, die die entsprechenden Rechte haben. 

Schneller Prozesse und Workflows

Ebenso bedingt die zentrale Speicherung, dass allerorts schnellere Prozesse realisiert werden können und Workflows entstehen. Die Zusammenarbeit wird abteilungsübergreifend und schneller möglich, wobei an vielen Stellen Aufgaben gänzlich durch das DMS automatisiert werden. 

Auswertungen mit dem DMS

Ein weiterer wichtiger Bereich im Kontext von Dokumentenmanagement-Systeme für Finanzdienstleistungen betrifft die Möglichkeit zur Auswertung der Daten. Unternehmen verfügen über unzählige Daten, die zunächst einmal kaum einen Mehrwert in sich tragen. 

Geschäftserfolg durch Analysen steigern

Wertet man diese jedoch systematisch aus, so gewinnt man wichtige Erkenntnisse die einem dabei helfen werden, seinen Geschäftserfolg nachhaltig zu maximieren. Liquiditätsberechnungen, Kreditwürdigkeiten oder auch durchschnittliche Ausfallquoten, lassen sich schnell und einfach berechnen. 

Bessere und transparentere Angebote schaffen

Das hilft nicht nur dabei, den Kunden bessere Angebote zu unterbreiten, sondern auch die eigenen Finanzprodukte weiter zu optimieren. Gerade in der Finanzwelt sollten Entscheidungen nicht auf einem Bauchgefühl beruhen, sondern nach Möglichkeit mit validen Zahlen untermalt werden. 

Trend erkennen und schnell handeln

Ein modernes DMS liefert eben diese. Mit stetigen Auswertungen und Analysen lassen sich auch Trends deutlich früher erkennen und es können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. 

Mit entsprechenden Schnittstellen zu anderen Systemen, wie beispielsweise einem CRM-System können auch alle Kundendaten in die Analysen einbezogen werden. Vertrieb und Marketing lassen sich so deutlich individueller gestalten, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt. 

Allgemeine Vorteile eines DMS

Bei allen spezifischen Vorteilen die eine Dokumentenmanagement-Software für Finanzdienstleister mit sich bringt, hält eine DMS-Lösung viele weitere allgemeine Funktionen bereit. Allesamt mit dem Ziel das Unternehmen und dessen geschäftsalltag effizienter zu gestalten. 

Kosten auf mehreren Ebenen einsparen 

So wird mit einem DMS die physische Ablage obsolet, da sämtliche Dokumente digitalisiert und dem digitalen Archiv zugeführt werden. Das spart neben einer Menge Zeit vor allem Geld für Druck- und Papierkosten ein. Auch physische Archive werden damit nicht in der Fülle gebraucht, was Räumlichkeiten freisetzt. 

Schnelles finden durch smarte Suchfunktionen

Alle Dokumente auf einer zentralen Datenbank speichern, klingt im ersten Moment vielleicht sogar etwas unübersichtlich, doch das genau Gegenteil ist der Fall. Ein DMS liefert neben einer klaren Ordnerstruktur und der Möglichkeit Dokumente und Dateien automatisch mit Namen zu versehen, auch viele intuitive Suchfunktionen an. 

So können Anwender entsprechende Dokumente nicht nur hinsichtlich des Dokumentennamens suchen, sondern haben die Möglichkeit auch nach Meta-Daten zu suchen. Einige Systeme bieten gar eine Volltextsuche an, die den Inhalt eines entsprechenden Dokumentes mit in die Suche einbezieht. 

Fazit: Intelligenter und Effizienter mit dem DMS

Für Finanzdienstleister aller Art gilt zu meist, dass das Vertrauen der Kunden oberstes Gebot ist. Schließlich bedarf es Abnehmer ihrer Finanzprodukte. Und bei kaum einem anderen Thema sind Kunden so sensibel wir bei ihrem Geld. 

Daher gilt es für Finanzdienstleister dieses Vertrauen nicht nur zu erwecken, als dieses vielmehr durch einen transparenten und effizienten Geschäftsablauf tagtäglich zu gewährleisten. Dazu zählt allem Voran der sichere und gesetzeskonforme Umgang mit Daten. 

Ein Dokumentenmanagement-System bietet Finanzdienstleister eine hervorragende Möglichkeit eben jene Auflagen zu jedem Zeitpunkt einzuhalten und gleichzeitig den Geschäftsalltag effizienter zu gestalten.