Effizientes Datenmanagement mit der DMS-Software

Erfahren Sie hier, wie Sie mithilfe einer DMS-Software mehr Übersicht über die zentralen Daten in Ihrem Unternehmen gewinnen.

Daten werden häufig auch als Gold oder Öl des 21. Jahrhunderts bezeichnet. Werden sie richtig ausgewertet und eingesetzt, können Unternehmen aus ihnen wertvolle Erkenntnisse über den eigenen Betrieb oder ihre Zielgruppe gewinnen. Ein aktueller Blog-Beitrag der IQUADRAT AG beleuchtet die Herausforderungen, die das wachsende Datenaufkommen für Unternehmen darstellt, und wie Betriebe dieser mithilfe einer geeigneten DMS-Software stellen können.

Inhaltsverzeichnis

• Problem der Datenverfügbarkeit
• Das Datenmanagement verbessern
• Revisionssicherheit
• Aufgaben- und Projektmanagement
• Elektronische Wiedervorlagen

Das Problem der Datenverfügbarkeit

Häufig sind Daten, die Mitarbeiter für ihre tägliche Arbeit benötigen, jedoch überall im Unternehmen verstreut. Dies sorgt nicht für einen Produktivitätsabfall, sondern auch dafür, dass Einsparpotenziale ungenutzt bleiben.

Herausforderung: Immer größere Datenmengen

Im Zuge der kontinuierlich zunehmenden Datenmengen in Unternehmen schwindet in vielen Betrieben die Übersicht. Damit geht auch einher, dass die Daten untereinander schlecht integriert sind. Auch der Informationsaustausch zwischen den einzelnen Abteilungen leidet darunter und wird verlangsamt.

Problem: Hoher (administrativer) Aufwand und Ineffizienzen

Auf diese Weise werden die Suchzeiten verlängert und Arbeitsprozesse verlangsamt. Auch führt es dazu, dass dieselben Aufgaben mehr als einmal erledigt werden, da die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den einzelnen Abteilungen nicht ausreichend über den aktuellen Stand der Aufgabe informiert sind.

Das Datenmanagement verbessern

So gut wie alle Geschäftsbereiche und Abteilungen sind heutzutage auf Daten angewiesen; auf fundamentaler Ebene. Von der Buchhaltung über die Produktion bis hin zum Vertrieb werden überall Daten benötigt, um Prozesse effizient zu gestalten oder die eigenen Kunden möglichst effektiv anzusprechen. Umso wichtiger ist es, Datenströme im eigenen Unternehmen zu integrieren, um so einen besseren Überblick zu erlangen.

Einführung eines Daten- und Dokumentenmanagements

Bei der Bemühung, Datenströme im eigenen Betrieb zu integrieren, kann die Einführung eines geeigneten Daten- und Dokumentenmanagements erhebliche Abhilfe schaffen. Dazu ist zunächst eine Bestandsaufnahme über die Verteilung der Daten im Unternehmen sinnvoll.

Auch der Umfang der Papierunterlagen sollte identifiziert werden, da dies eine Voraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung darstellt. Sobald alle ursprünglich analog vorliegenden Dokumente digitalisiert sind, wird auch ihre Bearbeitung deutlich leichtert. Auf diese Weise werden wiederum Kosten eingespart und die Produktivität gesteigert.

Revisionssicherheit im Dokumenten- und Datenmanagement

Doch Kosteneinsparungen und Produktivitätssteigerungen sind bei weitem nicht die einzigen Vorteile. Zudem erhalten Unternehmen softwareseitige Unterstützung bei der Erfüllung gesetzlicher Pflichten zur Aufbewahrung steuerrelevanter Unterlagen (Stichwort "revisionssichere Ablage").

Verbesserte Zusammenarbeit

Auch die Zusammenarbeit mit Steuerbehörden im Falle einer Prüfung wird auf diese Weise erleichtert. Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) unterstützt Unternehmen somit vollumfänglich beim Management und Archivieren digitalisierter Dokumente.

Aufgaben- und Projektmanagement mit dem DMS

Eine Software für das Dokumentenmanagement kann Unternehmen sowohl bei der Strukturierung einzelner Aufgaben, als auch beim Management umfangreicher Projekte unterstützen. Projektdaten, -verläufe und -ergebnisse lassen sich beispielsweise mithilfe eines DMS übersichtlich in einem Dashboard darstellen. Auf diese Weise stehen Informationen, Daten und Unterlagen, welche den Fortschritt und Erfolg von Projekten bestimmen, immer auf einen Blick zur Verfügung.

Elektronische Wiedervorlagen

Über eine in das DMS integrierte elektronische Wiedervorlage fällt es Mitarbeitern zudem leichter, Laufzeiten und Fristen zu berücksichtigen. Bei der geschäftlichen Korrespondenz, Rechnungen, oder Verträgen, die bearbeitet, angepasst oder gekündigt werden müssen, kann ein Dokumentenmanagementsystem so dabei helfen, den Überblick zu behalten.

In jedem Dokument kann bereits beim Abspeichern der Zeitpunkt festgelegt werden, an dem Mitarbeiter an seine Bearbeitungsfrist erinnert werden sollen. Auch lassen sich entsprechende Vorkehrungen für unvorhergesehene Fälle treffen. So lassen sich beispielsweise im Krankheitsfall die fälligen Dokumente entsprechend an Kolleginnen und Kollegen weiterleiten, damit es nicht zu potenziell folgenschweren Verzögerungen kommt.

Fazit: Effizientes Daten- und Dokumentenmanagement mit dem DMS

Es wird deutlich, dass der Einsatz einer geeigneten DMS-Lösung für Unternehmen mit zahlreichen Vorteilen einhergeht. Die Systeme unterstützen Unternehmen nicht nur im Aufgaben- und Projektmanagement, sondern sorgen auch dafür, dass keine Frist unbemerkt verstreicht. Sie unterstützen Unternehmen ganzheitlich im Bereich des Dokumenten- und Datenmanagements und sorgen für eine hohe Informationsverfügbarkeit.

Weitere Funktionen

Dies trägt wiederum zu geringeren Kosten, geringerem Aufwand und einer höheren Produktivität bei. Darüber hinaus profitieren Unternehmen noch von vielen weiteren Funktionen eines Dokumentenmanagementsystems, wie beispielsweise einem integrierten Rechtemanagement, einer Volltextsuche, einer Verschlagwortung, einer Versionierung und zeitgemäßer IT-Sicherheit (vgl. iquadrat.de, 02.2023).