Wiedervorlagen im DMS

Rechnungsfristen, Verträge oder Eskalationsstufen: Wir werfen einen Blick auf die Wiedervorlage-Funktion im Dokumentenmanagementsystem.

Moderne Dokumentenmanagementsysteme haben zahlreiche Funktionen, die Betriebe auf unterschiedliche Art und Weise unterstützen. Im Folgenden widmen wir uns der Wiedervorlage-Funktion innerhalb von DMS-Software und beleuchten dabei die Folgenden Punkte detailliert:

Inhaltsverzeichnis 

• Was sind Wiedervorlagen?
• Anwendungsbereiche
• Eskalationsstufen
• Vorteile
• DMS mit Wiedervorlagen

Was sind Wiedervorlagen? 

Der Begriff „Wiedervorlage“ oder „Follow-Up“ (engl.) stammt aus der Verwaltung bzw. aus den rechtsanwendenden Berufen und wird im allgemeinen Sprachgebrauch auch als „Follow-Up“ bezeichnet. Im Kern handelt es sich dabei um eine im Voraus gesetzte Frist, bis zu welcher ein Vorgang oder eine Akte wieder vorgelegt werden soll. Doch auch in der freien Wirtschaft findet die Wiedervorlage Anwendung.

Wiedervorlagen in Unternehmen 

Hier geht es darum, dafür zu sorgen, dass an fällige Zahlungen, Verhandlungstermine und sonstige Termine und Fristen erinnert wird. Zumeist werden Wiedervorlagen vom Bearbeiter selbst gesetzt. Auch Assistenzkräfte, welche mit der Führung des Terminkalenders beauftragt sind, können diese Funktion übernehmen. In den Praxis erfolgen Wiedervorlagen heutzutage zumeist softwareseitig. Sie sind entweder automatisiert oder werden manuell in einer Softwareanwendung gesetzt. Das System erinnert dann die jeweiligen Mitarbeiter zu dem zuvor festgelegten Zeitpunkt.

Arten und Anwendungsbereiche von Wiedervorlagen

In der unternehmerischen Praxis kommen Wiedervorlagen in unterschiedlichen Bereichen zum Einsatz. Die Funktion ist dabei im Kern immer dieselbe: Die Erinnerung an eine bestimmte Frist, die nicht versäumt werden soll. Wiedervorlagen kommen demnach beispielsweise bei Terminen zum Einsatz. Dies gilt auch für Telefontermine, die in Abteilungen wie dem Call-Center gesetzt werden. Darüber hinaus kommt es häufig auch in den folgenden Bereichen zu Fristen, für die die Einrichtung einer Wiedervorlage von Vorteil sein kann:

• Projekte (Projektakte: Aufgaben, Freigaben, etc.),
• Personalwesen (Personalakte: Nachweispflichten, Personal- und Bewerbungsgespräche),
• Schriftverkehr,
• Rechnungen (Zahlungsziel, Skonto), und
• Verträge (Laufdauer) (vgl. agorum.com, 29.08.2022).

Aus dieser kurzen Übersicht wird deutlich, wie vielfältig die Anwendungsbereiche einer Wiedervorlage-Funktion sein können. Auch wird die Relevanz der Funktion verdeutlich: Schließlich handelt es sich beispielsweise bei bestimmten Vertrags- oder Projektfristen um fixe Termine, die in jedem Fall eingehalten werden sollten.

Was sind Eskalationsstufen? 

Eskalationsstufen zeigen die Dringlichkeit einer bestimmten Frist an. Welche Eskalationsstufen vergeben werden können bzw. welche das System abhängig vom zeitlichen Rahmen vergibt, ist von Lösung zu Lösung unterschiedlich.

Einfache Priorisierung mit Eskalationsstufen 

In der unternehmerischen Praxis erleichtern Eskalationsstufen im DMS die Priorisierung bei der Bearbeitung. Sie fallen, ebenso wie Wiedervorlagen, auf funktionaler Ebene in den Bereich des Fristenmanagements. Ein einfaches Beispiel für Eskalationsstufen sind Ampelsysteme, welche die Dringlichkeit einer bestimmten Frist mit grün, gelb/orange oder rot anzeigen.

Vorteile von Follow-Ups im DMS 

Eine Wiedervorlage-Funktion im Dokumentenmanagementsystem kann Unternehmen dabei helfen, keine Zahlungsfrist zu verpassen. So lassen sich finanzielle Einsparungen durch den regelmäßigen Erhalten des Skonto (Preisnachlass im Handel, der dem Käufer bei Zahlung innerhalb einer bestimmten Zahlungsfrist gewährt wird) erzielen.

Administrative Vorteile von Wiedervorlagen 

Darüber hinaus hat die Terminierung bzw. die Festlegung von Wiedervorlagen innerhalb des Dokumentenmanagements administrative Vorteile. Erinnerungen für Fristen aller Art werden automatisch durch das System automatisiert ausgeführt werden. Je nach System können diese unterschiedliche Formen annehmen. Ein mögliches Beispiel sind Pop-Up-Benachrichtigungen, die Mitarbeiter auf wichtige Fristen aufmerksam machen.

Die richtige DMS-Software mit Wiedervorlage-Funktion finden 

Die Auswahl eines DMS fällt vielen Unternehmen aufgrund der Größe und Vielfalt des Marktes nicht leicht. Da das Dokumentenmanagementsystem einen wichtigen Bestandteil der unternehmenseigenen IT-Infrastruktur bildet, sollten Unternehmen einen „Schuss ins Blaue“ vermeiden und bei der DMS-Suche möglichst strukturiert vorgehen. Dazu gehört auch die Erstellung eines detaillierten Lastenheftes, welches alle unternehmensspezifischen Anforderungen zusammenfasst.

Gezielt nach Systemen mit Wiedervorlage-Funktion filtern 

Sind sich Unternehmen ihrer Anforderungen bewusst, können anbieterunabhängige Vergleichstools genutzt werden. Auf diese Weise lässt sich der DMS-Markt sondieren und gezielt nach Systemen filtern, die den eigenen Anforderungen gerecht werden. So lässt sich beispielsweise gezielt nach DMS-Systemen suchen, die über eine Wiedervorlage-Funktion verfügen.