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DMS-Software für expandierende Unternehmen

Für schnell wachsende Unternehmen bedarf es flexibler und mitwachsender DMS-Software.

Die Einführung einer DMS-Software ist für viele Unternehmen der erste, wichtige Schritt in Richtung einer ganzheitlichen Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse. Einen entsprechend hohen Stellenwert hat die Wahl des richtigen Systems. 

Letztlich soll dieses das Fundament für weitere Digitalisierungsmaßnahmen legen. Aus diesem Grund wollen wir uns im Folgenden einmal detailliert mit den Anforderungen wachsender bzw. expandierender Unternehmen an eine DMS-Software befassen. 

Inhaltsverzeichnis

DMS: Eine Definition

Das Akronym „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich wie der Name bereits preisgibt um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Oftmals werden mit dem Begriff „Dokumente“ nahezu ausschließlich Textdokumente in Verbindung gebracht. 

Arten von Dokumenten

Dabei gehören viele andere Dokumentenarten zum Tagesgeschäft der meisten Unternehmen. So zählen zu den mittels DMS-Software verwalteten Dokumenten beispielsweise auch: 

  • Bilder 
  • Grafiken 
  • CAD-Dateien (Computer Aided Design) 
  • Video-Aufnahmen 
  • Audio-Aufnahmen 
  • COLD-Dokumente Computer Output to Laser Disk) 
  • Dokumente aus EDI (Electronic Data Interchange) 

Auf diese Weise wird die DMS-Software zur zentralen Verwaltungsstelle für sämtliche, im Unternehmen anfallenden Unternehmen. 

DMS, ECM, EIM – Wo liegt der Unterschied?

Im Zusammenhang mit DMS-Software fallen oftmals auch die Abkürzungen ECM (Enterprise Content Management) und Enterprise Information Management (EIM).

Im normalen Sprachgebrauch werden sie oftmals synonym verwendet. Auch in der Praxis gehen sie oftmals fließend ineinander über, sodass moderne DMS-Software häufig auch ECM- und EIM-Funktionen enthält. 

In der Theorie ist ECM-Software jedoch DMS-Software übergeordnet und EIM-Software unterstellt. 

ECM-Software

Aufgabe des Enterprise Content Managements ist nicht nur die Verwaltung von Dokumenten, sondern auch deren gezielte Bereitstellung und Verteilung im Unternehmen. 

EIM-Software

Das Enterprise Information Management geht noch einen Schritt weiter. EIM-Software ist zudem auf die Optimierung der Kollaboration im Rahmen von Dokumentenmanagement-Prozessen bedacht. 

In der Praxis gehen die unterschiedlichen Bereiche wie bereites erwähnt jedoch zumeist ineinander über, sodass moderne DMS-Software oftmals auch ECM- und EIM-Komponenten enthalten kann. 

Expandierende Unternehmen

„Unternehmenswachstum“ im betriebswirtschaftlichen Sinne bezieht sich auf die nachhaltige Steigerung der Betriebsgröße. Dieses Wachstum kann sowohl organischer als auch anorganischer Natur sein. 

Organisches Unternehmenswachstum

Von organischem Wachstum ist immer dann die Rede, wenn das Wachstum aus eigener Kraft bzw. „von innen heraus“ geschieht. Zu den Faktoren, die ein organisches Wachstum ermöglichen bzw. begünstigen, gehören: 

  • Innovationstätigkeit 
  • Internationalisierung 
  • Produktionsmanagement 
  • Personalmanagement 
  • Unternehmerische Kompetenz.

Anorganisches Unternehmenswachstum

Anorganisches Wachstum findet im Gegensatz zum organischen Wachstum nicht über einen längeren Zeitraum statt. Vielmehr handelt es sich um akute Geschäftsentscheidungen, die ad hoc zu einer Vergrößerung des Unternehmens führen.

Dazu zählen beispielsweise Unternehmenskäufe oder Fusionen (Mergers & Acquisitions, M&A). 

Abhängig davon, welches Wachstum vorliegt, muss eine geeignete DMS-Software andere Kriterien erfüllen. 

DMS-Software für organisches Wachstum

Wächst ein Unternehmen organisch, wird die Belegschaft mit der Zeit immer weiter aufgestockt. Neue Mitarbeiter werden eingestellt und benötigen ebenfalls eigene Zugänge zu relevanten Anwendungen.

Dies gilt auch für die unternehmenseigene DMS-Software. 

Skalierbarkeit

Aus diesem Grund spielt die Skalierbarkeit einer DMS-Software für expandierende Unternehmen eine besonders große Rolle. 

Die Skalierbarkeit bezeichnet die Fähigkeit einer Software, sich an die sich wandelnden Anforderungen eines Unternehmens in Bezug auf ihre Leistungsfähigkeit anzupassen.

Diese bezieht sich zum einen auf die flexible Anzahl an Zugängen und zum anderen auf die Speicherkapazität. 

DMS-Software aus der Cloud: Unbegrenzte Skalierbarkeit

Bei Cloud-basierter DMS-Software sind Unternehmen in puncto Skalierbarkeit nach oben hin keine Grenzen gesetzt. Das bedeutet, dass bei Bedarf flexibel zusätzliche Kapazitäten dazugebucht oder auch wieder abbestellt werden können.

Lokale Systeme stoßen hingegen früher oder später an ihre Grenzen.

Doch auch hier gibt es grundsätzlich die Möglichkeit, weitere Kapazitäten einzurichten. Meist bedarf es hierzu jedoch eines zusätzlichen Mehraufwandes und einer Unkosten. 

Modularer Aufbau

Darüber hinaus kann die Nutzung einer modular-aufgebauten DMS-Software für sich im Wachstum befindenden Unternehmen von Vorteil sein. Ein Modul vereint üblicherweise Funktionen es bestimmten Geschäftsbereiches.

Wird das Unternehmen um einen neuen Geschäftsbereich erweitert – etwa weil die Produktion nun inhouse erfolgt – kann ein entsprechendes Modul mit zusätzlichen Funktionen einfach ergänzt werden. 

DMS-Software bei Fusionen und Übernahmen

Bei Fusionen und Übernahmen spielen wiederum andere Kriterien eine Rolle. Kommt es zu einem Zusammenschluss zweier Unternehmen oder wird ein Unternehmen von einem anderen übernommen, treffen oftmals unterschiedliche IT-Infrastrukturen aufeinander.

Der Markt für DMS-Software bzw. Unternehmenssoftware im Allgemeinen ist überaus vielfältig und groß, sodass davon auszugehen ist, dass unterschiedliche Systeme im Einsatz sind. 

IT-Infrastruktur konsolidieren

Damit das neu-geformte Unternehmen jedoch effizient operieren kann, gilt es nun, die unterschiedlichen Anwendungen unter einen Hut zu bringen und zu einer ganzheitlichen IT-Infrastruktur zu konsolidieren.

Abhängig von den jeweilig gegebenen internen Strukturen kann dies ein überaus aufwendiges Vorhaben darstellen. 

Medienbrüche…

Dennoch handelt es sich um ein „notwendiges Übel“. Der Betrieb von Insellösungen resultiert zumeist in Medienbrüchen, welche wiederum eine doppelte Datenpflege notwendig machen. 

… und doppelte Datenpflege vermeiden

Diese begünstigt wiederum Übertragungsfehler, sodass die Qualität der in den Systemen verwalteten Daten abnimmt. In Zeiten, in denen Daten auch als „Öl des 21. Jahrhunderts“ bezeichnet werden, sollte dies unbedingt vermieden werden.

Erschwerend hinzu kommt, dass eine doppelte Datenpflege auch immer mit einem entsprechenden administrativen Mehraufwand einhergeht. 

Lässt sich die IT-Infrastruktur nicht gänzlich konsolidieren, sollten zumindest entsprechende Schnittstellen eingerichtet werden, um Ineffizienzen und Fehler zu vermeiden. 

Eine Einheit oder eigenständige Unternehmen?

Doch auch anorganisch wachsende Unternehmen lasen sich nicht gänzlich über einen Kamm scheren. So werden die Anforderungen an eine DMS-Software vor allem auch dadurch definiert, welche innerbetrieblichen Strukturen nach dem Kauf bzw. Zusammenschluss bestehen.

Sollen die Unternehmen als eine Einheit operieren oder agiert ein Unternehmen nach wie vor als eigenständige Einheit und ist lediglich Teil des anderen Unternehmens? 

Diese Strukturen haben maßgeblichen Einfluss auf die Kriterien, die eine geeignete DMS-Software erfüllen muss.

Während bei einem gänzlichen Zusammenschluss eine Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur an erster Stelle steht, spielt bei eigenständig-operierenden Unternehmen auch die Mandantenfähigkeit der DMS-Software eine große Rolle.  

Fazit: DMS für expandierende Unternehmen

Es wird deutlich, dass expandierende Unternehmen sehr unterschiedliche Anforderungen an eine geeignete DMS-Software haben können. Diese hängen zum einen mit der jeweiligen Unternehmensgröße bzw. vor allem auch der Branchenzugehörigkeit zusammen. 

Anforderungen variieren

Darüber hinaus ist jedoch auch immer zwischen organischem und anorganischem Wachstum zu differenzieren.

Organisch-wachsende Unternehmen haben meist gänzlich andere Anforderungen an ein adäquates DMS-Software-System als Unternehmen, die sich durch eine Fusionierung bzw. den Kauf eines anderen Unternehmens vergrößern.

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