Was muss ein DMS für große Unternehmen leisten?

Große Unternehmen haben spezielle Anforderungen an eine DMS-Software. Wir zeigen Ihnen welche das sind.

DMS-Software eignet sich für Unternehmen jeder Größe. Vom Freelancer über den kleinen Mittelständler bis hin zum Großunternehmen kann jeder Betrieb von der Nutzung einer geeigneten DMS-Software profitieren. 

Die jeweilige Unternehmensgröße nimmt dabei jedoch auch maßgeblich Einfluss auf das Anforderungsprofil des Unternehmens. So benötigen Großunternehmen in der Regel eine Vielzahl zusätzlicher Funktionen, auf die kleine Betriebe problemlos verzichten können.

Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit den individuellen Anforderungen von Großunternehmen an eine adäquate DMS-Software auseinandersetzen. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS: Eine Definition 
• Ein Blick auf Großunternehmen 
• Großunternehmen zunehmend in der Verantwortung 
• Die richtige DMS-Software für Großunternehmen 
• Compliance und Sicherheit 
• Fazit: Von diesen DMS-Funktionen profitieren große Unternehmen 

DMS: Eine Definition

„DMS“ ist eine Abkürzung und bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich um eine Software zur Verwaltung digitaler Dokumente.

Dabei ist moderne DMS-Software weitaus mehr als nur ein digitales Ablagesystem. Heutige DMS-Software-Systeme sind in der Lage, dokumentenbezogene Prozesse maßgeblich zu optimieren und automatisieren sowie Dokumentenflüsse strukturierter zu gestalten. 

ECM – Enterprise Content Management

Das Enterprise Content Management wird oftmals als Erweiterung oder übergeordnete Ebene einer DMS-Software angesehen. Integrierte ECM-Funktionen erweitern den Funktionsumfang einer DMS-Software um die gezielte Verteilung und Bereitstellung von Informationen.

Dies geschieht durch die gezielte Zusammenführung aller Informationen innerhalb der Software. Dabei werden strukturierte wie auch unstrukturierte Daten miteinbezogen. 

EIM – Enterprise Information Management

EIM-Funktionen gehen noch einen Schritt weiter. Das Enterprise Information Management wird daher auch als ECM 2.0 bezeichnet. Entsprechende Funktionen sind speziell auf die Kollaboration sowie die Verbesserung von Prozessen bzw. Optimierung der Prozessgestaltung ausgelegt.

Auf diese Weise lassen sich auch die komplexesten Prozesse, die Dokumente irgendeiner Form beinhalten, gezielt abbilden und softwareseitig abbilden. 

Ein Blick auf Großunternehmen

So hat DMS-Software mit entsprechenden Erweiterungen und dem richtigen Funktionsumfang das Potenzial, Unternehmen im Tagesgeschäft maßgeblich unter die Arme zu greifen.

Damit dies jedoch gelingt, muss die DMS-Software auch für den Einsatz im jeweiligen Unternehmen geeignet sein. 

Anforderungen variieren

Das Anforderungsprofil des jeweiligen Unternehmens wird dabei nicht nur durch die Branchenzugehörigkeit, sondern auch durch Faktoren wie die Unternehmensgröße beeinflusst.

Um aufzeigen zu können, welche Anforderungen Großunternehmen an eine geeignete DMS-Software haben, müssen wir uns zunächst einmal mit Unternehmen dieser Größenordnung befassen. 

Großunternehmen in Zahlen

Von Großunternehmen bzw. Großbetrieben ist grundsätzlich immer dann die Rede, wenn 

• Die Beschäftigtenanzahl oder 
• Die Umsatzerlöse oder
• Die Bilanzsumme 

Einen bestimmten Schwellenwert überschreitet. 

Dabei gibt es je nach Zusammenhang mehrere gängige Definitionen eines Großunternehmens. 

Großunternehmen gemäß EU-Empfehlung

Gemäß der EU-Empfehlung 2003/361/EG gelten Unternehmen beispielsweise dann als Großunternehmen, wenn sie mehr als 250 Mitarbeiter beschäftigen oder einen Jahresumsatz von über 50 Millionen Euro haben.

Dabei muss auch die Bilanzsummer über 43 Millionen Euro liegen. 

Großunternehmen gemäß Handelsrecht

Im Handelsrecht dient die Definition primär zur Bestimmung der Rechnungslegungsanforderungen. Die Größe eines Unternehmens hat also Einfluss darauf, wie umfangreich und detailliert der Jahresabschluss im Rahmen der Publizitätspflicht offengelegt werden muss. 

Europäischen recht zufolge ist eine Kapitalgesellschaft immer dann also große Kapitalgesellschaft einzustufen, wenn sie an den Bilanzstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren mindestens zwei der folgenden Eigenschaften bzw. Merkmale überschreitet: 

• 250 Arbeitnehmer im Jahresdurchschnitt (ausgenommen Auszubildende) 
• 40.000.000 Euro Umsatzerlöse (in den 12 Monaten vor dem Abschlussstichtag) 
• 20.000.000 Euro Bilanzsumme

Großunternehmen gemäß IfM 

Auch das Institut für Mittelstandsforschung Bonn hat eine Definition für Großunternehmen. IfM zufolge ist ein Unternehmen als Großunternehmen einzustufen, wenn es mehr als 500 Mitarbeiter beschäftigt und einen jährlichen Umsatz von über 50 Millionen Euro erwirtschaftet. 

Großunternehmen zunehmend in der Verantwortung

Besonders Unternehmen bestimmter Größenordnungen geraten zunehmend in den Fokus der Öffentlichkeit. Im Zuge des wachsenden Bewusstseins für Themen wie Nachhaltigkeit, Umweltschutz oder faire Arbeitsbedingungen in der Bevölkerung wirft diese auch einen genaueren Blick auf Unternehmen und sieht diese zunehmend in der Verantwortung. 

„Nachhaltiges Wirtschaften erscheint heute wie der positive Gegenbegriff zu den Risiko- und Renditeexzessen, die uns in die Kalamitäten der vergangenen zwölf Monate gestürzt haben“

, so Bosch-Chef Franz Fehrenbach in einem Beitrag der WirtschaftsWoche. 

Nachhaltigkeit – mehr als nur ein Modewort

In puncto Nachhaltigkeit spielt dabei vor allem CO2 eine große Rolle. In diesem Zusammenhang ist dann meist auch vom „ökologischen Fußabdruck“, „CO2-Fußabdruck“ oder „carbon footprint“ die Rede.

Unternehmen stehen vor der Herausforderung, den eigenen carbon footprint so klein wie möglich zu halten. Und das nicht nur aus altruistischen Gründen.

Letztlich gilt es, Kunden davon zu überzeugen, dass der eigene Beitrag zur Eindämmung der globalen Klima-Krise geleistet wird. 

Die richtige DMS-Software für Großunternehmen

Dazu gehört in Zusammenhang mit dem Dokumentenmanagement für viele Unternehmen auch der Weg ins papierlose Büro. Dieser ist auch aus ökonomischen Gesichtspunkten sinnvoll.

Denn insbesondere in Großunternehmen fallen enorme Mengen an Dokumenten die, die allesamt Ressourcen in sich binden. 

DMS-Software: Einsparungspotenzial

So fallen beispielsweise Kosten für das Druckerpapier sowie Druckerpatronen an. Hinzu kommt Lagerplatz, um die Ordner voller analoger Dokumente zu lagern. Dies umfasst auch ein Archiv. 

Erschwerend hinzu kommen die Personalressourcen, die während der oft zeitintensiven Ablage von oder Suche nach Dokumenten eingebunden sind.

Bei Großunternehmen kommen hier gänzlich andere Größenordnungen als bei kleinen Unternehmen oder gar Freelancern zum Tragen, sodass der Umstieg auf eine DMS-Software Großunternehmen in Summe viel Geld einsparen kann. 

Compliance und Sicherheit

Auch in puncto Compliance und Sicherheit stehen Großunternehmen zunehmend im Fokus. Die Unternehmen reagieren entsprechend. 

1. Die Ziele

Laut einer Studie des Center for Business Compliance & Integrity sind dabei die Motivationstreiber eindeutig: 

• 83 Prozent der Unternehmen werden durch Haftungsvermeidung angetrieben 
• 78 Prozent handeln aus Gründen der Korruptionsprävention und 
• 72 Prozent zum Zweck der Prävention von Wettbewerbsdelikten. 

Andere Unternehmen wollen laut roedl.de auch die Bereiche Datenschutz sowie die Export- bzw. Zollbestimmungen durch Compliance abdecken. 

2. Die Umsetzung

In der Theorieklingen diese Ziele und Umsetzungsziele erstrebenswert. Bei der Umsetzung stoßen Unternehmen hier jedoch oft an ihre Grenzen.

Zu den Problemen zählen hier vor allem die Entstehung einer „Compliance-Bürokratie“, die oftmals schwere Umsetzung von Compliance in Hochrisikoländern oder ein mangelndes Verständnis der Mitarbeiter. 

3. Lösungsansätze 

Es gibt jedoch konkrete Maßnahmen, die zur Vorbeugung und Behebung oben genannter Probleme von (großen) Unternehmen ergriffen werden können.

Dazu zählen beispielsweise die Festlegung zentraler Standards, die für alle Niederlassungen des Großunternehmens gelten – unabhängig vom jeweiligen Standort der Niederlassung. 

Multi-Site-Management

Diese können in schriftlicher Form festgehalten und beispielsweise über einen entsprechenden Teilbereich innerhalb der DMS-Software mittels Multi-Standort-Management allen relevanten Mitarbeitern an allen Niederlassungen zur Verfügung gestellt werden. 

Ein bloßes zur Verfügung stellen reicht jedoch nicht aus und sollte durch ausgiebige Schulungen unterstützt werden. 

DSGVO – Die Sache mit dem Datenschutz

Auch in puncto Datenschutz spielt Compliance eine große Rolle – unabhängig davon, wie die Regeltreue innerhalb von Unternehmen strukturell umgesetzt wird. 

Moderne DMS-Software hilft Großunternehmen unter anderem durch entsprechende Automatisierungen, erhobene Daten DSGVO-konform zu verarbeiten. Der Stellenwert dieser Automatisierungen wird bei einem Blick auf die Medienberichte der vergangenen Monate und Jahre deutlich.

Allzu oft entfalteten sich Skandale um datenschutzrechtliche Verstöße, Datenlecks oder Hackerangriffe teils renommierte Unternehmen. 

So können Großunternehmen Skandale vermeiden

Insbesondre Großunternehmen haben in solchen Fällen nicht nur finanzielle Konsequenzen in Form erheblicher Bußgelder, sondern auch Reputationsverluste zu befürchten.

Daher ist die Nutzung einer entsprechenden DMS-Software mit vielfältigen Funktionen zur Einhaltung der DSGVO für große Unternehmen heutzutage nahezu unabdingbar. 

Fazit: Von diesen DMS-Funktionen profitieren große Unternehmen

Zusammenfassend wird also deutlich, dass Großunternehmen nicht nur stark von der Nutzung einer geeigneten DMS-Software profitieren können, sondern auf diese in vielen Bereichen mittlerweile nahezu angewiesen sind. 

Dabei kann eine adäquate DMS-Software große Unternehmen unter anderem durch Compliance-Standards, Multi-Site Management, DSGVO-Automatisierungen und ein nachhaltigeres, Ressourcenschonendes Dokumentenmanagement unterstützen.