DMS-Software-Suche im Internet: Eine gute Idee?

Erfahren Sie, wie zielführend die Suche nach einem geeigneten DMS im Internet ist und was sie in jedem Fall beachten sollten.

Das Internet hat sich für die meisten Leute zu einem bewährten Alltagsratgeber entwickelt. Doch wie hilfreich ist es bei der Suche und Auswahl einer DMS-Software?

Mit dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher beschäftigen und die Möglichkeiten und Einschränkungen einer DMS-Suche über das Internet aufzeigen. 

Inhaltsverzeichnis

• DMS-Software: Ein Überblick
• Grundlegende Probleme bei der online DMS-Suche
• DMS-Suche im Internet: Top-10-Listen
• DMS-Suche im Internet: Vergleichswebsites 
• DMS-Suche im Internet: Referenzen 
• Fazit: So finden Sie das richtige DMS

DMS-Software: Ein Überblick

Das Akronym „DMS“ bezeichnet ein Dokumentenmanagementsystem. Hierbei handelt es sich schlichtweg um eine Software zur digitalen Verwaltung sämtlicher, in einem Unternehmen anfallender Dokumente. 
Hierbei kann es sich beispielsweise um: 

• Dokumente aus Textverarbeitung 
• Formulare (bspw. EDI)
• Bilder und Fotos
• Videos
• Sound- oder Sprachaufnahmen 
• Computer Output to Laser Disc Dokumente (COLD-Dokumente)
• XML- oder ASCII- Textdateien 

Dabei ist es nicht von Relevanz, ob die Dokumente selbst von Systemen erzeugt wurden oder ob sie ursprünglich in digitaler Form vorlagen. Dem digitalen Fortschritt sei Dank ist es möglich, auch analoge Dokumente ohne eine großen Aufwand zu digitalisieren. 

Digitalisierung mittels Optical Character Recognition

Dies ist mittels Optical Character Recognition (OCR) realisierbar. Hierbei handelt es sich um einen Terminus aus der Informationstechnik, der zu Deutsch die optische Zeichenerkennung bezeichnet. 

Einfach ausgedrückt ermöglicht OCR die Digitalisierung analoger Dokumente, sodass der Inhalt des Dokumentes für Systeme erfassbar wird. Während ein konventioneller Scanner eingescannte Dokumente in der Regel als Bild erfasst, kann mittels OCR-Scanner beispielsweise eine PDF-Datei erstellt werden.

Der Inhalt das eingescannten Dokumentes ist dann für das System erkennbar, sodass beispielsweise Funktionen wie eine Volltextsuche genutzt werden können. 

Vorteile eines DMS

Mit der Nutzung eines DMS gehen diverse Vorteile einher. Dazu zählen: 

• Zentrale Dokumentenspeicherung 
• Problemlose Dublizierbarkeit 
• Standardisierte Erstellung, Bearbeitung, Speicherung 
• Standort- und zeitunabhängige Verfügbarkeit 
• Suchfunktionen zur Vereinfachung der Recherche bzw. des Wissenstransfers
• Diverse Zugriffs- und Organisationsmöglichkeiten  

Letztlich ist es dadurch möglich, Prozesse des Dokumentenmanagements maßgeblich zu optimieren. So können wertvolle Ressourcen eingespart werden, welche dann wiederum an anderer Stelle im Unternehmen zielführend eingesetzt werden können. 

Integration der DMS-Software in die IT-Infrastruktur

Wichtig ist, dass das DMS nicht als Insellösung sondern als fester Bestandteil der ganzheitlichen IT-Infrastruktur betrieben wird. Nur so kann das volle Potenzial der DMS-Software entfaltet werden. 

Durch einen lückenlosen Informationsaustausch zwischen wichtigen Bestandteilen der unternehmenseigenen IT-Integration wie ERP-Software, CRM-Software oder BI-Tool werden Medienbrüche vermieden. So wird auch eine doppelte Datenpflege obsolet. 

DMS-Suche

Es wird deutlich, warum der Einsatz eines geeigneten DMS Unternehmen zu einem Wettbewerbsvorteil verhelfen kann. Doch wie finden Unternehmen die für sie beste DMS-Software? 

Schließlich ist der DMS-Markt mittlerweile so vielfältig, dass es als Außenstehender schwer fällt, den Überblick zu behalten. Hinzu kommt, dass jedes Unternehmen individuelle Anforderungen an eine geeignete DMS-Software hat. So ist es oft nicht einfach, eine geeignete Software zu identifizieren. 

Eine schnelle Internet-Suche mag in diesem Fall zunächst verlockend scheinen. Letztlich ist das Internet mittlerweile ein so fester Bestandteil unseres Alltags geworden, dass wir es regelmäßig zu Rate ziehen. Doch ist dieser beliebte Alltagsratgeber auch bei der DMS-Suche eine gute Anlaufstelle? Dieser Frage wollen wir uns im Folgenden einmal näher annehmen. 

Grundlegende Probleme bei der online DMS-Suche

Zunächst sollte einmal herausgestellt werden, dass sich die online DMS-Suche aus mehreren Gründen als tückisch erweisen kann. 

Auch im Internet ist die Auswahl groß

Das offensichtlichste Problem an einer DMS-Suche über das Internet ist, dass man auch online schnell von der Anzahl an Möglichkeiten erschlagen wird. Dies bezieht sich zwar nicht explizit auf verfügbare Systeme, jedoch stellt es eine ebenso große Problematik bei den Suchergebnissen dar. 

Erschwerend hinzu kommt, dass es die meisten Nutzer nicht über die erste Seite der Suchergebnisse hinaus schaffen – Obwohl potenziell wertvolle Informationen auf den kommenden Seiten warten könnten. 

Viele Seiten sind nicht neutral

Auch sollten Unternehmen bei der DMS-Suche im Internet stets beachten, auf welchen Portalen die Informationen veröffentlicht sind. Viele Informationen über DMS-Software stammen vom Anbieter des jeweiligen Systems selbst. Dass es sich hierbei nicht um eine völlig wertfreie Darstellung handeln kann, liegt auf der Hand. 

So ist es nicht leicht, im Internet die richtige Quelle für aussagekräftige, differenzierte Informationen über DMS-Software zu finden. 

DMS-Suche im Internet: Top-10-Listen

Im Internet gibt es mehrere Formate, die bei der DMS-Suche Abhilfe und Antworten versprechen. Ein häufiges, gern-angeklicktes Format sind dabei Top-10-Listen.

Derartige Rankings finden sich online in nahezu allen Kategorien: Von den 10 besten Insider-Urlaubsorten bis hin zu den 10 besten Dokumentenmanagementsystemen findet sich auf vermeintlich jede Frage nach dem Besten einer bestimmten Kategorie eine Antwort. 

Aussagekraft von Top-10-Listen

Doch wie aussagekräftig sind derartige Listen, wenn es um Unternehmenssoftware geht? Wie an früherer Stelle bereits erwähnt hat letztlich jedes Unternehmen andere, individuelle Anforderungen an eine geeignete DMS-Software. Wie weiß also ein beliebiges Online-Ranking, welche Anforderungen der eigene Betrieb an ein DMS hat? 

Die Antwort ist kurz: Es kann es nicht wissen. Somit ist auch die Frage nach der Aussagekraft von Top-10-Listen schnell beantwortet. 

Top-10-Listen als Orientierungshilfe

Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen keineswegs ausschließlich an derartigen Rankings orientieren. Sie können jedoch als Orientierungshilfe genutzt werden, um einige Systeme kennenzulernen und bei Interesse näher zu recherchieren. 

Intention des Verfassers

Unternehmen sollten jedoch auch immer die mögliche Intention des Verfassers berücksichtigen. Denn diese liegt nur in manchen Fällen darin, Interessenten über potenzielle Systeme zu informieren. Stattdessen stehen nicht selten andere Motive dahinter: Portale und Magazine platzieren mehr oder minder versteckte Werbung in Form von Rankings. Die Anbieter von DMS-Software zahlen für die Nennung in der Auflistung einen Obolus.

In diesem Fall leidet selbstverständlich auch die Aussagekraft des Rankings, da anstatt nach objektiven Parametern schlichtweg nach der höchsten gezahlten Summe selektiert wurde. 

Je mehr Parameter, desto besser

Wollen Unternehmen also bei der DMS-Suche derartige Rankings zu Rate ziehen, sollte unbedingt ersichtlich sein, nach welchen Parametern die Selektion vorgenommen wurde. Dabei gilt: je mehr Parameter, desto aussagekräftiger die Auflistung. 

DMS-Suche im Internet: Vergleichswebsites

Doch das Internet hat noch weitaus mehr zu bieten als nur Top-10-Listen. So haben sich in den vergangenen Jahren insbesondere Vergleichswebsites etabliert und als nützlich erwiesen. Zu finden sind sie in allen Bereichen – Egal, ob ein neuer Stromanbieter oder ein neuer Handyvertrag gefunden werden soll. Über diese Vergleichstools lassen sich eine Vielzahl an Option binnen kürzester Zeit miteinander vergleichen. Doch wie steht es um die Nutzung dieser Websites beim Vergleich von DMS-Software?

Gezielt filtern und selektieren

Ein wesentlicher Vorteil gegenüber Top-10-Listen besteht darin, dass sich mittels eines unabhängigen Vergleichstools Systeme filtern oder auch sortieren lassen. So können Unternehmen auf dmssoftware.de in der Datenbank verfügbare DMS-Software beispielsweise nach Kritikpunkten wie 

• Lizenzmodell 
• Nutzeranzahl 
• Unternehmensgröße
• Budget 
• Branche 
• Datenbank 
• Netzwerk 
• Support 

filtern. So entsteht eine Auflistung von DMS-Software, die im Gegensatz zu den Systemen in Top-10-Listen wirklich auf die Anforderungen eines Unternehmens angepasst ist. Eines der Hauptargumente für die Nutzung eines Vergleichstools liegt in der Neutralität dieser Quelle. Anstatt die subjektiven Interessen eines einzelnen Anbieters widerzuspiegeln, erhalten Nutzer einen umfangreichen und zugleich übersichtlichen Überblick über den DMS-Software-Markt. 

DMS-Suche im Internet: Referenzen

Letztlich können Unternehmen noch eine weitere Informationsquelle bei der Suche nach einer geeigneten DMS-Software zu Rate ziehen: Kundenreferenzen. Hierbei handelt es sich um Erfahrungsberichte anderer Unternehmen, die sich für eine bestimmte DMS-Software eines bestimmten Anbieters oder Vertriebspartners entschieden haben. 

Erfahrungsberichte aus der eigenen Branche einholen

Dabei sollten Unternehmen vor allem Erfahrungsberichte von anderen Unternehmen aus der eigenen Branche in ihre Entscheidungsfindung miteinbeziehen. Da es in der Regel innerhalb einer Branche diverse Parallelen zwischen den Anforderungsprofilen einzelner Unternehmen gibt, sind branchennahe Referenzen ein guter Indikator dafür, ob es sich um ein potenziell geeignetes System handelt. 

Fazit: So finden Sie das richtige DMS

Es lässt sich also festhalten, dass Unternehmen bei der Internet-gestützten Suche nach einer DMS-Software im Internet einige Dinge beachten sollten. Wichtig ist vor allem, dass Unternehmen zwischen aussagekräftigen und eingeschränkt aussagekräftigen Quellen differenzieren können und die möglichen Intentionen der Verfasser im Hinterkopf behalten. 

Suchmaschinen-Anfragen sind zudem nur sehr eingeschränkt aussagekräftig, da es die meisten Nutzer nicht über die erste Seite hinaus schaffen und somit potenziell geeignete Anbieter unter den Tisch fallen. 

Orientierungshilfe statt finale Antwort

Doch auch die neutralste, differenzierteste Quelle kann nur zu einem gewissen Ausmaß die individuellen Anforderungen eines Unternehmens wiederspiegeln. Ein persönlicher Kontakt zwischen Unternehmen und potenziellen Anbietern bleibt also nach wie vor wichtig.